Cách thiết lập một công ty nhập khẩu và phân phối thực phẩm ở UAE

Nhiều cơ quan liên quan đến một lô hàng thực phẩm. Hải quan thông quan hoặc giữ hàng. Cơ quan thực phẩm của emirate quyết định sản phẩm và cơ sở nhập khẩu có được chấp nhận hay không. Federal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security có tên gọi bao gồm hải quan và an ninh cảng, điều này cho thấy việc kiểm soát biên giới một phần nằm ở cấp liên bang, bên cạnh các cục hải quan của từng emirate.

Tại Dubai, điều đó có nghĩa là Dubai Customs lo thông quan và Dubai Municipality lo an toàn thực phẩm. Ở nơi khác, tên gọi các cơ quan khác nhau và đầu mối mà quý vị làm việc cũng thay đổi theo. Hãy chọn điểm hàng đến trước khi chọn cơ quan cấp phép, vì cảng và emirate đặt kho sẽ quyết định cơ quan nào xem xét hồ sơ của quý vị.

Dubai Municipality xử lý các giấy phép thực phẩm thông qua nền tảng FoodWatch, trên đó chỉ Person in Charge chính hoặc Technical Expert được liên kết với pháp nhân kinh doanh thực phẩm mới có thể nộp đơn. Dubai Central Laboratory của cơ quan này kiểm nghiệm các mẫu thực phẩm, vì vậy hãy chuẩn bị để sản phẩm vừa được lấy mẫu vừa được xem xét hồ sơ.

Pháp nhân chỉ là một vỏ bọc. Mỗi mặt hàng bạn nhập khẩu được đánh giá riêng: đó là gì, xuất xứ từ đâu, được dán nhãn ra sao và sẽ được bảo quản như thế nào. Một công ty có hoạt động kinh doanh hoàn toàn hợp lệ vẫn có thể không thông quan được dù chỉ một container nếu hàng hóa bên trong chưa được đăng ký, dán nhãn sai hoặc được lưu trữ sai nhóm nhiệt độ.

Vì vậy hãy bắt đầu bằng danh sách sản phẩm, không phải brochure giấy phép. Với mỗi dòng sản phẩm, hãy ghi lại:

Tại Dubai, giấy phép tạm thời của Municipality (Dubai Municipality) cho việc thay đổi nhãn hoặc bao bì yêu cầu phải có một pháp nhân đã đăng ký trên FoodWatch, một kho được cấp phép tại Dubai, mặt hàng đã được đăng ký trong FIRS và một bản đánh giá nhãn thực phẩm đã được phê duyệt. Hãy xác nhận các quy định hiện hành cho từng danh mục với cơ quan quản lý thực phẩm trước khi đặt hàng số lượng thương mại. Chúng tôi không nêu mức phí hay thời gian xử lý ở đây, vì cơ quan có thẩm quyền tự ấn định và điều chỉnh các nội dung này.

Có bốn mô hình thường xuyên xuất hiện: nhà nhập khẩu kiêm nhà phân phối bán buôn, chủ sở hữu thương hiệu chỉ định một nhà nhập khẩu tại UAE, nhà phân phối dịch vụ ăn uống (foodservice), và thương nhân tái xuất sử dụng hệ thống logistics của UAE. Các phương án kết hợp là phổ biến, và chúng làm phát sinh vấn đề ai là importer of record. Một pháp nhân có thể nhập khẩu cho thị trường nội địa trong khi pháp nhân khác chuyển hàng lưu kho ngoại quan để tái xuất, với bên chủ thương hiệu đứng phía trên cả hai.

Mỗi cách phân chia làm thay đổi bên nắm giữ các đăng ký, bên ký hợp đồng chuỗi lạnh và bên chủ trì việc thu hồi sản phẩm. Đừng mặc định xem đơn vị giao nhận vận tải là người nhập khẩu. Đơn vị giao nhận chỉ vận chuyển hàng hóa, còn công ty có tên trên tờ khai mới là bên chịu nghĩa vụ trước cơ quan có thẩm quyền.

Pháp nhân xuất trình hàng hóa nên là pháp nhân có các thỏa thuận về kho bãi và nghĩa vụ thu hồi sản phẩm. Công ty sở hữu thương hiệu hoặc chủ thể nước ngoài có thể nằm ở vị trí khác trong tập đoàn với một vai trò thực chất. Việc tách trách nhiệm nhập khẩu khỏi trách nhiệm về sản phẩm để tiết kiệm chi phí thành lập thường về sau dẫn đến các câu hỏi từ hải quan, lỗ hổng bảo hiểm và các thắc mắc từ ngân hàng. Chỉ nên so sánh thành lập công ty mainland với các lộ trình free zone sau khi vấn đề này đã được giải quyết, và hãy nhớ rằng giấy phép thương mại không bao giờ là sự cho phép để đưa hàng vào, lưu kho và bán thực phẩm.

Dubai Customs vận hành các dịch vụ khai báo điện tử, trong đó có một ứng dụng tên là iDeclare, và đăng tải một mục thông tin hải quan trên trang web của mình. Đại lý thông quan của quý vị thường sẽ khai báo qua các kênh này, nhưng người khai báo, người nhận hàng và người nhập khẩu đứng tên trên hồ sơ (importer of record) phải khớp với pháp nhân được cấp phép.

Tái xuất làm thay đổi bức tranh. Hàng tồn kho dành cho tái xuất có thể được để ở nơi khác, dưới các cơ chế kiểm soát khác với hàng bán nội địa. Hãy tách biệt hai luồng này trên giấy tờ ngay từ đơn hàng đầu tiên, với các lô riêng biệt, hồ sơ lưu kho riêng biệt và tuyên bố rõ pháp nhân nào sở hữu từng luồng. Hãy xác nhận thủ tục hải quan hiện hành đối với hàng quá cảnh và tái xuất với Dubai Customs, hoặc cơ quan hải quan của emirate mà quý vị sử dụng, trước khi cam kết với một mô hình.

Đối với danh mục có các dòng hàng lạnh hoặc đông lạnh, lưu kho là chi phí vận hành lớn nhất và cũng là điểm thất bại phổ biến nhất. Tại Dubai, phương tiện vận chuyển thực phẩm cần có giấy phép hằng năm cho biết phương tiện đó phù hợp với thực phẩm lạnh, đông lạnh hay khô, vì vậy hãy yêu cầu bất kỳ đơn vị vận tải nào xuất trình giấy phép này. Hãy yêu cầu bất kỳ nhà kho nào cung cấp bằng chứng về việc giám sát nhiệt độ và về sự phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền đối với nhóm sản phẩm mà quý vị dự định lưu trữ tại đó.

Khả năng truy xuất nguồn gốc cần vận hành được ở cấp độ từng lô. Nếu nhà cung cấp thu hồi một lô hàng, quý vị phải có khả năng cho biết khách hàng nào đã nhận những thùng nào, và phải nói được điều đó một cách nhanh chóng. Hãy chỉ định một người phụ trách quy trình này và kiểm tra thử trước khi chuyến hàng đầu tiên cập bến. Cũng người này nên phụ trách tính chính xác của nhãn và chứng nhận, vì một sai sót ở đó sẽ làm đình trệ mọi container về sau.

Việc tuyển dụng là một phần của chi phí. Một nhà nhập khẩu thực phẩm cần có bộ phận mua hàng, chất lượng và giám sát kho, và những người đảm nhiệm các vị trí đó cần có thị thực cư trú, vốn phát sinh từ giấy phép thương mại và establishment card.

Ngân hàng hoặc nhà cung cấp lớn thực chất đang bảo chứng cho chuỗi lưu giữ hàng hóa. Họ muốn thấy rằng phía sau mỗi hóa đơn là các sản phẩm đã đăng ký, các chứng nhận còn hiệu lực và điều kiện lưu trữ phù hợp. Hãy chuẩn bị những nội dung sau trước khi quá trình tiếp nhận bắt đầu:

Điều giúp giảm bớt câu hỏi là sự nhất quán. Cùng một bộ sản phẩm, nhà cung cấp, nhóm nhiệt độ và khách hàng phải xuất hiện trong các hợp đồng, mô hình tài chính và hồ sơ ngân hàng. Công việc của chúng tôi về mức độ sẵn sàng mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bắt đầu chính từ sự khớp nối đó. Nó rút ngắn quá trình thẩm định. Nó không bảo đảm việc mở tài khoản, điều kiện tín dụng hay một sự chấp thuận.

Điều cuối cùng gây tốn kém nhất. Một lộ trình tiết kiệm chi phí thành lập nhưng để ngỏ những hạng mục đó sẽ phải trả giá bằng phí lưu container, hàng bị tiêu hủy và mất các vị trí niêm yết. Về chi phí, giấy phép chỉ là một khoản nhỏ so với các khoản đăng ký và lưu kho, và số tiền quý vị phải trả phụ thuộc vào lộ trình được chọn. Phí dịch vụ Velarozone được liệt kê chi tiết trong thư thỏa thuận dịch vụ, và cách Velarozone vận hành giải thích trình tự thực hiện.