Cómo establecer una empresa de gestión de destinos o un operador turístico receptivo en los EAU

Este sector depende de una autoridad turística de cada emirato, no de una federal. El Department of Economy and Tourism de Dubái otorga licencias y clasifica las actividades de viajes y turismo que se desarrollan desde Dubái; el Department of Culture and Tourism de Abu Dabi hace lo mismo para una sociedad radicada allí. La autoridad aplicable depende del emirato de registro, no de la nacionalidad de los fundadores ni de los mercados a los que venda la sociedad.

Aquí no se indica ninguna categoría de permiso, lista de documentos ni tasa; los fijan DET y DCT, y conviene confirmar por escrito el texto vigente antes de elegir una actividad. Una licencia comercial de free zone no elimina la revisión de la autoridad turística sobre una actividad de atención a huéspedes, y suponer que sí lo hace es uno de los errores de planificación más costosos de este sector.

La cuestión de la clasificación no es cosmética. El DET y el DCT deciden cada uno, actividad por actividad, si una empresa que empaqueta hoteles, transporte, guías y atracciones necesita un permiso turístico, y si ese permiso cubre la venta directa al público o solo el suministro a otros vendedores con licencia. A una empresa que organiza servicios terrestres para un operador turístico extranjero se la trata a menudo de forma distinta que a una que cobra a un viajero y le promete el viaje completo.

Dejar por escrito cuál de las dos cosas hace realmente la empresa, operación por operación, es el trabajo previo que la autoridad espera antes de que se presente nada. El trabajo de planes de negocio y documentación es donde normalmente se guarda ese registro.

El dinero de la gestión de destinos está en poder de la empresa antes de pagarse a hoteles, operadores de transporte, guías y atracciones, a menudo con meses de antelación al viaje. Un banco que revisa la cuenta quiere ver dónde se encuentra un depósito antes de la salida, cómo se financia un reembolso si un proveedor cancela y si el dinero de los clientes puede distinguirse de los fondos operativos de la propia empresa. Una única cuenta mezclada es el detalle que con más frecuencia bloquea una solicitud.

Prepare la estructura de cuentas y el rastro del dinero antes de la primera reunión con el banco, y no después de obtener la licencia. El trabajo de preparación de la cuenta bancaria corporativa se construye en torno a esa cuestión, y las pruebas sobre el origen del patrimonio y de los fondos importan tanto para el capital circulante de los fundadores como para los fondos que pasan por cuentas de clientes.

El expediente de la autoridad turística trata tanto de las personas que dirigen el negocio como de la sociedad titular de la licencia. El Regulation No. (6) of 2006 de Dubái exige un responsable al frente y tres empleados por cada actividad turística, de modo que conviene resolver pronto quién puede ser localizado si un viajero queda desamparado, quién autoriza un reembolso y quién responde de la conducta de un guía o conductor. Un responsable al que la autoridad pueda realmente contactar no es un trámite que rellenar más adelante.

Cuando una misma marca vende a agentes extranjeros, viajeros directos y grupos de reuniones mediante contratos con responsabilidades realmente distintas, una segunda entidad con licencia puede compensar la administración adicional; cuando las mismas personas, la misma cuenta y el mismo contrato ignoran esa separación, solo añade coste. La vía de estructura de titularidad regulada y compleja está pensada para el caso en que varios socios, una marca de franquicia o una matriz extranjera están detrás de la licencia y la cadena de titularidad debe documentarse.

Un contrato de proveedor insuficiente es el segundo fallo recurrente: la relación con un hotel, un socio de gestión terrestre o un operador de autocares debe fijar el alcance, la responsabilidad si falla y cómo se resarce la empresa si un viaje se interrumpe.

Un permiso turístico se revisa de nuevo en la renovación, con el mismo calendario que la licencia comercial sobre la que se asienta, y no como una aprobación puntual. Los guías y conductores que tratan directamente con los viajeros suelen tener sus propios permisos o tarjetas, independientes de la licencia de la sociedad, y comprobar que todos estén vigentes forma parte del expediente de la sociedad. Las normas laborales del Ministry of Human Resources and Emiratisation se aplican a cualquier persona que la sociedad contrate directamente, desde un equipo de reservas hasta un jefe de viaje, como a cualquier empleador de los EAU.

Un local usado como mesa de trabajo, almacén de equipos o mostrador para huéspedes en Dubái sigue sujeto a las normas ordinarias de edificación y seguridad de Dubai Municipality. El registro a efectos de VAT ante la Federal Tax Authority (FTA) sigue la facturación de la empresa de la forma habitual; cómo se aplica exactamente el VAT al precio de un paquete turístico es una cuestión para el encargo, no una respuesta general aquí.