Hoe een fondsbeheerder op te richten in de UAE

DIFC en ADGM zijn financiële free zones met eigen rechtbanken en een eigen toezichthouder, gescheiden van Dubai en Abu Dhabi mainland en van de gewone free zones waarvoor de vergunning wordt verleend door instanties zoals het Dubai Department of Economy and Tourism (DET). Een bedrijf dat de intrinsieke waarde wil berekenen, het beleggersregister wil bijhouden, inschrijvingen en inkopen wil verwerken of transfer-agency-diensten voor een DIFC- of ADGM-fonds wil verlenen, moet zich binnen de betreffende zone vestigen en over de vergunning van die toezichthouder beschikken voordat met dat werk wordt begonnen. Een fonds dat onshore is opgezet valt in plaats daarvan onder de SCA, die de mainland-beleggingsfondsen reguleert en de dienstverleners, waaronder de administrateur, die elk fonds moet aanstellen. Ondernemingen die de aanverwante rol van registrar of paying agent overwegen, kunnen de gids over het opzetten van een transfer agent, registrar of paying agent raadplegen, aangezien beide activiteiten vaak samen worden opgebouwd en van een vergunning worden voorzien.

Zowel de DFSA als de FSRA publiceert een rulebook waarin fondsadministratie wordt vastgelegd als een vergunningplichtige financiële dienst, waarin de normen staan waaraan een onderneming moet voldoen om een vergunning te krijgen, en waarin het gedrag staat dat wordt verwacht zodra de onderneming actief is. Een aanvraag moet aantonen dat er adequate systemen en controles zijn voor de aangeboden diensten, dat er een met naam genoemde persoon is die de functie van senior management zal bekleden en verantwoording aflegt aan de toezichthouder, en dat er beleid is voor waarderingsmethodologie, dossiervorming, bedrijfscontinuïteit en uitbesteding. De exacte kapitaalvereisten, tarievenoverzichten en categorie-aanduidingen staan in het eigen rulebook en de aanvraagrichtlijnen van elke toezichthouder, en die moeten dan ook rechtstreeks worden gelezen in plaats van uit het geheugen worden samengevat op het moment van indiening.

Het inschrijvingsgeld van beleggers en de activa van de beheerde fondsen worden aangehouden door een bewaarder of door een bank die wordt gereguleerd door de Central Bank of the UAE (CBUAE), in een afgescheiden regeling voor cliëntengeld, nooit vermengd met de eigen middelen van de administrateur. Een bank die voor de administrateur zelf een rekening opent, wil de vergunning, de bediende cliëntentypes, het tarievenmodel, wie een betaling kan opdragen, en hoe inschrijvings- en terugkoopinstructies worden gecontroleerd voordat erop wordt gehandeld, inzien. Het opstellen van een zakelijk dossier voor gereedheid voor een bankrekening en een duidelijk verhaal over de herkomst van middelen voor de onderneming zelf, los van een afzonderlijk cliëntfonds, versnelt die beoordeling.

DIFC en ADGM staan beide volledig buitenlands eigendom toe van een vergunninghoudende financiële dienstverlener, zodat de eigendomsstructuur zelden de beperkende factor is. Substance is dat wel: de toezichthouder verwacht een echt kantoor binnen de zone, geen virtuele registratie, en keurt personen bij naam goed voor bepaalde functies, doorgaans een senior manager die verantwoordelijk is voor de onderneming, en een compliance- of MLRO-functie met de ervaring om die rol te vervullen. Visa voor personeel worden afgegeven via de zone-autoriteit zodra het bedrijf en de bedrijfsruimte aanwezig zijn. Wanneer het eigendom is verdeeld over meerdere beleggers, een corporate aandeelhouder, of een structuur met nominee- of trustelementen, is het traject gereguleerde en complexe eigendomsopzet het uitgangspunt voor de planning, omdat de toezichthouder zal vragen wie de aanvrager controleert aan het einde van de eigendomsketen voordat hij iemand vergunning verleent.

De terugkerende fout is om fondsadministratie te behandelen als een commerciële back-officelicentie en pas bij de eis van een bank of een potentiële cliënt te ontdekken dat een vergunning vereist is. Daaraan grenzend: waarderingsverantwoordelijkheid op zich nemen zonder de methodologie, prijsbronnen of gekwalificeerde medewerkers om die te ondersteunen; vertrouwen op het bestaande AML-programma van een fondsbeheerder zonder dat de administrateur formeel zijn eigen deel van die verantwoordelijkheid op zich neemt; en het onderschatten van het werk van het migreren en afstemmen van de historische administratie van een bestaand fonds wanneer een mandaat van hand wisselt. Een gedocumenteerde dienstencatalogus en procesoverzicht, opgesteld vóór de aanvraag, stelt de toezichthouder en een bank in staat precies te zien welke functies het bedrijf uitoefent en welke bij de beheerder of bewaarder blijven.

Na vergunningverlening verlengt de administrateur zijn vergunning en zijn individuele goedkeuringen volgens de cyclus die elke toezichthouder vaststelt, en rapporteert hij doorlopend aan die toezichthouder en niet alleen op het moment van de aanvraag. De vennootschapsbelasting in de VAE wordt beheerd door de Federal Tax Authority (FTA), en de behandeling van een DIFC- of ADGM-bedrijf hangt af van de betrokken activiteit en inkomsten, zodat dit met een belastingadviseur moet worden getoetst aan de actuele regels in plaats van te worden aangenomen op basis van de zone alleen. Bedrijfsruimte, visa voor personeel en elke wijziging in de aangeboden diensten moeten worden getoetst aan de oorspronkelijke vergunning voordat zij van kracht worden, aangezien een uitbreiding van de reikwijdte (het toevoegen van waardering, het toevoegen van een nieuw fondstype, of het op zich nemen van het instrueren van in plaats van uitsluitend het registreren van kasstromen) zelf goedkeuring van de toezichthouder kan vereisen.