Cách mở và vận hành doanh nghiệp khách sạn hoặc căn hộ dịch vụ tại UAE

DET quyết định một bất động sản tại Dubai có được gọi là khách sạn, căn hộ khách sạn hay cơ sở tương tự hay không, thông qua một quy trình phân hạng song hành với giấy phép thương mại thông thường. Tại Abu Dhabi, DCT Abu Dhabi vận hành chế độ tương đương thông qua các hệ thống cấp phép và phân hạng riêng của mình. Cả hai cơ quan quản lý đều không cấp phép cho tòa nhà hay chủ sở hữu vĩnh viễn; họ cấp phép cho bên vận hành cơ sở, do đó một khách sạn do chủ sở hữu độc lập vận hành, một khách sạn thuê đơn vị quản lý và một khách sạn theo thương hiệu nhượng quyền có thể mỗi loại cần một bộ hồ sơ khác nhau trên cùng một địa điểm.

Yếu tố quyết định là cách các căn được cho thuê, chứ không phải tên gọi của chúng. Một bất động sản cho thuê theo đêm kèm dịch vụ kiểu khách sạn thuộc phạm vi quản lý của cơ quan quản lý du lịch; một bất động sản cho thuê theo điều khoản thuê thông thường, dù được quảng bá là "căn hộ dịch vụ", thường thuộc chế độ nhà nghỉ dưỡng (holiday-home) hơn. Ranh giới này được trình bày trong quản lý nhà nghỉ dưỡng hoặc cho thuê ngắn hạn tại UAE, và việc xác định sai ngay từ đầu là một sai lầm phổ biến và tốn kém.

Abu Dhabi vận hành chế độ khách sạn thông qua hai hệ thống trực tuyến liên kết với nhau: Hệ thống Cấp phép Du lịch (Tourism Licensing System) cấp giấy phép hoạt động, và Hệ thống Phân hạng Điện tử (E-Classification System) chấm điểm một cơ sở theo các tiêu chí bắt buộc, xếp hạng và tính điểm trước khi xếp vào một hạng. Một khách sạn đã được phân hạng cũng báo cáo thông qua hệ thống Hotel Revenue & Tourism Statistics của DCT, và mọi triển lãm, hội nghị hoặc cuộc họp tổ chức tại chỗ đều cần giấy phép riêng thông qua Hệ thống Cấp phép Sự kiện (Events Licensing System) của DCT, một điểm mà các khách sạn có không gian họp thường bỏ sót.

Việc phân hạng tại Dubai được thực hiện thông qua DET như một bước riêng biệt trên giấy phép thương mại. Tại Abu Dhabi, DCT liệt kê hai phê duyệt khách sạn trong các dịch vụ của mình trên TAMM, hệ thống dịch vụ chính phủ Abu Dhabi: Phê duyệt ban đầu (Initial Approval) để xây dựng hoặc chuyển đổi một tòa nhà thành cơ sở khách sạn, và Phê duyệt bản vẽ kỹ thuật khách sạn. Cả hai đều đứng trước đợt kiểm tra phân hạng, vì vậy không nên mua địa điểm hay hoàn thiện nội thất trước. Các trang dịch vụ của DET không truy cập được để kiểm tra lại, nên hãy xác nhận danh mục hồ sơ và lệ phí của Dubai với DET trước khi nộp hồ sơ.

Việc phân hạng không thay thế các phê duyệt về tòa nhà và mặt bằng thuộc thẩm quyền của chính quyền đô thị. Dubai Municipality giám sát bản thân tòa nhà, theo dõi tình trạng dự án và hồ sơ riêng biệt với việc cấp phép du lịch, và kiểm tra các hoạt động thực phẩm và dịch vụ hướng tới người tiêu dùng theo các tiêu chuẩn riêng của mình. Tại Dubai Technology and Media Free Zone, một cơ sở do chủ khách sạn sở hữu và vận hành không cần giấy phép free zone riêng nếu việc phân hạng yêu cầu, nhưng mọi cơ sở vẫn cần Dubai Municipality và các phê duyệt khác của chính phủ. Một khách sạn phục vụ thực phẩm hoặc vận hành hồ bơi hay spa phải theo hai hướng: phân hạng cho cơ sở, và chấp thuận của chính quyền đô thị đối với mặt bằng và các dịch vụ bên trong.

Khi dịch vụ ăn uống do một đơn vị chuyên môn vận hành, hợp đồng cần nêu rõ phạm vi, tiêu chuẩn và trách nhiệm cũng rõ ràng như đối với công ty cung cấp tiệc, yến tiệc và dịch vụ ăn uống theo hợp đồng tại UAE, vì cả chính quyền đô thị lẫn cơ quan quản lý du lịch đều buộc khách sạn chịu trách nhiệm về mặt bằng của mình. Phục vụ rượu là một sự cho phép riêng, được cấp phép theo một hướng riêng; xem sở hữu giấy phép rượu cho nhà hàng hoặc khách sạn tại UAE.

Một doanh nghiệp khách sạn hoặc căn hộ dịch vụ thu tiền thanh toán của khách, tiền đặt cọc và hoàn tiền trước và sau kỳ lưu trú, và ngân hàng thẩm định tài khoản muốn biết ai kiểm soát dòng tiền đó: chủ sở hữu, công ty quản lý, hay một nền tảng đặt phòng hành động thay mặt bên vận hành. Hãy chuẩn bị cho các câu hỏi về chính sách hủy phòng, cơ cấu đặt phòng qua đại lý du lịch trực tuyến, cơ cấu thẻ, hoàn tiền giao dịch thẻ (chargeback), và cách giữ và giải ngân tiền đặt cọc.

Cùng một chủ sở hữu, đơn vị vận hành và số phòng cần xuất hiện nhất quán trong hồ sơ xin xếp hạng, hợp đồng quản lý hoặc nhượng quyền và biểu mẫu mở tài khoản của ngân hàng. Công việc chuẩn bị tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của Velarozone giải quyết sự nhất quán đó trước khi ngân hàng xem hồ sơ.

Các dự án khách sạn và căn hộ dịch vụ thường tách thành bốn vai trò mà việc thành lập công ty đơn thuần không giải quyết được: chủ sở hữu bất động sản, chủ đầu tư, thương hiệu được cấp phép theo nhượng quyền hoặc quản lý, và đơn vị vận hành điều hành cơ sở lưu trú hằng ngày. Việc xếp hạng và giấy phép gắn với đơn vị vận hành được ghi nhận, nên việc thay đổi công ty quản lý, thương hiệu hoặc đối tác nhượng quyền là một sự kiện về quản lý nhà nước, không chỉ là sự kiện thương mại.

Khi quyền sở hữu có nhiều lớp (cơ cấu nắm giữ, nhiều nhà đầu tư, hoặc hợp đồng nhượng quyền với các điều kiện phê duyệt riêng), việc thiết lập được hưởng lợi từ kỷ luật được áp dụng trong các cơ cấu sở hữu được quản lý và phức tạp tại UAE: nêu rõ ai có thể ràng buộc công ty, ai phê duyệt các ngoại lệ, và ai chịu trách nhiệm về cơ sở.

Mỗi nhân viên cần có hợp đồng và giấy phép lao động thông qua Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE), bên cạnh các bước làm thị thực cư trú. Trang web của MOHRE không truy cập được để kiểm tra lại các loại giấy phép hiện hành, vì vậy số lượng bảo lãnh và yêu cầu Emirati hóa nhân sự cần được xác nhận với MOHRE trước khi chốt số lượng nhân sự.

Công ty vận hành đăng ký VAT với Federal Tax Authority theo thuế suất tiêu chuẩn khi doanh thu vượt ngưỡng đăng ký, và nộp tờ khai thuế doanh nghiệp như bình thường. Vì việc phân hạng, giấy phép thương mại và mọi hợp đồng nhượng quyền hoặc quản lý đều được cấp đối với một chủ sở hữu, đơn vị vận hành và số lượng phòng cụ thể, nên bất kỳ thay đổi nào ở các yếu tố đó đều cần được thông báo cho cơ quan quản lý, chứ không nên để đến chu kỳ gia hạn. Chi phí ở đây được cấu thành theo từng lớp chứ không phải một con số tổng thể, và phí dịch vụ Velarozone được liệt kê chi tiết trong thư thỏa thuận dịch vụ; xem cách Velarozone vận hành.