كيفية إنشاء شركة خدمات لوجستية من الطرف الثالث والتخزين وتنفيذ التجارة الإلكترونية

تبيّن رخصة الشركة ما يجوز لك الاتجار به. ولا تبيّن أي مبنى يجوز لك استخدامه ولا أي بضائع يجوز لك الاحتفاظ بها فيه. وتأتي هذه الإجابات من جهات مختلفة، وتصل بترتيب يختلف عن الترتيب الذي يتوقعه المؤسسون.

تصف بلدية دبي نطاق اختصاصها بأنه يشمل المباني والأغذية والسلع الاستهلاكية، مع أعمال التفتيش والامتثال بالنسبة إلى النوعين الأخيرين. كما تدير متتبعاً إلكترونياً لطلبات البناء. والقراءة العملية لشركة الخدمات اللوجستية الطرف الثالث (3PL) أن المستودع يُقيَّم بوصفه مبنى، وبوصفه منشأة غذائية حيثما يُخزَّن الغذاء. اسأل البلدية، أو الجهة المماثلة في الإمارة التي تختارها، عن الموافقات المطلوبة لمقرّك وبضاعتك قبل توقيع عقد الإيجار.

تكتسب الجمارك أهمية كلما وصلت البضائع دون تخليص. إن Dubai Customs وFederal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security (ICP) هما الجهتان المعنيتان، وتقرر الجهة الجمركية المختصة بموقعكم ما يجب أن تفعله المنشأة التي تحتفظ ببضائع في أي وضع جمركي. وإذا كنتم تتوقعون مخزونًا خاضعًا للرقابة الجمركية، فاقرؤوا الدليل المتعلق بـلوجستيات المستودعات الخاضعة للرقابة الجمركية وإعادة التصدير قبل اختيار الموقع.

تنص SIRA على أنها تنظّم قطاع الأمن الخاص في دبي، بما يشمل أنظمة الأمن وخدماته والحراسة، وتحتفظ بدليل للشركات التي تورّد أنظمة الأمن وحلوله. تأكد من SIRA عمّا إذا كان يجب أن تأتي ترتيبات الإنذار والكاميرات والحراسة لمستودع في دبي من مورّد مدرج في قوائمها.

قبل النظر في المباني، أدرج كل عائلة منتجات سيقبلها المستودع وتلك التي سيرفضها. وسجّل لكل منها المالك والوضع الجمركي عند الوصول وظروف التخزين والجهة التنظيمية المعنية بها. البضائع العامة في مستودع معتمد حالة واحدة. والغذاء حالة أخرى، لأن دور البلدية في سلامة الغذاء ينطبق عليه. أما الأدوية والأجهزة الطبية فحالة مختلفة أيضاً: تصف مؤسسة الإمارات للدواء (EDE) نفسها بأنها الجهة الاتحادية الوحيدة التي تنظّم المنتجات الطبية والصيدلانية، وتصدر رخصة مستودع طبي للاستيراد أو التوزيع ورخصة منفصلة لإعادة التصدير. وإذا كان التحكم في درجة الحرارة مطلوباً، فاقرأ الدليل المتعلق بـالخدمات اللوجستية للسلسلة الباردة والمنتجات الدوائية.

وتحدد المصفوفة كذلك ما ترفضونه. فشركة 3PL التي تقبل بصمت مستحضرات التجميل أو المكملات الغذائية أو المواد الكيميائية الخاصة بأحد العملاء قد تكتشف أن المنشأة لا تناسب البضائع. دوّنوا الفئات التي تقع خارج النطاق، والعملاء الجدد الذين سيعيد كسبهم فتح هذا السؤال.

معظم ما على الرفوف ليس ملكًا لكم. وهذا ما يحدد الهيكل.

ينبغي أن تتحكم الجهة التي توقّع عقد التنفيذ اللوجستي في المنشأة المعتمدة والأنظمة والتأمين التي يستند إليها العقد. وإذا تشاركت أوضاع جمركية أو فئات منتجات مختلفة سجل مخزون واحدًا، فسيتساءل مدقّقو العملاء وموظفو الجمارك عن ذلك. وتُبقيها المواقع المنفصلة أو السجلات المنفصلة متباعدة. وحيث ينضم عمل البريد السريع أو التوصيل في المرحلة الأخيرة إلى التخزين، فاقرؤوا الدليل المتعلق بـشركة البريد السريع أو التوصيل في المرحلة الأخيرة، لأن النقل والدفع عند التسليم لهما مخاطرهما الخاصة.

يمكن أن تقع شركات العقارات والشركة الأم في موضع آخر من المجموعة بأدوار حقيقية. ويتبع الاختيار بين شركة في البر الرئيسي (mainland) ورخصة المنطقة الحرة (free zone) طبيعة البضائع والعملاء. وقد يناسب موقع في منطقة حرة بجوار مطار أو ميناء مخزون إعادة التصدير. منطقة جبل علي الحرة (Jafza)، مثلاً، تنشر رخصة لوجستية بقيمة 15,000 درهم سنوياً بصرف النظر عن عدد الأنشطة، وتشمل التخزين وخدمات الخدمات اللوجستية الطرف الثالث (3PL) دون شراء السلع أو بيعها. أما التسليم المحلي من منطقة حرة فيثير أسئلته الخاصة، فاختبر نموذج التسليم قبل اختيار العنوان.

سيصل فريق الجودة أو التدقيق لدى العميل قبل وصول أول حجم. وهو يتحقق مما إذا كان المستودع قادرًا على إثبات الحيازة: أن مخزون كل عميل مسجّل بشكل منفصل، وأن الحركات قابلة للتتبع، وأن للبضائع التالفة والمرتجعة مسارًا محددًا، وأن الدخول إلى المبنى مضبوط.

لذا فإن نظام المخزون جزء من خطة الرخصة، وليس فكرة لاحقة. وينبغي أن يفصل بين العملاء، وأن يسجّل بيانات الدفعة أو الرقم التسلسلي حيث تحتاج المنتجات إلى ذلك، وأن ينتج مسار تدقيق. قرروا ما يحدث للمرتجعات والمخزون المرفوض والإتلاف قبل أن يسأل العميل. وينبغي أن يتطابق سقف مسؤوليتكم في عقد العميل مع ما تعدون به تشغيليًا. فالسقف الذي يتعارض مع وعد العميل لمشتريه هو دعوة إلى النزاع.

يرى المصرف بضائع الآخرين وأحيانًا أموال الآخرين. ورسوم التخزين واضحة. أما تعويض المدفوعات لشركات النقل والمدفوعات المحصّلة عن الطلبات المسلَّمة فليست كذلك، لأن الشركة تحتفظ بأموال تخص العملاء.

جهّزوا مخطط المستودع، ومصفوفة البضائع، ووصفًا لضوابط المخزون وفصل العملاء، ونماذج من عقود شركات النقل والعملاء، وخطة التأمين والأمن والاستمرارية. وبيّنوا كيف تنتقل الدفعة المحصّلة من شركة التوصيل إلى العميل. ينبغي أن يروي الملف قصة واحدة عبر العقود وسجلات المستودع ونشاط الحساب. وحيث تكون إجراءات فتح الحساب المصرفي هي العقبة، فإن العمل على جاهزية الحساب المصرفي للشركة يغطي كيفية إعداد الملف. والملف المتسق يقلّص الأسئلة. لكنه لا يضمن حسابًا.