Come costituire una società di gestione immobiliare e comunitaria

Un gestore agisce in forza dell'autorità di un proprietario o di una comunità. Ciò che la società può incassare, spendere e firmare discende da quel mandato e dalle autorizzazioni che lo sostengono, non dalla registrazione. Una società con un'attività dal nome evocativo della gestione può comunque non poter fatturare agli inquilini, trattenere un deposito o svolgere funzioni condominiali.

La domanda utile è che cosa il contratto di gestione autorizzerà la società a fare con i beni e il denaro di altri. Lo si metta per iscritto prima di scegliere un'entità. Definire il servizio coordinamento delle strutture o amministrazione patrimoniale non lo tiene fuori dal regime di gestione se la società incassa canoni o esercita poteri condominiali.

Il sito del Dubai Land Department descrive l'app Dubai REST per la registrazione, il rinnovo e la cancellazione dei contratti di locazione, la risoluzione e il monitoraggio delle controversie sugli affitti e l'aggiunta di co-occupanti a un contratto Ejari. È il livello in cui opera ogni giorno un'attività di locazione residenziale e incasso dei canoni.

ADREC elenca una categoria locazioni che comprende la registrazione, il rinnovo, la modifica e la cancellazione dei contratti di locazione e dei contratti di gestione immobiliare, e una categoria distinta per le associazioni dei proprietari che comprende registrazione, bilanci preventivi, fatture e onorari di servizio. È dalla seconda che i gestori di comunità dovrebbero iniziare.

Le autorizzazioni, le qualifiche e le registrazioni specifiche che ogni emirato richiede a una società di gestione non sono indicate in quelle pagine. Prima di assumere un mandato, chieda all'autorità dell'emirato in cui si trovano gli edifici quali autorizzazioni richiedano i suoi servizi.

Una banca che accoglie un gestore immobiliare valuta l'assetto dei fondi dei clienti: di chi sono i fondi che arrivano, come vengono tenuti separati e come si distinguono i compensi della società. Tracci una mappa del denaro. Che cosa la società incassa, a nome di chi, su quale conto, chi approva le spese a valere su di esso e quali servizi aggiuntivi cambierebbero le autorizzazioni necessarie. Proprietari, consigli di comunità, revisori e banche giudicano la società sulla base di quella mappa.

Un'unica entità che mescola fondi dei proprietari, quote condominiali e liquidità operativa propria è esattamente ciò che banche e revisori contestano. Per questo molti gruppi separano il ruolo condominiale dall'attività di portafoglio. Si preparino una matrice dei servizi e dei poteri, un modello di contratto di gestione, il flusso dei depositi e del denaro, un piano di conservazione dei documenti e controlli sugli acquisti di manutenzione. L'obiettivo è un unico flusso leggibile, dal pagamento dell'inquilino al rendiconto del proprietario, identico nel contratto, nella struttura dei conti e nella richiesta alla banca. Per come si costruisce quel fascicolo si veda preparazione del conto bancario aziendale.

Il costo è dominato da persone, sistemi e controlli, non dalla registrazione: gestori qualificati, contabili in grado di tenere la contabilità di proprietari e comunità, supervisori degli appaltatori, il sistema gestionale, conti separati e assicurazione. Il costo dipende dal percorso e l'onorario di servizio Velarozone è dettagliato nella lettera di incarico (si veda come funziona Velarozone).

Tre attività si confondono facilmente con la gestione.

Ogni servizio aggiunto amplia le autorizzazioni necessarie e modifica le regole sui flussi di denaro. Sia che Lei registri una società mainland, sia che scelga un'entità free-zone (si veda free zone o mainland), alla gestione diretta degli immobili si applicano le regole dell'emirato in cui si trovano.

L'errore costoso è detenere denaro che il mandato o l'autorizzazione non coprono. Trasforma da un giorno all'altro un'attività operativa in una passività. Confronti i percorsi in base a ciò che ciascuno consente alla società di incassare e firmare e in base al costo ricorrente dei controlli.

La società è operativa quando un proprietario può affidarle in sicurezza un edificio: autorizzazioni in regola, conti dei clienti e sistemi predisposti, assunzioni chiave effettuate, quindi il primo mandato. Seguono i permessi di residenza e le sponsorizzazioni per il personale che svolge il lavoro. Tra le voci ricorrenti figurano i rinnovi delle autorizzazioni, i cicli di rendicontazione a proprietari e comunità, gli audit sul denaro dei clienti, gli adempimenti fiscali e i rinnovi dei contratti. Una data di registrazione non attesta nulla di questa prontezza operativa.