Configurando un negocio de gestión de casas de vacaciones o alquileres a corto plazo

La mayoría de las guías sobre este negocio empiezan por la licencia. En la práctica, la sociedad es la parte fácil. Una sociedad registrada con una actividad que suene a alquiler no puede anunciar ni una sola noche hasta que existan la aprobación del operador y los registros de las unidades, y una plataforma de reservas no esperará mientras se obtienen.

Por tanto, empiece por inventariar las unidades. Para cada apartamento, anote quién es el propietario, si firmará un mandato, qué permiten las normas del edificio y la comunidad de propietarios, y en qué emirato se encuentra. El número de unidades que puede operar legalmente al inicio dice más sobre el negocio que la entidad elegida. Un fundador con seis unidades aptas y otro con sesenta se enfrentan a necesidades de tesorería, de personal y de conversaciones con el banco distintas.

Cada emirato tiene su propio régimen. El de Dubái lo administra el DET y el de Abu Dabi el DCT, de modo que una cartera repartida entre ambos supone dos vías de aprobación. En Dubái, el reglamento publicado en el portal de legislación fija tres pasos: una initial approval, después la licencia de operador y, por último, un permiso por cada unidad. La licencia es válida 1 año de forma estándar (hasta 4 años si se abonan las tasas de todo el periodo) y cada permiso 1 año, y la renovación se solicita antes del vencimiento. Confirme los requisitos y las tasas vigentes con la autoridad competente antes de firmar mandatos de propietarios, porque corresponde a la autoridad fijarlos y modificarlos.

Los dos modelos se parecen para un huésped, pero son muy distintos para un regulador, un propietario y un banco.

Con un contrato de gestión, el propietario sigue siendo el arrendador y la sociedad percibe unos honorarios o una parte de los ingresos. Es un negocio de servicios. Su riesgo es reputacional y contractual: una unidad dañada, un pago al propietario con retraso, una retirada del anuncio.

Con un arrendamiento principal, la sociedad arrienda el apartamento y lo subarrienda por noches. Asume la renta se vendan o no las noches. Es un negocio de ocupación, y el propio contrato de arrendamiento es un registro oficial. El Dubai Land Department publica el servicio de registro de arrendamientos (Ejari) para registrar y renovar contratos de arrendamiento en Dubái. El Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) incluye entre sus servicios el registro, la renovación, la modificación y la terminación de contratos de arrendamiento y de gestión de propiedades. Ninguna de las dos páginas describe las normas sobre viviendas vacacionales, así que considérelos los registros donde se conserva el rastro contractual, y pregunte a la autoridad de turismo cómo desea que se acrediten el arrendamiento y el consentimiento del propietario.

Los grupos que operan ambos modelos suelen separarlos en entidades distintas. Las entidades financiadoras, los propietarios y la autoridad de turismo valoran el riesgo de forma diferente, y una pérdida de un arrendamiento principal no debe estar junto al dinero de los propietarios.

Denominar al negocio gestión de propiedades y comunidades no lo saca del régimen de hostelería si los huéspedes se alojan por noches. Esa licencia sirve para gastos de comunidad y gestión de inquilinos, no para el alojamiento de huéspedes.

Un banco considera a un operador de estancias cortas un comercio del sector hostelero que maneja dinero ajeno. En un mismo mes, la misma cuenta puede recibir cobros con tarjeta, contracargos, depósitos reembolsables, pagos a propietarios, costes de limpieza y tasas turísticas cobradas por cuenta de una autoridad.

Decida de antemano quién es el comercio titular de la operación ante la plataforma de pagos, porque esa entidad asume los contracargos y mantiene la relación de pago con la plataforma. Decida también dónde se mantienen los depósitos y los importes turísticos hasta su traspaso y cómo se vincula con una reserva el extracto del propietario.

El expediente que ayuda en la fase de preparación de la cuenta bancaria corporativa es el de una única reserva trazada: reserva en la plataforma, pago del huésped, importe turístico y extracto del propietario. Si los contratos cuentan la misma historia, el alta resulta más sencilla. Aun así, la decisión es del banco, y nada de esto garantiza una cuenta ni un anuncio en una plataforma.

La sociedad que trata con los huéspedes debe ser titular de la licencia de operador, de los permisos de las unidades y del seguro que implica la estancia. En Dubái, el reglamento exige una póliza de una aseguradora con licencia en el emirato, válida durante todo el periodo de la licencia y que cubra los daños que puedan sufrir los huéspedes. Puede haber al lado una rama tecnológica o un vehículo que mantenga la titularidad de los propietarios, pero solo con una función real.

Alguien debe responder de la identificación y la comunicación de datos de los huéspedes, alguien de los estándares de limpieza y alguien de la información a los propietarios. En una empresa pequeña suelen ser las mismas dos personas, por lo que la capacidad de visados y de establishment card debe planificarse junto con el número de unidades, no después. Confirme con la autoridad de turismo si exige un gerente designado o un contacto local para la autorización.

La constitución a distancia no hace que la operación sea a distancia. Las unidades se inspeccionan, la lencería se traslada y las llaves cambian de manos en persona.

El error costoso es operar una unidad cuya autorización, consentimiento o situación respecto al edificio no está resuelta. Los ingresos son pequeños y la exposición no lo es.

El coste aquí depende de la vía y, sobre todo, del número de unidades, ya que las autorizaciones, el mobiliario, los sistemas y las renovaciones crecen con la cartera. Las tasas las fija la autoridad de turismo y cambian, por lo que debe volver a comprobarlas justo antes de presentar la solicitud. Los honorarios de Velarozone se detallan en la carta de encargo, y cómo funciona Velarozone explica la secuencia. Para la propia entidad, compare las vías mainland y free zone solo cuando el inventario de unidades y el modelo contractual estén definidos.