คู่มือ
วิธีการจัดตั้งบริษัทบริหารจัดการทรัพย์สินและชุมชน
คำตอบสั้นๆ
การบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ถูกกำหนดในระดับเอมิเรตส์ ในดูไบ Dubai Land Department ดูแลการจดทะเบียนสัญญาเช่า และ Dubai Department of Economy and Tourism (DET) กำหนดกิจกรรมตามใบอนุญาตการค้า ในอาบูดาบี Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) ระบุสัญญาให้เช่าและสัญญาบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์ รวมถึงบริการของสมาคมเจ้าของ การอนุญาตที่ต้องมีขึ้นอยู่กับสิ่งที่บริษัทจะทำให้เจ้าของ ได้แก่ การให้เช่า การเก็บค่าเช่า การบำรุงรักษา หน้าที่ด้านชุมชน หรือการให้เช่าบ้านพักตากอากาศ สิ่งที่กำหนดเส้นทางบ่อยที่สุดคือบริษัทจะถือเงินของใคร เพราะค่าเช่า เงินมัดจำ และค่าบริการแต่ละอย่างมีประเด็นเรื่องการจัดการและการแยกเงินของตนเอง
อำนาจที่ได้รับมอบหมายกำหนดธุรกิจ
ผู้จัดการทำหน้าที่ภายใต้อำนาจของเจ้าของหรือชุมชน สิ่งที่บริษัทเก็บ จ่าย และลงนามได้มาจากการมอบหมายนั้นและการอนุญาตที่อยู่เบื้องหลัง ไม่ได้มาจากการจดทะเบียน บริษัทที่มีกิจกรรมฟังดูเหมือนการบริหารจัดการอาจยังออกใบแจ้งหนี้ให้ผู้เช่า ถือเงินมัดจำ หรือปฏิบัติหน้าที่ด้านชุมชนไม่ได้
คำถามที่เป็นประโยชน์คือสัญญาบริหารจัดการจะให้อำนาจบริษัททำอะไรกับทรัพย์สินและเงินของผู้อื่น ให้เขียนสิ่งนั้นไว้ก่อนเลือกนิติบุคคล การเรียกบริการว่าการประสานงานสิ่งอำนวยความสะดวกหรือการบริหารสินทรัพย์ไม่ได้ทำให้บริการนั้นอยู่นอกระบบการบริหารจัดการ หากบริษัทเก็บค่าเช่าหรือใช้อำนาจด้านชุมชน
สิ่งที่หน่วยงานด้านอสังหาริมทรัพย์เปิดเผย
เว็บไซต์ของ Dubai Land Department อธิบายแอป Dubai REST สำหรับการจดทะเบียน การต่ออายุ และการยกเลิกสัญญาเช่า การระงับและติดตามข้อพิพาทเรื่องการเช่า และการเพิ่มผู้อยู่อาศัยร่วมในสัญญา Ejari นี่คือระดับที่ธุรกิจให้เช่าที่อยู่อาศัยและเก็บค่าเช่าทำงานทุกวัน
ADREC ระบุหมวดหมู่การเช่าซึ่งครอบคลุมการจดทะเบียน การต่ออายุ การแก้ไข และการยกเลิกสัญญาเช่า รวมถึงสัญญาบริหารจัดการทรัพย์สิน และมีหมวดหมู่สมาคมเจ้าของแยกต่างหาก ซึ่งครอบคลุมการจดทะเบียน งบประมาณ ใบแจ้งหนี้ และค่าบริการ หมวดหลังนี้คือจุดแรกที่ผู้จัดการชุมชนควรพิจารณา
การอนุญาต คุณสมบัติ และการจดทะเบียนเฉพาะที่แต่ละเอมิเรตส์เรียกร้องจากบริษัทบริหารจัดการไม่ได้ระบุไว้ในหน้าเหล่านั้น ก่อนรับมอบหมายใดๆ ให้สอบถามหน่วยงานของเอมิเรตส์ที่อาคารตั้งอยู่ว่าบริการของท่านต้องมีการอนุญาตใดบ้าง
เงินคือโครงสร้าง
ธนาคารที่รับบริษัทบริหารอสังหาริมทรัพย์เป็นลูกค้าจะประเมินการจัดการเงินลูกค้า ได้แก่ เงินของใครที่เข้ามา แยกเก็บอย่างไร และแยกค่าธรรมเนียมของบริษัทเองอย่างไร ให้วาดแผนที่เงิน บริษัทเก็บอะไร ในนามของใคร เข้าบัญชีใด ใครอนุมัติการใช้จ่ายจากบัญชีนั้น และบริการเสริมใดจะเปลี่ยนการอนุญาตที่ต้องมี เจ้าของ คณะกรรมการชุมชน ผู้สอบบัญชี และธนาคารต่างตัดสินบริษัทจากแผนที่นั้น
นิติบุคคลเดียวที่ปะปนเงินของเจ้าของ เงินเรียกเก็บของชุมชน และเงินสดดำเนินงานของตนเอง คือสิ่งที่ธนาคารและผู้สอบบัญชีซักถามโดยตรง ด้วยเหตุนี้หลายกลุ่มจึงแยกบทบาทด้านชุมชนออกจากธุรกิจพอร์ตโฟลิโอ ให้เตรียมตารางบริการและอำนาจ แบบสัญญาบริหารจัดการ การไหลของเงินมัดจำและเงินอื่น แผนการเก็บบันทึก และการควบคุมการจัดซื้อเพื่อการบำรุงรักษา เป้าหมายคือการไหลของเงินที่อ่านง่ายเพียงสายเดียวจากการชำระของผู้เช่าถึงใบแจ้งยอดของเจ้าของ ซึ่งตรงกันในสัญญา โครงสร้างบัญชี และคำขอต่อธนาคาร ดูความพร้อมบัญชีธนาคารนิติบุคคลเพื่อทราบว่าแฟ้มนั้นจัดทำอย่างไร
ต้นทุนถูกกำหนดด้วยบุคลากร ระบบ และการควบคุม ไม่ใช่การจดทะเบียน ได้แก่ ผู้จัดการที่มีคุณสมบัติ นักบัญชีที่ดูแลบัญชีของเจ้าของและชุมชนได้ ผู้ควบคุมงานผู้รับเหมา ระบบอสังหาริมทรัพย์ บัญชีที่แยกต่างหาก และประกันภัย ต้นทุนขึ้นอยู่กับเส้นทาง และค่าบริการ Velarozone ระบุเป็นรายการในหนังสือข้อตกลงการให้บริการ (ดูVelarozone ทำงานอย่างไร)
การให้เช่า การเป็นนายหน้า และบ้านพักตากอากาศ
มีสามกิจกรรมที่สับสนกับการบริหารจัดการได้ง่าย
- การเป็นนายหน้า: การหาผู้เช่าหรือผู้ซื้อเพื่อรับค่าคอมมิชชัน การเรียกว่าการบริหารจัดการไม่ได้เปลี่ยนสิ่งที่เป็น ดูนายหน้าอสังหาริมทรัพย์เพื่อทราบว่านายหน้าได้รับการอนุมัติอย่างไร
- การบริหารจัดการชุมชน: การดูแลพื้นที่ส่วนกลางและหน้าที่ของสมาคมเจ้าของ ซึ่ง ADREC ระบุเป็นหมวดบริการของตนเอง
- การให้เช่าบ้านพักตากอากาศหรือธุรกิจโรงแรม: กิจกรรมที่ต่างจากการบริหารจัดการระยะยาว ให้ยืนยันกับ DET ว่าในดูไบต้องมีการอนุญาตเฉพาะหรือไม่ ก่อนเพิ่มเข้าในรูปแบบระยะยาว
บริการเสริมแต่ละอย่างขยายการอนุญาตที่ต้องมีและเปลี่ยนกฎเรื่องเงิน ไม่ว่าท่านจะจดทะเบียนเป็นบริษัทเมนแลนด์ (mainland)หรือเลือกนิติบุคคลในฟรีโซน (free zone) (ดูฟรีโซนหรือเมนแลนด์) กฎของเอมิเรตส์ที่ทรัพย์สินตั้งอยู่ก็ใช้กับการบริหารจัดการภาคปฏิบัติ
ข้อผิดพลาดที่พบได้ทั่วไป
- การเรียกการเป็นนายหน้าว่าการบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์
- การปะปนเงินของเจ้าของกับเงินสดดำเนินงาน
- การปฏิบัติหน้าที่ด้านชุมชนโดยไม่มีบทบาทที่จำเป็น
- การเพิ่มบ้านพักตากอากาศในรูปแบบการบริหารจัดการระยะยาวโดยไม่ตรวจสอบการอนุญาต
ความผิดพลาดที่มีราคาแพงคือการถือเงินที่การมอบหมายหรือการอนุญาตไม่ครอบคลุม มันเปลี่ยนธุรกิจที่ดำเนินงานอยู่ให้เป็นภาระภายในชั่วข้ามคืน ให้เปรียบเทียบเส้นทางตามสิ่งที่แต่ละเส้นทางให้บริษัทเก็บและลงนามได้ และตามต้นทุนประจำของการควบคุม
การจัดหาพนักงาน วีซ่า และการต่ออายุ
บริษัทพร้อมดำเนินงานเมื่อเจ้าของสามารถมอบอาคารให้ได้อย่างปลอดภัย คือมีการอนุญาตครบ สร้างบัญชีลูกค้าและระบบแล้ว จ้างบุคลากรหลักแล้ว จากนั้นจึงรับการมอบหมายแรก ใบอนุญาตพำนักและการสนับสนุนวีซ่าสำหรับพนักงานที่ทำงานจะตามมา รายการที่เกิดซ้ำได้แก่ การต่ออายุการอนุญาต รอบการรายงานต่อเจ้าของและชุมชน การตรวจสอบเงินลูกค้า การยื่นภาษี และการต่ออายุสัญญา วันที่จดทะเบียนไม่ได้พิสูจน์ความพร้อมเหล่านั้นเลย
