Leitfaden
Spediteur vs. Zollagent: Gründung in den VAE
Die kurze Antwort
Die Zollbehörden entscheiden über die Grenzseite dieses Geschäfts; in Dubai ist das Dubai Customs. Ein Spediteur (freight forwarder) bucht Transportleistungen und darf Transportdokumente ausstellen. Ein Zollagent (customs broker) reicht Zollanmeldungen für andere ein. Eine Handelslizenz mit einer Frachtaktivität deckt für sich genommen keines dieser beiden Rechte ab. Die Federal Tax Authority registriert außerdem Zollabfertigungsunternehmen für VAT und Excise Tax (Verbrauchsteuer). Am häufigsten entscheidet die Unterschrift über den Weg: ob das Unternehmen Transportverträge als Agent oder als Principal unterzeichnet und ob es an der Grenze für sich selbst anmeldet.
Wer entscheidet was
Unter einem Firmennamen liegen zwei Fragen. Die erste ist, ob die Gesellschaft überhaupt Speditionsgeschäfte betreiben darf. Das ist eine Frage der Geschäftstätigkeit, die bei der Lizenzierung beantwortet wird. Die zweite ist, ob sie an der Grenze tätig werden darf. Diese Antwort liegt beim Zoll.
Dubai Customs verlangt von einem Unternehmen eine Registrierung, bevor es Geschäfte abwickeln kann: Für den Service Request Business Registration werden eine Kopie der Handelslizenz sowie Kopien von Reisepass und Emirates ID der bevollmächtigten Person benötigt; als Bearbeitungszeit sind 1 Arbeitstag angegeben. Das Portal führt außerdem den Service Request Representative Card, den Service Request No Objection for Customs Broker und die Anwendung iDeclare auf. Klären Sie die aktuellen Bedingungen für Anmelder oder Zollagenten mit der Stelle an Ihrem Hafen oder Flughafen, bevor Sie einen Mietvertrag unterzeichnen oder Personal einstellen. Die Lizenzbehörde legt diese Bedingungen nicht fest.
ICP ist auf Bundesebene angesiedelt, und ihre Website enthält einen Bereich „UAE Customs“. Für einen Spediteur ist der Punkt einfach: Eine Lizenz aus einer free zone oder mainland ändert nichts daran, wem gegenüber Sie sich verantworten, wenn Fracht eintrifft.
Für Seefracht und Straßengüterverkehr führt das Ministry of Energy and Infrastructure eine Plattform für maritime Dienstleistungen und eine Kategorie Landverkehr auf. Wenn Sie Schiffe oder Lkw selbst betreiben und nicht nur vermitteln, fragen Sie das Ministerium, ob für Ihren Verkehrsträger eine gesonderte Registrierung gilt.
Vertreter oder Principal: die Wahl, die Ihr Risiko bestimmt
Ein Spediteur, der als Agent handelt, bucht im Namen des Kunden Laderaum bei einem Frachtführer, und der Frachtführer trägt das Frachtrisiko. Ein Spediteur, der als Principal handelt, stellt sein eigenes House-Transportdokument aus. Er wird in den Augen des Kunden zum vertraglichen Frachtführer, auch wenn ein anderer die Ware befördert. Geht ein Container verloren oder kommt er verspätet an, hält sich der Kunde an den Spediteur.
Dieser Wechsel verändert vier Dinge gleichzeitig: die erforderliche Haftpflichtdeckung, die Bedingungen, die Sie bedenkenlos unterzeichnen können, die Art, wie eine Bank Ihre Zahlungseingänge bewertet, und die Art, wie ein Versicherer Sie einpreist. Viele Gründer rutschen in das Principal-Geschäft, weil Kunden einen einzigen Door-to-door-Preis verlangen. Wenn das der Plan ist, entscheiden Sie sich bewusst dafür und schließen Sie die Deckung zuerst ab.
Ein Zollagent ist einem anderen Risiko ausgesetzt. Er unterzeichnet Anmeldungen, die Wert, Ursprung und Klassifizierung angeben, sodass eine falsche Anmeldung ebenso das Problem des Zollagenten wie des Importeurs ist. Halten Sie schriftlich fest, wer die Handelsrechnung liefert, wer die Klassifizierung prüft und wer eine nachträgliche Zollkorrektur trägt.
Zollzugang, Personal und Garantien
Das Unternehmen, das die Anmeldung vornimmt, braucht Personen, die dazu in der Lage sind. Dubai Customs erfasst bei der Geschäftsregistrierung den Reisepass und die Emirates ID der bevollmächtigten Person und führt einen Service für die Request Representative Card auf; fragen Sie daher, welche Personen benannt oder qualifiziert sein müssen und ob die Registrierung dem Unternehmen oder diesen Personen zugeordnet wird. Planen Sie die Einstellung und die Aufenthaltsabwicklung entsprechend der Antwort, denn der Zeitpunkt Ihrer ersten Anmeldung hängt davon ab.
Sicherheiten folgen den Abgaben. Wenn Sie für Kunden Zoll vorlegen, tragen Sie die Finanzierungslücke zwischen der Zahlung des Zolls und der Erstattung. Für die VAT auf Waren, die für nicht registrierte Importeure abgefertigt werden, registriert die Federal Tax Authority Abfertigungsunternehmen (TINCO für VAT, TINCE für Excise Tax) und verlangt eine Finanzgarantie einer Bank oder eines Finanzinstituts in den VAE, deren Höhe sie bei der Vorabgenehmigung festlegt. Die VAT-Garantie muss 12 Monate gültig und automatisch verlängerbar sein und angeben, dass sie der Abfertigung von VAT im Namen nicht registrierter Importeure dient. Fragen Sie Dubai Customs oder die Zollstelle Ihres Hafens, welche Garantie in Ihrem Modell für den Zoll gilt. Verlassen Sie sich nicht auf eine Zahl, die ein Berater oder ein Wettbewerber nennt.
Ein sinnvoller Aufbau hält die einzelnen Bausteine getrennt:
- Eine Speditionsfunktion hält die Transportverträge und die Haftpflichtdeckung.
- Eine Zollagentenfunktion hält die Zugangsdaten, das Personal für die Zollanmeldungen und die Anmeldeunterlagen, entweder innerhalb derselben Gesellschaft mit klaren Kontrollen oder in einer Schwestergesellschaft.
- Die Lagerhaltung, falls vorhanden, liegt dort, wo ihre eigenen Genehmigungen und ihr Versicherungsschutz nachgewiesen werden können.
Die Aufteilung auf mehrere Gesellschaften erhöht den Buchhaltungsaufwand. Ihre Zusammenführung bündelt das Risiko. Jede Unterschrift sollte von einer Gesellschaft geleistet werden, die den Zugang, das Personal und die Deckung dahinter besitzt. Wenn Sie Lagerung hinzunehmen, lesen Sie die Leitfäden zu einem 3PL- und Fulfilment-Unternehmen und zu Zolllager- und Re-Export-Logistik.
Wie das Geld fließt und worauf eine Bank achtet
Das Konto eines Spediteurs und Zollagenten führt Geld, das nicht ihm gehört: für Importeure gezahlte Zölle, vereinnahmte Fracht vor der Bezahlung des Frachtführers und durchlaufende Posten an Häfen und Fuhrunternehmen. Eine Bank wird diesen Geldfluss erklärt haben wollen, bevor sie das Konto eröffnet.
Bereiten Sie eine einseitige Beschreibung einer typischen Sendung vom Angebot bis zur Schlussrechnung vor. Zeigen Sie, wer den Zoll zahlt, wer den Frachtführer zahlt, wann der Kunde Sie bezahlt und was Sie in der Zwischenzeit halten. Fügen Sie Muster von Frachtführerverträgen, einen Musterkundenvertrag sowie die Übersicht der Haftpflicht- und Transportversicherung bei. Nennen Sie die Personen, die die Zugangsdaten halten werden.
Der häufige Fehler ist ein Widerspruch. Der Kundenvertrag besagt, dass die Gesellschaft Agent ist, die Rechnungen zeigen einen einzigen Pauschalpreis, und die Kontobewegungen wirken wie die eines Principals. Jeder dieser Punkte lässt sich beheben. Drei unterschiedliche Darstellungen werfen Fragen auf. Die Arbeit zur Vorbereitung auf die Eröffnung eines Firmenbankkontos behandelt, wie diese Unterlagen aufgebaut werden. Eine saubere Akte garantiert kein Konto.
Was häufig schiefgeht
- Zollagententätigkeit als Spedition bezeichnen. Eine für die Frachtvermittlung lizenzierte Gesellschaft teilt Kunden mit, sie könne deren Waren verzollen, ohne selbst über einen Zugang für Anmeldungen zu verfügen.
- Principal-Dokumente, Agent-Deckung. Die Gesellschaft stellt House-Dokumente aus, während ihre Versicherung und ihre Bedingungen davon ausgehen, dass sie nur vermittelt.
- Stillschweigendes Verlassen auf einen anderen Zollagenten. Die Verzollung wird ausgelagert, aber der Kunde wird nicht informiert. Ist eine Anmeldung falsch, erfährt der Kunde erst mit Beginn des Streits, wer sie tatsächlich unterzeichnet hat.
- Kontrollierte Fracht wird standardmäßig angenommen. Gefahrgut oder temperaturempfindliche Waren treffen in einem Betrieb ein, der dafür keine Verfahren hat. Zum temperaturgeführten Bereich lesen Sie den Leitfaden zu Kühlketten- und Pharmalogistik.
- Kosten werden mit der Lizenzgebühr gleichgesetzt. Vorgestreckte Zölle, die Finanzierung von Garantien und die Haftpflichtdeckung wiegen in der Regel schwerer als die Lizenz.
Wo die Handelslizenz auf den Betrieb trifft
Die Wahl zwischen einer mainland-Gesellschaft und einer Freizone-Lizenz ist hier weniger wichtig als der Standort Ihrer Kunden und Ihrer Fracht. Eine free-zone-Adresse neben einem Flughafen oder Hafen kann für überwiegend Transitfracht geeignet sein. Ein Spediteur, der inländische Importeure bedient, muss bedenken, wo seine Mitarbeiter Waren verzollen und wo Kunden ihn zu treffen erwarten.
Die Besetzung richtet sich nach den Zugangsberechtigungen: Anmelder, Betrieb, Schadenbearbeitung und Finanzen. Verlängerungen laufen auf vier Uhren: die Handelslizenz, die Zollregistrierung, eine etwaige Garantie und der Versicherungszyklus. Legen Sie alle vier Termine in einen Kalender. Die Kosten hängen von der Route und der Fracht ab, und die Velarozone Servicegebühr wird in der Mandatsvereinbarung einzeln aufgeführt, wie in wie Velarozone arbeitet erläutert.
