Poradnik
Spedytor vs. broker celny: zakładanie działalności w ZAE
Krótka odpowiedź
Organy celne rozstrzygają o granicznej części tej działalności; w Dubaju jest to Dubai Customs. Spedytor (freight forwarder) rezerwuje przewóz i może wystawiać dokumenty przewozowe. Agent celny (customs broker) składa zgłoszenia w imieniu innej osoby. Licencja handlowa z działalnością w zakresie frachtu sama w sobie nie obejmuje żadnego z tych uprawnień. Federal Tax Authority rejestruje także spółki zajmujące się odprawą celną na potrzeby VAT i Excise Tax (akcyzy). Najczęściej o drodze decyduje podpis: czy spółka podpisuje umowy przewozu jako agent czy jako principal oraz czy składa zgłoszenia na granicy we własnym imieniu.
Kto co decyduje
Pod jedną nazwą firmy kryją się dwa pytania. Pierwsze: czy spółka w ogóle może wykonywać usługi spedycyjne. To pytanie o działalność gospodarczą, rozstrzygane na etapie licencjonowania. Drugie: czy może działać na granicy. Odpowiedź należy do organów celnych.
Dubai Customs wymaga od przedsiębiorstwa rejestracji w tym urzędzie, zanim będzie mogło prowadzić działalność: usługa Request Business Registration wymaga kopii licencji handlowej oraz kopii paszportu i Emirates ID osoby upoważnionej, a jako czas realizacji podaje 1 dzień roboczy. Portal wymienia również usługę Request Representative Card, usługę Request No Objection for Customs Broker oraz aplikację iDeclare. Przed podpisaniem umowy najmu lub zatrudnieniem pracowników należy potwierdzić aktualne warunki dla zgłaszających lub agentów celnych w instytucji właściwej dla danego portu lub lotniska. Nie ustala ich organ wydający licencję.
ICP działa na szczeblu federalnym, a jego strona zawiera sekcję UAE Customs. Dla spedytora wniosek jest prosty: licencja free-zone lub mainland nie zmienia tego, przed kim odpowiada się, gdy ładunek dociera na miejsce.
W przypadku transportu morskiego i drogowego Ministry of Energy and Infrastructure wymienia platformę usług morskich oraz kategorię transportu lądowego. Jeżeli będą Państwo obsługiwać statki lub ciężarówki, a nie je jedynie organizować, należy zapytać ministerstwo, czy w przypadku Państwa rodzaju transportu obowiązuje odrębna rejestracja.
Agent czy zleceniodawca (principal): wybór, który decyduje o Państwa ryzyku
Spedytor działający jako agent rezerwuje miejsce u przewoźnika w imieniu klienta, a ryzyko związane z ładunkiem ponosi przewoźnik. Spedytor działający jako zleceniodawca (principal) wystawia własny dokument przewozowy house. W oczach klienta staje się przewoźnikiem umownym, nawet jeśli towar przewozi kto inny. Gdy kontener zaginie lub się opóźni, klient zwraca się do spedytora.
Ta zmiana wpływa jednocześnie na cztery kwestie: wymagany zakres ubezpieczenia odpowiedzialności, warunki, które można bezpiecznie podpisać, sposób, w jaki bank odczytuje Państwa wpływy, oraz sposób, w jaki ubezpieczyciel wycenia Państwa ryzyko. Wielu założycieli stopniowo przechodzi do działalności w roli principal, ponieważ klienci oczekują jednej ceny „od drzwi do drzwi”. Jeśli taki jest plan, proszę podjąć tę decyzję świadomie i najpierw wykupić ubezpieczenie.
Agent celny ma inny rodzaj ekspozycji. Podpisuje zgłoszenia, w których podaje wartość, pochodzenie i klasyfikację towaru, więc błędne zgłoszenie jest problemem agenta, a nie tylko importera. Proszę zapisać, kto dostarcza fakturę handlową, kto sprawdza klasyfikację i kto ponosi skutki korekty cła dokonanej po fakcie.
Dostęp celny, personel i gwarancje
Spółka, która składa zgłoszenie, potrzebuje osób zdolnych to zrobić. Dubai Customs przy rejestracji działalności pobiera paszport i Emirates ID osoby upoważnionej oraz wymienia usługę Request Representative Card, dlatego należy zapytać, które osoby muszą zostać wskazane lub posiadać kwalifikacje oraz czy rejestracja dotyczy spółki, czy tych osób. Zaplanowanie zatrudnienia i formalności związanych z pobytem powinno uwzględniać odpowiedź, ponieważ od niej zależy data Państwa pierwszego zgłoszenia.
Gwarancje idą za należnościami. Kto wykłada cło za klientów, ponosi lukę finansową między zapłatą cła a zwrotem środków. W przypadku VAT od towarów odprawianych dla niezarejestrowanych importerów Federal Tax Authority rejestruje spółki odprawowe (TINCO dla VAT, TINCE dla Excise Tax) i wymaga gwarancji finansowej banku lub instytucji finansowej ze ZEA w kwocie ustalanej na etapie wstępnego zatwierdzenia. Gwarancja VAT musi być ważna 12 miesięcy, automatycznie odnawialna i wskazywać, że służy do odprawy VAT w imieniu niezarejestrowanych importerów. Należy zapytać Dubai Customs lub organ celny właściwy dla danego portu, jaka gwarancja dotyczy cła w przyjętym modelu. Nie należy polegać na kwocie podanej przez doradcę lub konkurenta.
Rozsądna struktura rozdziela poszczególne elementy:
- Funkcja spedycyjna obejmuje umowy przewozu i ubezpieczenie odpowiedzialności.
- Funkcja agencji celnej obejmuje dane dostępowe, personel składający zgłoszenia i dokumentację zgłoszeń, w ramach tego samego podmiotu z wyraźnymi mechanizmami kontroli albo w spółce siostrzanej.
- Magazynowanie, jeśli występuje, powinno mieć miejsce tam, gdzie można wykazać własne zezwolenia i ubezpieczenie.
Podział na kilka podmiotów zwiększa nakład pracy księgowej. Połączenie ich koncentruje ryzyko. Każdy podpis powinna składać spółka, za którą stoją dostęp, ludzie i ubezpieczenie. Jeśli dodają Państwo magazynowanie, proszę zapoznać się z przewodnikami dotyczącymi spółki 3PL i realizacji zamówień (fulfilment) oraz logistyki magazynów celnych i reeksportu.
Jak przepływają pieniądze i na co zwraca uwagę bank
Rachunek spedytora-agenta celnego obsługuje środki, które nie należą do niego: cła zapłacone za importerów, fracht pobrany przed zapłatą przewoźnikowi oraz wydatki poniesione w imieniu i na rzecz klienta na rzecz portów i przewoźników drogowych. Bank będzie oczekiwał wyjaśnienia tego przepływu przed otwarciem rachunku.
Proszę przygotować jednostronicowy opis typowej przesyłki, od oferty cenowej do faktury końcowej. Należy wskazać, kto płaci cło, kto płaci przewoźnikowi, kiedy klient płaci Państwu i jakie środki Państwo przez ten czas przetrzymują. Do opisu proszę dołączyć przykładowe umowy z przewoźnikami, wzór umowy z klientem oraz zestawienie ubezpieczenia odpowiedzialności i ubezpieczenia ładunku. Proszę podać osoby, które będą posiadać dane dostępowe.
Typowy problem to niespójność. Umowa z klientem mówi, że spółka jest agentem, faktury pokazują jedną stawkę całościową, a ruch na rachunku wygląda jak ruch podmiotu działającego jako principal. Każdą z tych kwestii można naprawić. Trzy różne opisy budzą pytania. Sposób przygotowania takiej dokumentacji opisuje temat gotowość do otwarcia firmowego rachunku bankowego. Uporządkowana dokumentacja nie gwarantuje otwarcia rachunku.
Co najczęściej idzie nie tak
- Nazywanie agencji celnej spedycją. Spółka posiadająca licencję na organizowanie przewozu towarów informuje klientów, że może odprawić ich towary, choć nie ma własnego dostępu jako zgłaszający.
- Dokumenty jak principal, ubezpieczenie jak agent. Spółka wystawia dokumenty house, podczas gdy jej ubezpieczenie i warunki zakładają, że wyłącznie organizuje przewóz.
- Cicha zależność od innego agenta celnego. Odprawa jest zlecana na zewnątrz, ale klient nie jest o tym informowany. Gdy zgłoszenie jest błędne, klient dowiaduje się, kto faktycznie je podpisał, dopiero gdy zaczyna się spór.
- Domyślne przyjmowanie ładunków podlegających kontroli. Towary niebezpieczne lub wrażliwe na temperaturę trafiają do firmy, która nie ma dla nich procedur. W zakresie ładunków w kontrolowanej temperaturze proszę zobaczyć przewodnik dotyczący logistyki łańcucha chłodniczego i farmaceutycznej.
- Koszt utożsamiany z opłatą za licencję. Wyłożone cła, finansowanie gwarancji i ubezpieczenie odpowiedzialności zwykle przewyższają koszt licencji.
Gdzie licencja spotyka się z działalnością operacyjną
Wybór między spółką mainland a licencją free-zone ma tu mniejsze znaczenie niż to, gdzie znajdują się Państwa klienci i ładunek. Adres w free zone obok lotniska lub portu może odpowiadać głównie przesyłkom tranzytowym. Spedytor obsługujący krajowych importerów musi zastanowić się, gdzie jego pracownicy odprawiają towary i gdzie klienci oczekują spotkania z nim.
Obsada kadrowa wynika z posiadanych uprawnień: osoby składające zgłoszenia, operacje, reklamacje i finanse. Odnowienia przebiegają według czterech odrębnych cykli: licencja, rejestracja celna, ewentualna gwarancja i cykl ubezpieczeniowy. Wszystkie cztery terminy proszę umieścić w jednym kalendarzu. Koszt zależy od trasy i ładunku, a opłata za usługi Velarozone jest wyszczególniona w umowie o świadczenie usług, zgodnie z opisem w jak działa Velarozone.
