Hướng dẫn
Cách thành lập một doanh nghiệp dịch vụ tín thác, dịch vụ công ty hoặc đại lý đăng ký tại UAE
Đã xuất bản
Câu trả lời ngắn gọn
Thành lập công ty cho khách hàng, giữ trụ sở đăng ký, làm đại diện đăng ký (registered agent) hoặc cung cấp giám đốc đại diện (nominee director) hay người được ủy thác (trustee) đều được coi là hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty (trust or company service provider, TCSP) theo luật phòng chống rửa tiền của UAE. Bộ Kinh tế (Ministry of Economy) giám sát nghĩa vụ đó tại khu vực onshore; Dubai Financial Services Authority (DFSA) giám sát tại DIFC; Financial Services Regulatory Authority (FSRA) giám sát tại ADGM. Điểm quyết định lộ trình là doanh nghiệp thực sự thực hiện những dịch vụ nào trong số đó, vì mỗi dịch vụ đi kèm nghĩa vụ riêng, chứ không có một giấy phép chung cho tất cả.
Ranh giới quản lý nằm ở đâu
Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty bán quyền tiếp cận sự tồn tại pháp lý của các công ty khác: sổ đăng ký, hồ sơ nộp, ủy quyền ngân hàng và đôi khi cả các giám đốc của họ. Đó là lý do hoạt động này là một nhóm riêng biệt chứ không phải tư vấn thông thường.
Theo luật AML của UAE, một doanh nghiệp là nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty khi thực hiện hoặc tiến hành giao dịch cho khách hàng trong một trong các hoạt động sau: làm đại diện trong việc thành lập pháp nhân, làm hoặc sắp xếp để người khác làm giám đốc, thư ký hoặc thành viên hợp danh, cung cấp trụ sở đăng ký hoặc địa chỉ nhận thư từ, làm trustee, hoặc làm cổ đông đại diện (nominee shareholder). Đây là các ngành nghề và hoạt động phi tài chính được chỉ định (DNFBPs). Tại khu vực onshore, Bộ Kinh tế giám sát nghĩa vụ đó. Trong DIFC, DFSA kỳ vọng điều tương tự đối với các thực thể được quản lý của mình; trong ADGM thì là FSRA. Việc chọn khu vực pháp lý cũng đồng nghĩa với việc chọn cơ quan mà doanh nghiệp phải giải trình.
Cơ quan giám sát quy định hạng mục giấy phép, vốn và phí cho từng lộ trình, và các quy định này thay đổi, vì vậy hãy đọc từ văn bản của chính cơ quan đó trước khi chọn thực thể.
Bốn tư cách pháp lý và lý do chúng không thể thay thế cho nhau
Bốn mô hình dịch vụ nằm dưới cùng một nhãn thương mại, và mỗi mô hình mang một mức rủi ro khác nhau.
- Tư vấn thành lập công ty và hành chính: sắp xếp việc thành lập mà không có vai trò liên tục sau đó.
- Nhà cung cấp trụ sở đăng ký và thư ký công ty: giữ địa chỉ theo luật định và nộp hồ sơ thay mặt khách hàng.
- Đại diện đăng ký cho một khung pháp lý cụ thể: đầu mối liên lạc mà cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký làm việc cùng.
- Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ tín thác: làm trustee, giám đốc đại diện hoặc cổ đông đại diện, hoặc quản lý một quỹ ủy thác hay quỹ foundation.
Mô hình thứ nhất kết thúc khi hợp đồng dịch vụ kết thúc. Mô hình thứ hai và thứ ba kéo theo nghĩa vụ liên tục đối với cơ quan đăng ký, vì cơ quan này dựa vào việc thông tin của doanh nghiệp luôn được cập nhật. Mô hình thứ tư chịu rủi ro lớn nhất: về mặt pháp lý, một nominee hoặc trustee có thể bị coi như thể đã kiểm soát những gì mình nắm giữ, chứ không chỉ quản lý giấy tờ.
Một doanh nghiệp có thể phát triển từ vai trò này sang vai trò khác, nhưng tài liệu khi ra mắt chỉ nên mô tả những gì doanh nghiệp thực sự thực hiện. Cung cấp dịch vụ đại diện đăng ký không biến doanh nghiệp thành trustee. Một vai trò liên quan, hẹp hơn, được đề cập trong hướng dẫn về việc thành lập doanh nghiệp đại lý chuyển nhượng, đại lý đăng ký hoặc đại lý thanh toán, là doanh nghiệp quản lý sổ đăng ký chứng khoán chứ không phải cấu trúc doanh nghiệp.
Nghĩa vụ AML thực sự yêu cầu những gì
Là một DNFBP không phải thủ tục hình thức gắn với giấy phép thương mại; đó là nghĩa vụ vận hành. Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty được kỳ vọng thực hiện thẩm định khách hàng đối với mọi khách hàng mà mình thành lập hoặc quản lý, xác minh chủ sở hữu hưởng lợi, lưu giữ hồ sơ về người kiểm soát từng cấu trúc mà mình nắm giữ, bổ nhiệm một AML/CFT Compliance Officer, và báo cáo hoạt động đáng ngờ cho cơ quan giám sát mà mình chịu trách nhiệm giải trình.
Nghĩa vụ đó tách biệt với giấy phép thương mại. Một công ty có thể giữ giấy phép hợp lệ nhưng vẫn không đáp ứng nghĩa vụ AML nếu không có bộ phận tuân thủ, không có hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi và không có quy trình từ chối hoặc chấm dứt quan hệ với khách hàng. Xây dựng bộ phận đó trước khách hàng đầu tiên chính là điểm khác biệt thực tế giữa một thực thể được cấp phép và một thực thể đang vận hành.
Dòng tiền di chuyển ra sao và ngân hàng xem xét điều gì
Một doanh nghiệp nắm giữ tiền, sổ đăng ký hoặc thông tin xác thực của khách hàng sẽ bị thẩm định trước khi trở thành đối tượng của khách hàng. Ngân hàng xem xét tài khoản sẽ hỏi tiền của khách hàng được giữ ở đâu, ai có thể ra lệnh thanh toán, và liệu quỹ vận hành có bao giờ lẫn với bất cứ khoản nào đang giữ cho khách hàng hay không.
Hãy chuẩn bị cho các câu hỏi về:
- doanh nghiệp thực sự thực hiện vai trò nào trong bốn vai trò, và cho bao nhiêu khách hàng;
- tiền của khách hàng mà doanh nghiệp nắm giữ được tách biệt khỏi tài khoản riêng của doanh nghiệp như thế nào;
- ai xác minh chủ sở hữu hưởng lợi của từng cấu trúc mà doanh nghiệp thành lập hoặc quản lý;
- điều gì xảy ra với hồ sơ và thông tin xác thực của khách hàng nếu hợp đồng dịch vụ kết thúc.
Bằng chứng này dễ cung cấp hơn khi nguồn gốc tài sản và nguồn tiền đằng sau mỗi cấu trúc được lập hồ sơ ngay từ đầu, và việc thiết kế tài khoản được lên kế hoạch thông qua công việc chuẩn bị tài khoản ngân hàng doanh nghiệp thay vì sau khi giấy phép được cấp.
Quyền sở hữu, thực chất hoạt động và các vai trò mà doanh nghiệp cần có
Nhà cung cấp dịch vụ ủy thác hoặc dịch vụ công ty cần một bộ phận tuân thủ có người đứng tên, có khả năng thực hiện thẩm định, lưu giữ hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi và quyết định khi nào từ chối hoặc chấm dứt quan hệ với khách hàng, chứ không phải một chức danh trên sơ đồ tổ chức. Khi doanh nghiệp đảm nhận vai trò giám đốc đại diện hoặc trustee, doanh nghiệp cần những người hiểu việc ký với tư cách nominee khiến họ phải đối mặt với rủi ro gì, và một quy trình cho mọi chỉ thị mà họ thực hiện.
Khi cổ đông của chính doanh nghiệp bao gồm các quỹ, công ty nắm giữ của gia đình hoặc nhiều tầng sở hữu, chuỗi đó tự nó là một phần của hồ sơ mà cơ quan quản lý hoặc ngân hàng sẽ yêu cầu xem. Lộ trình thiết lập sở hữu được quản lý và phức tạp được xây dựng cho trường hợp đó, và công việc kế hoạch kinh doanh và tài liệu cần nêu rõ doanh nghiệp thực hiện những vai trò nào, cho những khách hàng nào, và những gì vẫn do nội bộ đảm nhiệm.
Những lỗi thường gặp trong lĩnh vực này
- Quảng bá dịch vụ thành lập công ty và đại diện đăng ký trong khi âm thầm làm giám đốc đại diện hoặc trustee mà không có cơ chế quản trị mà vai trò đó đòi hỏi.
- Coi việc tuân thủ AML là một thủ tục giấy tờ chỉ hoàn thành một lần, thay vì là hoạt động thẩm định và lưu giữ hồ sơ được duy trì liên tục.
- Chấp nhận vai trò cổ đông đại diện hoặc giám đốc đại diện mà không có chỉ dẫn bằng văn bản và quy trình từ chối.
- Giữ tiền của khách hàng hoặc vốn theo luật định trong tài khoản hoạt động của chính công ty thay vì trong một tài khoản khách hàng riêng biệt.
- Mất quyền quản lý sổ đăng ký hoặc thông tin truy cập của khách hàng khi một nhân viên hoặc đối tác rời đi.
Một sai sót thường gặp là mua tài sản hữu hình (văn phòng, nền tảng, quan hệ đối tác thành lập công ty) trước khi thực hiện công việc về AML và quản trị giúp việc nắm giữ cơ cấu của khách hàng được an toàn. Sai sót thứ hai là lập hồ sơ không đầy đủ cho việc chấm dứt quan hệ: kết thúc quan hệ với khách hàng cần có quy trình bằng văn bản để trả lại hồ sơ, từ nhiệm các vai trò đại diện và đóng mọi tài khoản đang được giữ thay mặt khách hàng.
