Gids
Hoe een vastgoed- en gemeenschapsbeheersbedrijf op te richten
Het korte antwoord
Vastgoedbeheer wordt op emiraatsniveau bepaald. In Dubai verzorgt het Dubai Land Department de registratie van huurovereenkomsten en bepaalt het Dubai Department of Economy and Tourism (DET) de activiteit op de handelslicentie. In Abu Dhabi vermeldt het Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) verhuur- en vastgoedbeheercontracten en diensten voor eigenarenverenigingen. De vereiste toestemming hangt af van wat het bedrijf voor de eigenaar gaat doen: verhuur, huurinning, onderhoud, gemeenschapstaken of vakantieverhuur. Wat de route het vaakst bepaalt, is wiens geld het bedrijf gaat beheren, omdat huur, waarborgsommen en servicekosten elk eigen vragen over verwerking en scheiding oproepen.
Het mandaat bepaalt het bedrijf
Een beheerder handelt op gezag van een eigenaar of een gemeenschap. Wat het bedrijf mag innen, uitgeven en ondertekenen, volgt uit dat mandaat en uit de toestemmingen erachter, niet uit de registratie. Een bedrijf met een activiteit die als beheer klinkt, kan toch geen huurders kunnen factureren, geen waarborgsom kunnen aanhouden of geen gemeenschapstaken kunnen uitvoeren.
De bruikbare vraag is wat de beheerovereenkomst het bedrijf toestaat te doen met het vastgoed en het geld van anderen. Leg dat vast voordat u een entiteit kiest. De dienst facilitaire coördinatie of vermogensadministratie noemen houdt haar niet buiten het beheerregime als het bedrijf huur int of gemeenschapsbevoegdheden uitoefent.
Wat de vastgoedautoriteiten tonen
De site van het Dubai Land Department beschrijft de Dubai REST-app voor het registreren, verlengen en beëindigen van huurovereenkomsten, het oplossen en volgen van huurgeschillen en het toevoegen van medebewoners aan een Ejari-contract. Dit is de laag waarin een bedrijf voor woninghuur en huurinning dagelijks werkt.
ADREC vermeldt een categorie leasing voor het registreren, verlengen, wijzigen en beëindigen van huurovereenkomsten en vastgoedbeheerovereenkomsten, en een afzonderlijke categorie voor eigenarenverenigingen voor registratie, begrotingen, facturen en servicevergoedingen. Bij de tweede categorie moeten gemeenschapsbeheerders als eerste kijken.
De specifieke toestemmingen, kwalificaties en registraties die elk emiraat van een beheerbedrijf vraagt, staan niet op die pagina's. Vraag de autoriteit van het emiraat waar de gebouwen staan welke toestemmingen uw diensten vereisen voordat u zich aan een mandaat verbindt.
Geld is de structuur
Een bank die een vastgoedbeheerder aanneemt, beoordeelt de regeling voor klantengelden: wiens geld binnenkomt, hoe het gescheiden wordt gehouden en hoe de eigen vergoedingen van het bedrijf worden afgezonderd. Teken een geldkaart. Wat het bedrijf int, op wiens naam, op welke rekening, wie uitgaven daarvan goedkeurt en welke extra diensten de benodigde toestemmingen zouden wijzigen. Eigenaren, gemeenschapsbesturen, accountants en banken beoordelen het bedrijf allemaal aan de hand van die kaart.
Eén entiteit die gelden van eigenaren, bijdragen van de gemeenschap en eigen bedrijfsmiddelen vermengt, is precies waar banken en accountants vragen over stellen. Veel groepen scheiden daarom de gemeenschapsrol van het portefeuillebedrijf. Stel een dienst- en bevoegdheidsmatrix op, een sjabloon voor de beheerovereenkomst, de stroom van waarborgsommen en geld, een dossierplan en inkoopcontroles voor onderhoud. Het doel is één leesbare stroom van huurbetaling tot eigenarenafrekening, gelijk in de overeenkomst, de rekeningstructuur en de bankaanvraag. Zie gereedheid zakelijke bankrekening voor hoe dat dossier wordt opgebouwd.
De kosten worden bepaald door mensen, systemen en controles, niet door registratie: gekwalificeerde beheerders, boekhouders die de administratie van eigenaren en gemeenschap kunnen voeren, toezichthouders op aannemers, het vastgoedsysteem, gescheiden rekeningen en verzekering. De kosten hangen af van de route en de eigen Velarozone-servicevergoeding wordt gespecificeerd in de opdrachtbevestiging (zie hoe Velarozone werkt).
Verhuur, bemiddeling en vakantiewoningen
Drie activiteiten worden gemakkelijk met beheer verward.
- Bemiddeling: huurders of kopers zoeken tegen een commissie. Het beheer noemen verandert niet wat het is; zie vastgoedbemiddeling voor hoe bemiddelaars worden goedgekeurd.
- Gemeenschapsbeheer: het beheren van gemeenschappelijke ruimten en taken van de eigenarenvereniging, die ADREC als eigen dienstcategorie vermeldt.
- Vakantiewoning- of horecaverhuur: een andere activiteit dan langetermijnbeheer. Bevestig bij DET of er in Dubai een eigen toestemming voor nodig is voordat u het aan een langetermijnmodel toevoegt.
Elke extra dienst vergroot de benodigde toestemmingen en wijzigt de regels rond geldstromen. Of u zich nu registreert als een mainland-onderneming of kiest voor een free-zone-entiteit (zie free zone of mainland), de regels van het emiraat waar de panden staan zijn van toepassing op praktisch beheer.
Wat er vaak misgaat
- Makelaardij aanduiden als vastgoedbeheer.
- Het vermengen van gelden van eigenaren met operationele liquide middelen.
- Gemeenschapstaken uitvoeren zonder de vereiste rol.
- Vakantiewoningen toevoegen aan een langetermijnbeheermodel zonder de toestemming te controleren.
De kostbare fout is het aanhouden van geld waarop het mandaat of de toestemming geen betrekking heeft. Het verandert een operationele onderneming van de ene op de andere dag in een aansprakelijkheid. Vergelijk routes op basis van wat elke route de onderneming toestaat te innen en te ondertekenen, en op basis van de terugkerende kosten van de controles.
Personeel, visa en verlengingen
De onderneming is operationeel wanneer een eigenaar er veilig een gebouw aan kan toevertrouwen: toestemmingen aanwezig, cliëntenrekeningen en systemen ingericht, sleutelfuncties ingevuld, en dan het eerste mandaat. Verblijfsvergunningen en sponsoring volgen voor het personeel dat het werk uitvoert. Terugkerende punten zijn onder meer verlengingen van toestemmingen, rapportagecycli voor eigenaren en gemeenschappen, audits van cliëntgelden, belastingaangiften en contractverlengingen. Een registratiedatum bewijst niets van die gereedheid.
