Come avviare un'azienda di gestione delle destinazioni o un'agenzia di tour inbound negli Emirati Arabi Uniti

Questo settore risponde a un'autorità del turismo emiratina e non a un'autorità federale. Il Department of Economy and Tourism di Dubai rilascia la licenza e classifica le attività di viaggio e turismo che operano da Dubai; il Department of Culture and Tourism di Abu Dhabi fa lo stesso per una società con sede lì. L'autorità competente dipende dall'emirato di registrazione, non dalla nazionalità dei fondatori né dai mercati in cui la società vende.

Qui non sono indicati categorie di permesso, elenchi di documenti né tariffe; li stabiliscono il DET e il DCT, e il testo vigente andrebbe confermato per iscritto prima di scegliere un'attività. Una licenza commerciale di free zone non esclude l'esame da parte dell'autorità del turismo di un'attività rivolta agli ospiti, e darlo per scontato è uno degli errori di pianificazione più costosi in questo settore.

La questione della classificazione non è cosmetica. Il DET e il DCT decidono ciascuno, attività per attività, se una società che combina hotel, trasporti, guide e attrazioni abbia bisogno di un permesso turistico, e se tale permesso copra la vendita diretta al pubblico o soltanto la fornitura ad altri venditori autorizzati. Una società che organizza servizi a terra per un tour operator estero è spesso trattata in modo diverso da una che incassa il pagamento di un viaggiatore e promette l'intero viaggio.

Mettere per iscritto quale delle due cose la società faccia realmente, operazione per operazione, è il lavoro preliminare che l'autorità si aspetta prima che venga depositato qualsiasi atto. Il lavoro sui piani aziendali e sulla documentazione è il luogo in cui di norma si conserva quella traccia.

Il denaro del destination management resta presso la società prima di essere versato a hotel, operatori di trasporto, guide e attrazioni, spesso con mesi di anticipo rispetto al viaggio. Una banca che esamina il conto vuole vedere dove si trova un acconto prima della partenza, come viene finanziato un rimborso se un fornitore annulla e se il denaro dei clienti possa essere distinto dai fondi operativi della società stessa. Un unico conto in cui tutto è mescolato è il dettaglio che più spesso blocca una richiesta.

Prepari la struttura dei conti e la tracciabilità del denaro prima del primo incontro con la banca, anziché dopo l'arrivo della licenza. Il lavoro sulla preparazione del conto bancario aziendale è costruito attorno a questa domanda, e le prove sull'origine del patrimonio e dei fondi contano tanto per il capitale circolante dei fondatori quanto per i fondi che transitano sui conti dei clienti.

La pratica presso l'autorità del turismo riguarda tanto le persone che gestiscono l'attività quanto la società titolare della licenza. Il Regulation No. (6) of 2006 di Dubai richiede un responsabile in carica e tre dipendenti per ciascuna attività turistica, per cui occorre chiarire fin da subito chi sia raggiungibile se un viaggiatore resta bloccato, chi approvi un rimborso e chi risponda della condotta di una guida o di un autista. Un responsabile effettivamente contattabile dall'autorità non è una formalità da completare in seguito.

Quando lo stesso marchio vende ad agenti esteri, a viaggiatori diretti e a gruppi per riunioni attraverso contratti con responsabilità realmente diverse, una seconda entità autorizzata può valere l'amministrazione aggiuntiva; quando le stesse persone, lo stesso conto e lo stesso contratto ignorano tale separazione, essa aggiunge soltanto costi. Il percorso assetto proprietario regolamentato e complesso è pensato per il caso in cui più soci, un marchio in franchising o una capogruppo estera si trovino dietro la licenza e la catena proprietaria debba essere documentata.

Un contratto con i fornitori troppo sottile è il secondo errore ricorrente: il rapporto con un hotel, un partner di servizi a terra o un operatore di autobus dovrebbe indicare l'ambito, la responsabilità in caso di inadempimento e il modo in cui la società si rivale se un viaggio viene interrotto.

Un permesso turistico viene riesaminato al rinnovo, con la stessa scadenza della licenza commerciale a cui si aggiunge, e non è un'approvazione una tantum. Le guide e gli autisti che hanno contatti diretti con i viaggiatori in genere dispongono di permessi o tessere propri, distinti dalla licenza della società, e verificare che ciascuno sia in corso di validità fa parte della pratica della società. Le norme sul lavoro del Ministry of Human Resources and Emiratisation si applicano a chiunque la società assuma direttamente, da un team di prenotazioni a un tour manager, come a qualsiasi datore di lavoro degli UAE.

Un locale usato come scrivania, deposito di attrezzature o banco per gli ospiti a Dubai rimane comunque soggetto alle ordinarie norme edilizie e di sicurezza di Dubai Municipality. La registrazione ai fini VAT presso la Federal Tax Authority (FTA) segue il fatturato della società nel modo consueto; come esattamente la VAT si applichi al prezzo di un pacchetto turistico è una questione per l'incarico, non una risposta generale in questa sede.