Constitución de empresa de logística de terceros, almacenamiento y cumplimentación de comercio electrónico

La licencia de la empresa indica con qué puede comerciar. No indica qué edificio puede usar ni qué mercancías puede almacenar en él. Esas respuestas dependen de organismos distintos y llegan en un orden diferente del que los fundadores esperan.

Dubai Municipality describe su ámbito de competencia como el que abarca los edificios y los alimentos y bienes de consumo, con inspecciones y cumplimiento normativo para estos últimos. También gestiona un sistema de seguimiento en línea de las solicitudes de edificación. La lectura práctica para un operador 3PL es que el almacén se evalúa como edificio y, cuando se almacenan alimentos, como establecimiento alimentario. Pregunte al ayuntamiento, o al organismo equivalente del emirato que elija, qué aprobaciones se aplican a sus instalaciones y a sus existencias antes de firmar el contrato de arrendamiento.

Las aduanas intervienen siempre que llegan mercancías sin despachar. Dubai Customs y la Federal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security (ICP) son las autoridades competentes, y el organismo aduanero de su emplazamiento decide qué debe hacer una instalación que contenga mercancías en cualquier régimen aduanero. Si prevé tener stock en depósito aduanero, lea la guía sobre logística de depósito aduanero y reexportación antes de elegir un emplazamiento.

SIRA indica que organiza el sector de la seguridad privada en Dubái, incluidos los sistemas de seguridad, los servicios y la vigilancia, y mantiene un directorio de empresas que suministran sistemas y soluciones de seguridad. Confirme con SIRA si los dispositivos de alarma, cámaras y vigilancia de un almacén de Dubái deben proceder de un proveedor incluido en la lista.

Antes de mirar edificios, enumere todas las familias de productos que el almacén aceptará y rechazará. Para cada una, anote el propietario, el estado aduanero a la llegada, las condiciones de almacenamiento y el regulador que se ocupa de ella. La mercancía general en un almacén aprobado es un caso. Los alimentos son otro, porque se aplica la función de seguridad alimentaria del ayuntamiento. Los medicamentos y los productos sanitarios son otro más: la Emirates Drug Establishment (EDE) se describe a sí misma como la única autoridad federal que regula los productos médicos y farmacéuticos, y emite una licencia de Medical Warehouse para la importación o distribución y otra distinta para la reexportación. Si interviene el control de temperatura, lea la guía sobre logística de cadena de frío y farmacéutica.

La matriz también fija lo que usted rechaza. Un 3PL que acepta discretamente los cosméticos, los suplementos o los productos químicos de un cliente puede encontrarse con que las instalaciones no se corresponden con las mercancías. Deje por escrito qué categorías quedan fuera de su ámbito y qué nuevos clientes volverían a plantear la cuestión.

La mayor parte de lo que hay en las estanterías no es suyo. Eso condiciona la estructura.

La entidad que firma el contrato de «fulfilment» debe controlar las instalaciones autorizadas, los sistemas y el seguro en los que se apoya el contrato. Si distintos regímenes aduaneros o clases de producto comparten un mismo libro de existencias, los auditores de los clientes y los funcionarios de aduanas lo cuestionarán. Instalaciones separadas o libros de existencias separados los mantienen diferenciados. Cuando al almacenamiento se suma el reparto por mensajería o de última milla, lea la guía sobre una empresa de mensajería o de reparto de última milla, porque el transporte y el cobro contra reembolso conllevan riesgos propios.

Las sociedades inmobiliarias y una matriz pueden situarse en otro lugar del grupo con funciones reales. La elección entre una sociedad mainland y una licencia de free zone depende de las existencias y de los clientes. Un emplazamiento en una free zone junto a un aeropuerto o un puerto puede convenir a las existencias de reexportación. Jafza, por ejemplo, publica una licencia logística de AED 15,000 al año con independencia del número de actividades, que abarca el almacenamiento y los servicios 3PL, pero no la compra ni la venta de mercancías. La entrega nacional desde una free zone plantea sus propias cuestiones, así que pruebe el modelo de entrega antes de elegir la dirección.

El equipo de calidad o de auditoría de un cliente llegará antes que el primer volumen de mercancía. Comprueba si el almacén puede acreditar la custodia: que el stock de cada cliente se registra por separado, que los movimientos son trazables, que las mercancías dañadas y devueltas tienen un circuito definido y que el acceso al edificio está controlado.

Por tanto, el sistema de inventario forma parte del plan de licencias y no es algo secundario. Debe segregar a los clientes, registrar los datos de lote o de número de serie cuando los productos lo requieran y generar una pista de auditoría. Decida qué ocurre con las devoluciones, el stock rechazado y la destrucción antes de que un cliente se lo pregunte. El límite de su responsabilidad en el contrato con el cliente también debe corresponderse con lo que usted promete en la operativa. Un límite que contradiga lo que el cliente promete a sus propios clientes invita a una disputa.

Un banco ve mercancías de terceros y, en ocasiones, dinero de terceros. Las tarifas de almacenamiento son sencillas. Los suplidos a transportistas y los pagos cobrados por los pedidos entregados no lo son, porque la empresa mantiene fondos que pertenecen a los clientes.

Prepare un plano del almacén, la matriz de mercancías, una descripción de los controles de inventario y de segregación de clientes, modelos de contratos con transportistas y con clientes, y el plan de seguros, seguridad y continuidad. Muestre cómo viaja un pago cobrado desde el mensajero hasta el cliente. El expediente debe contar una misma historia en los contratos, en los registros del almacén y en los movimientos de la cuenta. Cuando la incorporación bancaria sea el escollo, el trabajo de preparación de la cuenta bancaria corporativa explica cómo se reúne el expediente. Un expediente coherente reduce las preguntas. No garantiza una cuenta.