Precios del combustible en los EAU y economía de flotas: lo que los operadores de transporte deben modelizar antes de la puesta en marcha

Los EAU revisan cada mes los precios de la gasolina y del diésel, de modo que el coste de combustible de una flota puede cambiar en cada revisión. En lugar de hacer previsiones, compruebe qué le ocurre al negocio si el precio sube una quinta parte o baja una quinta parte.

Elabore el modelo de flota en tres columnas. La primera recoge el escenario base, con el precio actual. La segunda aumenta el combustible en un porcentaje determinado. La tercera lo reduce. En cada una, registre el coste por kilómetro, el coste por entrega y el margen de un contrato típico. Si la segunda columna convierte una ruta rentable en una con pérdidas, el mecanismo de fijación de precios debe cambiar antes de constituir la empresa.

La distancia importa más de lo que se suele suponer. Un mensajero que realiza entregas densas en el centro de la ciudad consume combustible de forma distinta a una empresa de chóferes que hace trayectos al aeropuerto, y un negocio de transporte de larga distancia por carretera lo consume a una escala todavía diferente. Un único coste medio por kilómetro inducirá a error.

Los trayectos en vacío son el multiplicador oculto. Una furgoneta que regresa de una entrega sin carga sigue consumiendo combustible, y un modelo que cuente solo los kilómetros con carga subestimará la factura. Registre los kilómetros en vacío desde la primera semana.

Hay tres maneras de incorporar el combustible al precio de un contrato de transporte.

Una tarifa fija mantiene sencillo el presupuesto para el cliente y traslada todo el riesgo del combustible al operador. Resulta adecuada para contratos cortos o para un mercado en el que el operador tiene una fuerte ventaja de costes.

Una tarifa con recargo por combustible fija un precio base y añade un porcentaje o un importe por kilómetro vinculado a un precio de referencia público determinado, como el precio mensual del surtidor en los EAU para el combustible que utiliza la flota. El cliente ve cómo se calcula el recargo y el operador queda protegido.

Un acuerdo de repercusión directa permite que el cliente asuma el combustible realmente utilizado, normalmente mediante tarjetas de combustible y conciliación mensual. Resulta adecuado para flotas dedicadas a un único cliente.

Los modelos de plataforma, en los que conductores o pequeños operadores pujan por trabajos, complican más el problema. La plataforma fija un precio para el cliente, el conductor asume el combustible y una subida de precios puede expulsar a los conductores de la plataforma.

Redacte la cláusula del recargo con una referencia concreta, un desencadenante claro y una fecha de revisión. Como los precios de los surtidores se revisan cada mes, una fecha de revisión mensual se corresponde con la referencia. Una redacción vaga conduce a disputas con grandes clientes, que suelen contar con un equipo de compras que lee cada cláusula.

La forma en que se tengan los vehículos determina la posición de la sociedad en materia de capital, seguros y licencias.

Ser propietario de los vehículos lleva capital al balance, hace que la matriculación y el seguro estén a nombre de la empresa y expone a esta a los valores de reventa. Resulta adecuado para un contrato estable y largo.

El arrendamiento mantiene libre el capital y convierte el vehículo en un coste mensual, pero el contrato tiene sus propias condiciones sobre kilometraje, mantenimiento y salida anticipada. Una perturbación en el precio del combustible no cambia la cuota del arrendamiento, por lo que este hace que la partida de combustible destaque con más claridad en el presupuesto.

Recurrir a contratistas, ya sean conductores individuales o pequeñas flotas, reduce el coste fijo. La empresa debe tener claro si esos conductores son en realidad independientes. El control sobre los horarios, los uniformes, las rutas y los precios puede apuntar en sentido contrario, así que compruebe el acuerdo frente a la situación laboral y de licencias antes de confiar en él.

Por parte de Dubái, la Roads and Transport Authority indica un servicio para solicitar una placa de licencia comercial, lo que recuerda que los vehículos de uso comercial tienen sus propios requisitos de registro, independientes de la licencia comercial de la sociedad. Pregunte a la autoridad competente qué categorías se aplican a sus vehículos.

Una licencia de sociedad para ejercer una actividad de reparto o de transporte es una capa. Circular con vehículos por la vía exige más: registro para uso comercial, un seguro que cubra ese uso, conductores con los permisos adecuados y, en algunos casos, permisos para vehículos pesados o de dimensiones excepcionales. En Dubái, la Executive Council Resolution No. (47) of 2017 prohíbe a cualquier persona ejercer una actividad de transporte o alquiler regulada sin un permiso de la RTA. El permiso dura un año, la renovación debe presentarse al menos 30 días antes de la caducidad y la RTA resuelve una solicitud completa en 15 días hábiles. El solicitante debe contar previamente con una licencia comercial o una initial approval de la autoridad de licencias. La RTA indica además un permiso de movilidad para vehículos de exceso de peso y de dimensiones, una aprobación independiente que necesita un negocio de transporte pesado.

Una licencia tecnológica tampoco cubre las operaciones de transporte. Un fundador que crea una plataforma de optimización de rutas y más tarde compra camiones ha cambiado el negocio y debería revisar la licencia con la autoridad. Lo contrario también es cierto: un operador de flota que añade software para venderlo a terceros se encuentra ahora en una segunda línea de negocio.

Las vías posibles son las habituales. Una licencia mainland resulta adecuada para empresas que atienden a clientes en todo el emirato o en todo el país y necesitan contratar directamente con compradores locales. Una empresa free-zone puede convenir a un negocio cuyo trabajo se concentra en la zona o cerca de ella, pero trasladar mercancías o pasajeros al mercado en general por vías públicas suele implicar comprobar qué permite la licencia de la zona. Un fundador que elige entre licencias fuera de zona y de zona debería llevar consigo el tamaño de la flota, los emiratos de operación y la cartera de clientes.

Una flota con sede en un emirato que realiza entregas en otros necesita una respuesta por escrito para cada emirato. La norma de permisos de Dubai rige el ejercicio de la actividad en Dubai y no determina qué exigen los demás emiratos, por lo que debe consultarse a cada autoridad. Deje constancia de qué autoridad concede la licencia a los vehículos, dónde se tramitan los permisos de los conductores y qué clientes se encuentran en cada emirato, para las rutas previstas del primer año.

Las instalaciones también importan. Para algunas actividades, la RTA puede exigir, junto con la solicitud del permiso, un compromiso de disponer de espacio de oficinas, vehículos y plazas de aparcamiento que cumplan las normas publicadas en su sitio web. Un patio de estacionamiento y mantenimiento, una oficina de despacho y un depósito cercano a un centro de distribución se ajustan cada uno a un plan de rutas distinto, así que conviene comprobar que la dirección registrada de la licencia y el lugar de trabajo coincidan.

Los conductores y los despachadores necesitan permisos de trabajo y visados de residencia antes de poder figurar en nómina, y el número de visados disponibles depende de la licencia y de las instalaciones. La revisión dirigida por un asesor de Velarozone, descrita en cómo funciona Velarozone, contrasta el número de conductores y de visados con el plan de flota antes de elegir una licencia.