¿Cuándo requiere una actividad empresarial en los EAU una oficina física?

La guía de constitución mainland del Gobierno de los Emiratos Árabes Unidos sitúa la elección de la ubicación después de redactar el memorándum y el contrato local de servicios, y antes de solicitar nuevas aprobaciones gubernamentales. Su redacción es clara: todas las empresas de los Emiratos Árabes Unidos deben tener una dirección física para operar.

De ahí se derivan tres condiciones. El local debe cumplir los requisitos del Department of Economic Development del emirato. También debe cumplir las normas de planificación del suelo del municipio local. Y usted debe aportar un contrato de alquiler de una oficina o de un almacén. Algunos emiratos exigen que dicho contrato esté legalizado.

En Dubái el contrato debe registrarse en Ejari. El Dubai Land Department gestiona el servicio de registro y renovación de arrendamientos de Ejari, y el certificado de Ejari puede descargarse desde su sitio web. Ejari admite plazos desde menos de un año hasta un máximo de 10 años, y los arrendatarios comerciales no tienen límite en el número de contratos. Para la licencia comercial en sí, la lista de documentos de Dubái exige una copia del contrato de arrendamiento certificada por la RERA.

Fíjese en lo que falta. La norma no dice «oficina». Dice dirección física. El formato queda en manos de la autoridad que otorga la licencia de la actividad, y por eso dos fundadores en el mismo edificio pueden recibir respuestas distintas.

Piense en las opciones como una escalera y pregúntese a qué peldaño le obliga la actividad.

Una dirección registrada o un puesto compartido es adecuado para una empresa cuyo trabajo se realiza con un portátil y cuyos clientes nunca acuden al local. Las consultorías, los servicios de intermediación y las estructuras holding son los ejemplos habituales, aunque la decisión sigue correspondiendo a la autoridad.

Una oficina con servicios o una oficina propia es adecuada para una empresa que necesita personal en el local, reuniones con clientes o un tratamiento confidencial de los registros. Confirme con la autoridad cuántos visados admite ese espacio.

Una instalación especializada es una categoría distinta. Los almacenes, talleres, salas de exposición, clínicas y escuelas necesitan edificios aptos para ese uso, y se aplican las normas de planificación del suelo del municipio. El sitio web público de Dubai Municipality agrupa su labor en alimentación y consumo, edificación, y control de residuos y plagas, y habla de proteger la salud pública mediante la inspección. Un negocio de alimentación debe esperar que el municipio, y no solo la autoridad de licencias, se interese por el local.

Rara vez resulta evidente por el nombre de la actividad qué peldaño necesita. Solicite la postura por escrito de la autoridad sobre su actividad exacta y el tipo de local antes de comprometerse. Ese paso forma parte de cómo funciona Velarozone, porque la respuesta cambia la ruta, no solo el alquiler.

El orden de los acontecimientos hace tropezar a la mayoría de los fundadores primerizos. El contrato de arrendamiento es un compromiso jurídico con un plazo, una fianza y, normalmente, una penalización por salida anticipada. La licencia depende del arrendamiento, y el arrendamiento debería depender de la licencia.

Siempre que sea posible, haga que el arrendamiento quede condicionado a la aprobación por la autoridad de la actividad en esa dirección. Si el arrendador no lo acepta, elija un plazo más corto o un producto flexible aprobado por la autoridad mientras se confirma la situación. Las obras de acondicionamiento no pueden hacer que un edificio sea apto para un uso que el municipio no permite allí.

Compruebe cuatro aspectos en el propio local:

Los bancos leen la dirección junto a la actividad. Una empresa comercial que mantiene existencias pero indica un puesto compartido suscita preguntas. También las suscita una empresa que prevé un equipo de doce personas y alquila espacio para dos.

Ofrezca al banco una explicación sobre el local que coincida con la licencia, el arrendamiento, el sitio web y los flujos previstos. No alquile más espacio del que utiliza para parecer sólido, y no alegue una sustancia de la que carezca. Si un banco solicita pruebas de la actividad, las respuestas son el arrendamiento, los recibos de suministros y el plan de personal. Nuestro trabajo de preparación de la cuenta bancaria corporativa parte de esta comprobación de coherencia.