Come Istituire un'Azienda 3PL, Magazzinaggio e Fulfillment E-Commerce

La licenza della società indica che cosa può commercializzare. Non indica quale edificio può utilizzare né quali merci può custodirvi. Queste risposte provengono da enti diversi e arrivano in un ordine diverso da quello che i fondatori si aspettano.

Dubai Municipality descrive la propria competenza come estesa agli edifici e ai prodotti alimentari e di consumo, con ispezioni e controlli di conformità per questi ultimi. Gestisce inoltre un sistema online di monitoraggio delle richieste edilizie. La lettura pratica per un operatore 3PL è che il magazzino venga valutato come edificio e, dove si stoccano alimenti, come locale destinato agli alimenti. Chieda al comune, o all'ente equivalente nell'emirato che sceglierà, quali approvazioni si applichino ai vostri locali e alle vostre merci prima di firmare il contratto di locazione.

La dogana rileva ogniqualvolta le merci arrivano non sdoganate. Dubai Customs e la Federal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security (ICP) sono le autorità competenti, e l'ente doganale del suo sito decide che cosa debba fare una struttura che custodisce merci in qualsiasi status doganale. Se prevede merce in regime doganale sospeso, legga la guida su magazzini doganali e logistica di riesportazione prima di scegliere un sito.

SIRA dichiara di organizzare il settore della sicurezza privata a Dubai, compresi sistemi di sicurezza, servizi e vigilanza, e tiene un registro delle società che forniscono sistemi e soluzioni di sicurezza. Confermi con SIRA se gli impianti di allarme, le telecamere e i servizi di vigilanza per un magazzino a Dubai debbano provenire da un fornitore incluso nell'elenco.

Prima di valutare gli edifici, elenchi ogni famiglia di prodotti che il magazzino accetterà e rifiuterà. Per ciascuna, annoti il proprietario, lo stato doganale all'arrivo, le condizioni di stoccaggio e l'autorità di regolamentazione competente. La merce generica in un magazzino autorizzato è un caso. Gli alimenti ne sono un altro, perché si applica il ruolo del comune in materia di sicurezza alimentare. I medicinali e i dispositivi medici sono un altro caso ancora: l'Emirates Drug Establishment (EDE) si descrive come l'unica autorità federale che regola i prodotti medici e farmaceutici e rilascia una licenza di Medical Warehouse per l'importazione o la distribuzione e una distinta per la riesportazione. Se è coinvolto il controllo della temperatura, legga la guida sulla logistica della catena del freddo e farmaceutica.

La matrice stabilisce anche che cosa rifiutare. Un 3PL che accetta senza formalità cosmetici, integratori o prodotti chimici di un cliente può scoprire che i locali non corrispondono alle merci. Metta per iscritto quali categorie sono escluse dall'ambito e quali nuovi clienti acquisiti riaprirebbero la questione.

La maggior parte di ciò che si trova sugli scaffali non è di sua proprietà. Questo determina la struttura.

L'entità che firma il contratto di fulfilment dovrebbe controllare i locali approvati, i sistemi e la copertura assicurativa su cui il contratto si basa. Se status doganali o classi di prodotti diversi condividono un unico registro di magazzino, i revisori dei clienti e i funzionari doganali solleveranno obiezioni. Siti separati o registri separati li mantengono distinti. Quando al magazzinaggio si aggiungono attività di corriere o di consegna dell'ultimo miglio, legga la guida su una società di corriere o di consegna dell'ultimo miglio, perché il trasporto e il pagamento alla consegna comportano rischi propri.

Le società immobiliari e una capogruppo possono collocarsi altrove nel gruppo con ruoli effettivi. La scelta tra una società mainland e una licenza free zone dipende dalle merci e dai clienti. Un sito in free zone accanto a un aeroporto o a un porto può essere adatto alle merci destinate alla riesportazione. Jafza, ad esempio, pubblica una licenza logistica a AED 15,000 l'anno indipendentemente dal numero di attività, che copre lo stoccaggio e i servizi 3PL ma non l'acquisto o la vendita di merci. La consegna sul territorio nazionale da una free zone solleva questioni proprie, perciò verifichi il modello di consegna prima di scegliere l'indirizzo.

Il team qualità o di audit di un cliente arriverà prima del primo volume di merce. Verifica se il magazzino sia in grado di dimostrare la custodia: che la merce di ciascun cliente sia registrata separatamente, che i movimenti siano tracciabili, che le merci danneggiate e rese seguano un percorso definito e che l'accesso all'edificio sia controllato.

Il sistema di gestione dell'inventario fa quindi parte del piano relativo alla licenza, non è un ripensamento. Dovrebbe separare i clienti, registrare i dati di lotto o di numero di serie quando i prodotti lo richiedono e produrre una pista di controllo. Decida che cosa accade a rese, merci rifiutate e distruzione prima che lo chieda un cliente. Anche il limite di responsabilità nel contratto con il cliente dovrebbe corrispondere a quanto promette sul piano operativo. Un limite in conflitto con la promessa di un cliente ai propri clienti finali invita a una controversia.

Una banca vede merci altrui e talvolta denaro altrui. I corrispettivi di stoccaggio sono semplici. Le anticipazioni ai vettori e i pagamenti incassati per gli ordini consegnati non lo sono, perché la società detiene fondi che appartengono ai clienti.

Prepari una planimetria del magazzino, la matrice delle merci, una descrizione dei controlli di inventario e di separazione dei clienti, contratti di esempio con vettori e clienti, nonché il piano assicurativo, di sicurezza e di continuità operativa. Mostri come un pagamento incassato giunga dal corriere al cliente. Il fascicolo dovrebbe raccontare un'unica storia attraverso i contratti, le registrazioni del magazzino e i movimenti del conto. Quando l'apertura del conto bancario è il punto critico, il lavoro sulla preparazione al conto bancario aziendale illustra come viene assemblato il fascicolo. Un fascicolo coerente riduce le domande. Non garantisce l'apertura di un conto.