Trụ sở khu vực UAE: Văn phòng kinh doanh, Công ty hoạt động hay Công ty holding?

Ba lộ trình pháp lý bao quát gần như mọi trụ sở khu vực: một công ty mới tại free zone hoặc mainland, một chi nhánh của công ty mẹ nước ngoài, hoặc một văn phòng đại diện. Chi nhánh có thể thực hiện cùng các hoạt động thương mại như công ty mẹ, ký hợp đồng, tuyển dụng nhân viên và tham gia đấu thầu công. Văn phòng đại diện hẹp hơn: giới hạn ở nghiên cứu thị trường, xúc tiến và liên lạc, không được tạo ra doanh thu hoặc ký hợp đồng thương mại. Cả hai vẫn cần giấy phép thương mại từ cơ quan free zone hoặc mainland trước khi Bộ Kinh tế và Du lịch đăng ký ở cấp liên bang; một công ty mới chỉ được cấp phép một lần, bởi chính cơ quan đó, không có bước liên bang riêng. Không lộ trình nào rẻ hơn theo mặc định: phí thành lập thường là phần nhỏ nhất của chi phí, và phí dịch vụ Velarozone được liệt kê chi tiết trong thư thỏa thuận dịch vụ thay vì được báo như một con số tiêu đề, phù hợp với cách Velarozone vận hành.

Tên gọi ít quan trọng hơn so với việc nhóm thực sự được phép làm gì. Hãy liệt kê, bằng các động từ đơn giản, liệu pháp nhân có bán hàng, ký hợp đồng, tư vấn, giữ tài sản, hay chỉ báo cáo lên công ty mẹ. Một công ty chỉ giữ cổ phần trong các công ty con có thể là một công ty holding đơn giản; một công ty ký hợp đồng hoặc thuê nhân viên kỹ thuật là một công ty vận hành cần có đủ nhân sự và bảo hiểm tương ứng. Hãy kiểm tra cả trường hợp thất bại: ai hoàn tiền cho khách hàng, thay thế một nhà cung cấp hoặc chịu một tổn thất không được bảo hiểm; câu trả lời đó, hơn cả bài thuyết trình bán hàng, thường cho thấy pháp nhân đó thực sự làm gì. Hãy gán mỗi tài sản có giá trị, chẳng hạn như thương hiệu, tài sản trí tuệ và các khoản phải thu, cho một chủ sở hữu được chỉ định rõ, và lập thành văn bản thỏa thuận giữa các công ty trong nhóm: phạm vi, giá cả, trách nhiệm pháp lý và điều gì xảy ra khi chấm dứt. Một thỏa thuận bằng miệng trong nhóm không phải là bằng chứng mà một ngân hàng hay FTA sẽ chấp nhận.

Một khi pháp nhân giao dịch với phần còn lại của tập đoàn, FTA coi mọi giao dịch với bên liên quan hoặc người có liên hệ là vấn đề chuyển giá, bất kể cơ cấu được gọi là gì và bên kia ở đâu. Giá phải được xác định trên cơ sở giao dịch độc lập (arm's-length) và được hỗ trợ bởi tài liệu tồn tại tại thời điểm giao dịch, không được lập hồi tố khi FTA yêu cầu. Các Quy định về Thực chất Kinh tế (Economic Substance Regulations) trước đây, vốn yêu cầu một hồ sơ kê khai thực chất riêng cho công ty nắm giữ của tập đoàn và các "hoạt động liên quan" khác, đã bị bãi bỏ đối với các năm tài chính kết thúc sau ngày 31 tháng 12 năm 2022, theo Quyết định Nội các số 98 năm 2024. Sự giám sát không biến mất; nó chuyển sang chế độ thuế doanh nghiệp và transfer pricing. Một trụ sở thu phí quản lý từ các công ty con nên dự kiến FTA sẽ hỏi về con người và các quyết định đứng sau khoản phí đó, chứ không chỉ hóa đơn.

Các quyết định về số lượng nhân sự mang theo hệ quả về tuân thủ ngay khi nhóm phát triển. Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE) yêu cầu các công ty mainland có 50 nhân viên có kỹ năng trở lên phải tăng tỷ lệ công dân UAE trong các vị trí có kỹ năng thêm hai điểm phần trăm mỗi năm, và các công ty có từ 20 đến 49 nhân viên trong một danh sách ngành được xác định phải tuyển ít nhất một công dân UAE mỗi năm kể từ 2024. Cơ quan này thu một khoản đóng góp hàng năm cho mỗi vị trí chưa được tuyển đủ, 96.000 AED cho mỗi vị trí đối với mục tiêu năm 2024 và 108.000 AED đối với năm 2025, vì vậy việc hoạch định nhân sự nên tính đến yêu cầu Emiratisation cùng với chi phí lương và visa. Trụ sở văn phòng đi theo logic tương tự: khi kế hoạch nhân sự đã ổn định, việc tìm kiếm và khảo sát thị trường có thể bắt đầu, tuy mục đích sử dụng được phép và việc đăng ký hợp đồng thuê vẫn cần được xác minh riêng trước khi cam kết.

Ngân hàng đánh giá một tài khoản trụ sở dựa trên lý do pháp nhân đó tồn tại, cách nó được tài trợ và cách tiền di chuyển đến nhóm. Một bộ hồ sơ chứng minh khả thi bao gồm nhiệm vụ của hội đồng quản trị, kế hoạch nhân sự và quyền quyết định, các thỏa thuận dịch vụ và phân bổ chi phí giữa các công ty trong nhóm, và một dự báo doanh thu và luồng tiền. Một bộ hồ sơ chỉ có dự báo mà không có bằng chứng về con người hay việc triển khai là chưa đầy đủ, và một bộ hồ sơ hợp đồng mà không có câu chuyện tài trợ phía sau cũng vậy: mức độ sẵn sàng cho ngân hàng phụ thuộc vào cả hai yếu tố này cùng phát triển. Hãy coi bất cứ điều gì do một đối tác cung cấp là chưa được chứng minh cho đến khi có một thỏa thuận hiện hành xác nhận quyền được dựa vào điều đó; một cuộc trao đổi mang tính thăm dò không phải là năng lực đã được bảo đảm.

Những lỗi lặp đi lặp lại mang tính cấu trúc, không phải thủ tục: gọi một pháp nhân holding thụ động là một trụ sở đang thực sự hoạt động; tính phí quản lý mà không có con người hay bằng chứng phía sau; và di chuyển hóa đơn mà không di chuyển việc ra quyết định hay triển khai công việc. Khi quyền sở hữu nằm rải rác qua nhiều khu vực pháp lý hoặc bao gồm các cổ đông tổ chức hoặc nhiều cổ đông, pháp nhân đó bước vào phạm vi sở hữu phức tạp và được quản lý, nơi việc tiếp nhận phụ thuộc vào cấu trúc không kém gì giấy phép. Bất kỳ câu hỏi chưa được giải quyết nào, chẳng hạn như ai chịu trách nhiệm pháp lý hoặc ai sở hữu tài sản trí tuệ, nên được ghi lại bằng văn bản với một người chịu trách nhiệm và một ngày cụ thể; một bộ hồ sơ thành lập công ty mà tự động trả lời câu hỏi đó thường là câu trả lời đắt giá nhất.