Hướng dẫn
Cách thành lập công ty quản lý bất động sản và cộng đồng
Câu trả lời ngắn gọn
Quản lý bất động sản được quyết định ở cấp tiểu vương quốc. Tại Dubai, Dubai Land Department xử lý việc đăng ký hợp đồng thuê và Dubai Department of Economy and Tourism (DET) quyết định hoạt động trong giấy phép thương mại. Tại Abu Dhabi, Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) liệt kê các hợp đồng cho thuê và quản lý bất động sản cùng các dịch vụ của hiệp hội chủ sở hữu. Sự cho phép cần có phụ thuộc vào việc công ty sẽ làm gì cho chủ sở hữu: cho thuê, thu tiền thuê, bảo trì, chức năng cộng đồng hoặc cho thuê nhà nghỉ dưỡng. Điều thường quyết định lộ trình nhất là công ty sẽ giữ tiền của ai, vì tiền thuê, tiền đặt cọc và phí dịch vụ mỗi loại đều kéo theo những câu hỏi riêng về xử lý và tách biệt.
Ủy quyền xác định hoạt động kinh doanh
Người quản lý hành động theo thẩm quyền của chủ sở hữu hoặc cộng đồng. Những gì công ty được thu, chi và ký xuất phát từ sự ủy quyền đó và các cho phép đứng sau, chứ không phải từ việc đăng ký. Một công ty có hoạt động nghe như quản lý vẫn có thể không thể xuất hóa đơn cho người thuê, giữ tiền đặt cọc hoặc thực hiện các chức năng cộng đồng.
Câu hỏi hữu ích là hợp đồng quản lý sẽ cho phép công ty làm gì với tài sản và tiền của người khác. Hãy ghi điều đó ra trước khi chọn pháp nhân. Gọi dịch vụ là điều phối cơ sở vật chất hay quản trị tài sản không đưa nó ra ngoài chế độ quản lý nếu công ty thu tiền thuê hoặc thực hiện các quyền hạn cộng đồng.
Cơ quan bất động sản công bố gì
Trang web của Dubai Land Department mô tả ứng dụng Dubai REST để đăng ký, gia hạn và hủy hợp đồng thuê, giải quyết và theo dõi tranh chấp thuê nhà, và thêm người ở cùng vào hợp đồng Ejari. Đây là tầng mà hoạt động cho thuê nhà ở và thu tiền thuê làm việc hằng ngày.
ADREC liệt kê một danh mục cho thuê bao gồm đăng ký, gia hạn, sửa đổi và hủy hợp đồng thuê cũng như hợp đồng quản lý bất động sản, và một danh mục riêng về hội cư dân chủ sở hữu bao gồm đăng ký, ngân sách, hóa đơn và phí dịch vụ. Danh mục thứ hai là nơi các đơn vị quản lý cộng đồng nên xem xét đầu tiên.
Những cho phép, trình độ và đăng ký cụ thể mà mỗi tiểu vương quốc yêu cầu đối với công ty quản lý không được nêu trên các trang đó. Hãy hỏi cơ quan của tiểu vương quốc nơi tòa nhà tọa lạc xem dịch vụ của quý vị cần những cho phép nào trước khi nhận một ủy quyền.
Tiền là cấu trúc
Ngân hàng tiếp nhận một nhà quản lý bất động sản đang thẩm định cơ chế tiền khách hàng: tiền của ai đi vào, được giữ tách biệt thế nào, và phí của chính công ty được tách ra ra sao. Hãy vẽ một sơ đồ dòng tiền. Công ty thu gì, đứng tên ai, vào tài khoản nào, ai phê duyệt chi từ tài khoản đó, và dịch vụ bổ sung nào sẽ thay đổi các cho phép cần có. Chủ sở hữu, ban cộng đồng, kiểm toán viên và ngân hàng đều đánh giá công ty dựa trên sơ đồ đó.
Một pháp nhân trộn lẫn tiền của chủ sở hữu, các khoản đóng góp cộng đồng và tiền mặt vận hành của chính mình chính là điều ngân hàng và kiểm toán viên chất vấn. Vì lý do đó, nhiều tập đoàn tách vai trò cộng đồng khỏi hoạt động danh mục. Hãy chuẩn bị ma trận dịch vụ và thẩm quyền, mẫu hợp đồng quản lý, dòng tiền đặt cọc và tiền, kế hoạch lưu hồ sơ và các kiểm soát mua sắm bảo trì. Mục tiêu là một dòng chảy rõ ràng duy nhất từ khoản thanh toán của người thuê đến bản kê của chủ sở hữu, giống nhau trong hợp đồng, cấu trúc tài khoản và hồ sơ ngân hàng. Xem sự sẵn sàng của tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để biết hồ sơ đó được xây dựng thế nào.
Chi phí bị chi phối bởi con người, hệ thống và kiểm soát chứ không phải đăng ký: các nhà quản lý đủ trình độ, kế toán có thể vận hành sổ cái của chủ sở hữu và cộng đồng, người giám sát nhà thầu, hệ thống bất động sản, tài khoản tách biệt và bảo hiểm. Chi phí phụ thuộc vào lộ trình, và phí dịch vụ Velarozone được liệt kê chi tiết trong thư thỏa thuận dịch vụ (xem Velarozone hoạt động thế nào).
Cho thuê, môi giới và nhà nghỉ dưỡng
Ba hoạt động dễ bị nhầm với quản lý.
- Môi giới: tìm người thuê hoặc người mua để nhận hoa hồng. Gọi đó là quản lý không thay đổi bản chất của nó; xem môi giới bất động sản để biết các nhà môi giới được phê duyệt thế nào.
- Quản lý cộng đồng: vận hành các khu vực chung và các chức năng của hiệp hội chủ sở hữu, mà ADREC liệt kê là một hạng mục dịch vụ riêng.
- Cho thuê nhà nghỉ dưỡng hoặc lưu trú: một hoạt động khác với quản lý dài hạn. Hãy xác nhận với DET xem tại Dubai có cần cho phép riêng hay không trước khi bổ sung vào mô hình dài hạn.
Mỗi dịch vụ bổ sung mở rộng các cho phép cần có và thay đổi quy tắc về tiền. Dù quý vị đăng ký theo công ty mainland hay chọn pháp nhân free zone (xem free zone hay mainland), quy tắc của tiểu vương quốc nơi bất động sản tọa lạc vẫn áp dụng cho việc quản lý trực tiếp.
Những lỗi thường gặp
- Gọi hoạt động môi giới là quản lý bất động sản.
- Trộn tiền của chủ sở hữu với tiền mặt vận hành.
- Thực hiện chức năng cộng đồng khi chưa có vai trò cần thiết.
- Bổ sung nhà nghỉ dưỡng vào mô hình quản lý dài hạn mà không kiểm tra cho phép.
Sai lầm đắt giá là giữ khoản tiền mà ủy quyền hoặc cho phép không bao quát. Nó biến một doanh nghiệp đang hoạt động thành khoản nợ chỉ sau một đêm. Hãy so sánh các lộ trình theo việc mỗi lộ trình cho phép công ty thu và ký những gì, và theo chi phí định kỳ của các kiểm soát.
Nhân sự, thị thực và gia hạn
Công ty đi vào hoạt động khi chủ sở hữu có thể yên tâm giao một tòa nhà: các cho phép đã đủ, tài khoản khách hàng và hệ thống đã xây dựng, các nhân sự chủ chốt đã được tuyển, rồi mới đến ủy quyền đầu tiên. Giấy phép cư trú và bảo lãnh cho nhân viên thực hiện công việc theo sau. Các hạng mục định kỳ gồm gia hạn cho phép, chu kỳ báo cáo cho chủ sở hữu và cộng đồng, kiểm toán tiền khách hàng, kê khai thuế và gia hạn hợp đồng. Ngày đăng ký không chứng minh điều nào trong số đó đã sẵn sàng.
