Come aprire e gestire un'attività alberghiera o di appartamenti serviti negli Emirati Arabi Uniti

Il DET stabilisce se un immobile di Dubai possa definirsi hotel, appartamento-hotel o struttura analoga, mediante una classificazione che si affianca alla licenza commerciale ordinaria. Ad Abu Dhabi, il DCT Abu Dhabi gestisce il regime equivalente attraverso i propri sistemi di licenza e classificazione. Nessuno dei due enti regolatori rilascia la licenza all'edificio o al proprietario del diritto di piena proprietà; la rilasciano a chi gestisce la struttura, per cui un hotel di proprietà indipendente, uno in gestione e uno sotto un marchio in franchising possono richiedere ciascuno una pratica diversa sullo stesso sito.

Il fattore determinante è il modo in cui le unità vengono locate, non il nome con cui sono chiamate. Un immobile locato a notti con servizi di tipo alberghiero rientra nell'ambito di competenza dell'ente regolatore del turismo; uno locato con condizioni di locazione ordinarie, anche se commercializzato come "serviced apartment", rientra più spesso nel regime delle case vacanza. Il confine è trattato in gestire una casa vacanza o un affitto a breve termine negli UAE, e sbagliare fin dall'inizio è un errore frequente e costoso.

Abu Dhabi gestisce il regime alberghiero attraverso due sistemi online collegati: un Tourism Licensing System che rilascia la licenza operativa e un E-Classification System che valuta una struttura in base a criteri obbligatori, di rating e di punteggio prima di collocarla in una categoria. Un hotel classificato riferisce inoltre tramite il sistema Hotel Revenue & Tourism Statistics del DCT, e qualsiasi mostra, conferenza o riunione in loco richiede un proprio permesso tramite l'Events Licensing System del DCT, un aspetto che gli hotel dotati di sale riunioni trascurano spesso.

La classificazione di Dubai passa attraverso il DET come fase distinta della licenza commerciale. Ad Abu Dhabi, il DCT elenca due approvazioni alberghiere tra i propri servizi su TAMM, il sistema dei servizi governativi di Abu Dhabi: Initial Approval to Construct or Convert a Building Into a Hotel Establishment e Approval for Hotel Engineering Plans. Entrambe precedono l'ispezione di classificazione, per cui un sito non dovrebbe essere acquistato o allestito prima. Le pagine dei servizi del DET non erano raggiungibili per una nuova verifica, quindi occorre confermare con il DET l'elenco dei documenti e le tariffe di Dubai prima di presentare la pratica.

La classificazione non sostituisce le approvazioni edilizie e dei locali che spettano al comune. Dubai Municipality sovrintende all'edificio stesso, monitorando lo stato dei progetti e delle domande separatamente dalla licenza turistica, e ispeziona le attività alimentari e rivolte ai consumatori secondo i propri standard. Nella Dubai Technology and Media Free Zone, un punto di ristoro di proprietà e gestito dal proprietario dell'hotel non richiede una licenza free zone separata se la classificazione lo prevede, ma ogni punto necessita comunque delle approvazioni di Dubai Municipality e di altre autorità governative. Un hotel che serve cibo o gestisce una piscina o una spa segue due percorsi: la classificazione per la struttura e il nulla osta comunale per i locali e i servizi al loro interno.

Quando la ristorazione è gestita da uno specialista, il contratto dovrebbe definire ambito, standard e responsabilità con la stessa chiarezza prevista per una società di catering, banqueting o ristorazione in appalto negli UAE, perché sia il comune sia l'ente regolatore del turismo ritengono l'hotel responsabile dei propri locali. Il servizio di alcolici è un'autorizzazione distinta, rilasciata con un percorso proprio; si veda ottenere una licenza per alcolici per ristorante o hotel negli UAE.

Un'attività alberghiera o di appartamenti serviti incassa pagamenti degli ospiti, depositi e rimborsi prima e dopo il soggiorno, e la banca che valuta il conto vuole sapere chi controlla tale flusso: il proprietario, la società di gestione o una piattaforma di prenotazione che agisce per il gestore. Occorre aspettarsi domande su politica di cancellazione, composizione delle prenotazioni tramite agenzie di viaggio online, composizione dei pagamenti con carta, chargeback e modalità di custodia e rilascio dei depositi.

Lo stesso proprietario, lo stesso gestore e lo stesso numero di camere devono comparire in modo coerente nella domanda di classificazione, nel contratto di gestione o di franchising e nel modulo di apertura del conto della banca. Il lavoro di Velarozone sulla preparazione del conto bancario aziendale risolve tale coerenza prima che la banca esamini il fascicolo.

I progetti di hotel e di appartamenti con servizi separano in genere quattro ruoli che la sola costituzione della società non risolve: il proprietario dell'immobile, lo sviluppatore, il marchio concesso in licenza tramite franchising o gestione e il gestore che dirige la struttura giorno per giorno. La classificazione e la licenza sono collegate al gestore registrato; un cambio di società di gestione, di marchio o di partner in franchising è perciò un evento regolamentare, e non soltanto commerciale.

Quando la proprietà è articolata su più livelli (una struttura di holding, più investitori o un contratto di franchising con proprie condizioni di approvazione), la costituzione trae vantaggio dal metodo seguito per le strutture proprietarie regolamentate e complesse negli UAE: indicare chi può vincolare la società, chi approva le eccezioni e chi risponde della struttura.

Ogni dipendente ha bisogno di un contratto e di un permesso di lavoro tramite il Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE), oltre alle pratiche per il visto di residenza. Il sito di MOHRE non era raggiungibile per riverificare le categorie di permesso vigenti; il numero di sponsorizzazioni e i requisiti di emiratizzazione vanno quindi confermati con MOHRE prima di definire l'organico.

La società operativa si registra ai fini dell'VAT presso la Federal Tax Authority all'aliquota ordinaria una volta superata la soglia di fatturato per la registrazione, e presenta le dichiarazioni dell'imposta sulle società come di consueto. Poiché la classificazione, la licenza commerciale e qualsiasi contratto di franchising o di gestione sono stati concessi in relazione a uno specifico proprietario, gestore e numero di camere, la modifica di uno qualsiasi di questi elementi dovrebbe essere comunicata all'ente regolatore, senza attendere il ciclo di rinnovo. Il costo qui si compone per livelli e non in una singola cifra di sintesi, e l'onorario di servizio Velarozone è indicato voce per voce nella lettera di incarico; si veda come funziona Velarozone.