Cómo establecer un negocio de servicios de confianza, proveedor de servicios de empresa o agente registrado en los EAU

Un proveedor de servicios societarios y fiduciarios vende acceso a la existencia jurídica de otras sociedades: sus registros, sus presentaciones, sus poderes bancarios y, en ocasiones, sus directores. Por eso la actividad es una categoría diferenciada y no una consultoría ordinaria.

Conforme a la legislación AML de los EAU, una empresa es proveedor de servicios fiduciarios o societarios cuando realiza o ejecuta una operación para clientes en alguna de estas actividades: actuar como agente en la constitución de personas jurídicas, actuar o disponer que otro actúe como administrador, secretario o socio, facilitar un domicilio social o una dirección de correspondencia, actuar como fiduciario (trustee) o actuar como accionista nominal. Se trata de las actividades y profesiones no financieras designadas (DNFBP). En el ámbito onshore, el Ministry of Economy supervisa esa obligación. Dentro del DIFC, la DFSA espera lo mismo de las entidades que regula; dentro de ADGM, lo espera la FSRA. Elegir una jurisdicción es también elegir ante qué organismo responde la empresa.

La autoridad supervisora fija la categoría de licencia, el capital y las tasas de cada vía, y estos elementos cambian, por lo que conviene leerlos en el texto de esa misma autoridad antes de elegir la entidad.

Cuatro modelos de servicio se agrupan bajo la misma etiqueta comercial, y cada uno conlleva una exposición distinta.

El primero termina cuando termina el encargo. El segundo y el tercero conllevan un deber continuado ante el registro, porque la autoridad confía en que los datos de la firma se mantengan actualizados. El cuarto es el más expuesto: un nominee o un trustee puede ser tratado en derecho como si controlara lo que posee, y no meramente como si administrara documentación.

Una firma puede pasar de una capacidad a otra, pero los documentos de lanzamiento deben describir únicamente lo que efectivamente desempeña. Ofrecer servicios de agente registrado no convierte a una firma en trustee. Un papel conexo y más acotado se trata en la guía sobre cómo constituir un negocio de agente de transferencias, registrador o agente de pagos, que administra registros de valores y no estructuras societarias.

Ser DNFBP no es una formalidad vinculada a la licencia comercial, sino una obligación operativa. Se espera que un proveedor de servicios fiduciarios o societarios aplique la diligencia debida respecto de cada cliente cuya sociedad constituya o administre, verifique a los titulares reales, conserve registros de quién controla cada estructura que mantenga, designe a un responsable de cumplimiento AML/CFT e informe de las actividades sospechosas al supervisor ante el que responde.

Ese deber es independiente de la licencia comercial. Una sociedad puede tener una licencia válida e incumplir igualmente el deber AML si carece de función de cumplimiento, de registros de titularidad real y de un proceso para rechazar a un cliente o desvincularse de él. Construir esa función antes del primer cliente es la diferencia práctica entre una entidad con licencia y una entidad en funcionamiento.

Una firma que custodia fondos, registros o credenciales de clientes es objeto de diligencia antes de ser objeto de clientela. Un banco que revisa la cuenta pregunta dónde se encuentra el dinero de los clientes, quién puede dar instrucciones de pago y si los fondos operativos se mezclan alguna vez con algo mantenido por cuenta de un cliente.

Espere preguntas sobre:

Esta evidencia resulta más fácil de aportar cuando el origen del patrimonio y de los fondos que respaldan cada estructura está documentado desde el principio, y cuando el diseño de la cuenta se planifica mediante el trabajo de preparación de la cuenta bancaria corporativa y no después de la emisión de la licencia.

Un proveedor de servicios de trust o de sociedades necesita una función de cumplimiento con nombre y apellidos que pueda aplicar la diligencia debida, conservar los registros de titularidad real y decidir cuándo rechazar a un cliente o desvincularse de él, y no un simple cargo en un organigrama. Cuando la firma asume funciones de nominee director o de trustee, necesita personas que comprendan a qué se exponen al firmar como nominee, y un proceso para cada instrucción que sigan.

Cuando los propios accionistas de la firma incluyen fondos, sociedades holding familiares o varias capas de titularidad, esa cadena forma parte del expediente que un regulador o un banco pedirá ver. La vía de estructura de titularidad regulada y compleja está pensada para ese supuesto, y el trabajo de plan de negocio y documentación debe indicar qué capacidades desempeña la firma, para qué clientes y qué se mantiene internamente.

Un fallo frecuente es adquirir el activo visible (una oficina, una plataforma, una alianza de constitución de sociedades) antes de realizar el trabajo de AML y de gobernanza que permite mantener con seguridad las estructuras de los clientes. El segundo es documentar insuficientemente la salida: poner fin a una relación con un cliente requiere un proceso escrito para devolver los registros, renunciar a los cargos nominales y cerrar cualquier cuenta mantenida en nombre del cliente.