Příručka
Jak založit společnost pro správu nemovitostí a komunit?
Krátká odpověď
Správa nemovitostí se řeší na úrovni emirátu. V Dubaji zajišťuje registraci nájmů Dubai Land Department a o činnosti uvedené v obchodní licenci rozhoduje Dubai Department of Economy and Tourism (DET). V Abu Dhabi uvádí Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) smlouvy o pronájmu a správě nemovitostí a služby sdružení vlastníků. Povolení závisí na tom, co bude společnost pro vlastníka dělat: pronájem, výběr nájemného, údržba, funkce v rámci komunity nebo prázdninové pronájmy. O postupu nejčastěji rozhoduje to, čí peníze bude společnost držet, protože nájemné, kauce i poplatky za služby s sebou nesou vlastní otázky nakládání a oddělení.
Mandát vymezuje podnikání
Správce jedná z pověření vlastníka nebo komunity. To, co smí společnost vybírat, utrácet a podepisovat, vyplývá z tohoto mandátu a z povolení, která za ním stojí, nikoli z registrace. Společnost s činností, která zní jako správa, přesto nemusí mít možnost fakturovat nájemníkům, držet kauci nebo vykonávat funkce komunity.
Užitečná otázka zní, k čemu bude smlouva o správě společnost opravňovat, pokud jde o cizí majetek a cizí peníze. Zapište si to před výběrem entity. Označení služby jako koordinace nebo správa aktiv ji nevyjímá z režimu správy, pokud společnost vybírá nájemné nebo vykonává pravomoci komunity.
Co ukazují úřady pro nemovitosti
Web Dubai Land Department popisuje aplikaci Dubai REST pro registraci, obnovení a zrušení nájmu, řešení a sledování nájemních sporů a přidávání dalších spoluuživatelů do smlouvy Ejari. V této vrstvě denně pracuje podnik zabývající se rezidenčními pronájmy a výběrem nájemného.
ADREC uvádí kategorii pronájmů, která zahrnuje registraci, obnovu, změny a ukončení nájemních smluv a smluv o správě nemovitostí, a samostatnou kategorii sdružení vlastníků, která zahrnuje registraci, rozpočty, faktury a poplatky za služby. Právě druhá z nich je místem, kde by správci komunit měli začít.
Konkrétní povolení, kvalifikace a registrace, které jednotlivé emiráty po správcovské společnosti požadují, na těchto stránkách uvedeny nejsou. Než se zavážete k mandátu, zeptejte se úřadu emirátu, v němž budovy stojí, která povolení vaše služby vyžadují.
Struktura stojí na penězích
Banka, která přijímá správce nemovitostí jako klienta, posuzuje uspořádání peněz klientů: čí prostředky přicházejí, jak jsou odděleny a jak jsou oddělovány vlastní poplatky společnosti. Nakreslete mapu peněz: co společnost vybírá, na čí jméno, na který účet, kdo schvaluje výdaje z něj a které doplňkové služby by změnily potřebná povolení. Vlastníci, správní rady komunit, auditoři i banky posuzují společnost podle této mapy.
Jedna entita, která mísí prostředky vlastníků, příspěvky komunity a vlastní provozní hotovost, je přesně to, na co se banky a auditoři ptají. Mnoho skupin z tohoto důvodu odděluje roli správy komunity od portfoliového podnikání. Připravte matici služeb a úřadů, vzor smlouvy o správě, tok kauce a peněz, plán vedení evidence a kontroly zadávání údržby. Cílem je jediný přehledný tok od platby nájemníka po vyúčtování vlastníkovi, shodný ve smlouvě, struktuře účtů i žádosti bance. Jak se tato dokumentace sestavuje, viz připravenost k bankovnímu účtu společnosti.
Náklady určují především lidé, systémy a kontroly, nikoli registrace: kvalifikovaní manažeři, účetní schopní vést knihy vlastníků a komunity, dozor nad dodavateli, systém pro správu nemovitostí, oddělené účty a pojištění. Náklady závisí na zvolené cestě a servisní poplatek Velarozone je rozepsán ve smluvním dopise (viz jak Velarozone funguje).
Pronájem, zprostředkování a prázdninové domy
Tři činnosti se se správou snadno zaměňují.
- Zprostředkování: hledání nájemců nebo kupujících za provizi. Označení za správu nemění to, čím to je; jak se makléři schvalují, viz realitní zprostředkování.
- Správa komunity: provoz společných prostor a funkce sdružení vlastníků, které ADREC uvádí jako samostatnou kategorii služeb.
- Pronájem prázdninových domů nebo hospitality: jiná činnost než dlouhodobá správa. Než jej přidáte k modelu dlouhodobé správy, ověřte u DET, zda v Dubaji vyžaduje vlastní povolení.
Každá přidaná služba rozšiřuje potřebná oprávnění a mění pravidla pro nakládání s penězi. Ať se zaregistrujete jako společnost typu mainland, nebo zvolíte entitu ve free-zone (viz free zone nebo mainland), na aktivní správu se vztahují pravidla emirátu, v němž se nemovitosti nacházejí.
Co se běžně dělá špatně
- Označování správy nemovitostí za zprostředkování.
- Míchání prostředků vlastníků s provozní hotovostí.
- Výkon komunitních funkcí bez požadované role.
- Přidávání prázdninových domů do modelu dlouhodobé správy bez ověření oprávnění.
Nákladnou chybou je držet peníze, které mandát nebo oprávnění nekrývá. Z fungujícího podnikání se tak přes noc stává závazek. Porovnávejte varianty podle toho, co firma může v rámci každé z nich inkasovat a podepisovat, a podle opakujících se nákladů na kontroly.
Personál, víza a obnovení
Firma je funkční, když jí vlastník může bezpečně svěřit budovu: oprávnění jsou na místě, klientské účty a systémy jsou vybudovány, klíčové pozice obsazeny a teprve poté přichází první mandát. Povolení k pobytu a sponzorství následují pro zaměstnance, kteří práci vykonávají. K opakujícím se položkám patří obnovení oprávnění, cykly reportingu vlastníkům a komunitám, audity klientských peněz, daňová přiznání a obnovení smluv. Datum registrace nic z této připravenosti nedokládá.
