Hoe je een Erkende E-Factureringsserviceprovider Kiest

Het Ministry of Finance beheert twee gerelateerde pagina's: geaccrediteerde eFacturering Service Providers, en vooraf goedgekeurde providers die nog een definitieve beoordeling doorlopen. Op het moment van schrijven telt de geaccrediteerde lijst 45 providers, met nog eens 7 vooraf goedgekeurde providers. Beide lijsten worden bijgewerkt naarmate providers hun accreditatie voltooien.

Het onderscheid is commercieel van belang. Een vooraf goedgekeurde aanbieder heeft voldaan aan de initiële vereisten voor voorafgaande goedkeuring en bevindt zich in de laatste fase van de productiebeoordeling. Volledige accreditatie volgt pas nadat aan de overige technische vereisten is voldaan en het Ministry de definitieve goedkeuring geeft. Tekenen bij een vooraf goedgekeurde aanbieder is een gok op een datum, dus koppel aan die gok een terugvaloptie.

Ministerial Decision No. 64 of 2025 bepaalt de geschiktheidscriteria en de accreditatieprocedure voor serviceproviders onder het Electronic Invoicing System. Ministerial Decision No. 56 of 2026 heeft later bepaalde bepalingen ervan gewijzigd, dus lees de twee in samenhang. Accreditatie is daarom een ondergrens: elke naam op de lijst heeft het Ministry tevredengesteld op de criteria die het besluit noemt, en geen enkele naam op de lijst is door het Ministry als beter beoordeeld dan een andere.

Deze website rangschikt aanbieders niet, en het Ministry doet dat evenmin. Wat volgt is een reeks vragen, geen aanbeveling. De antwoorden zullen verschillen voor een adviesbureau van vijftien personen dat veertig cliënten per maand factureert en voor een distributeur die vierduizend regels per dag uitgeeft. Stuur dezelfde vragen schriftelijk aan elke aanbieder, zodat de antwoorden regel voor regel kunnen worden vergeleken, en vraag vervolgens de adviseurs van Velarozone de antwoorden te toetsen aan uw boekhoudkundige inrichting.

De VAE heeft zijn systeem gebouwd op OpenPeppol, en de richtlijnen van het Ministerie beschrijven het in hoeken: de leverancier is hoek een, de Accredited Service Provider van de leverancier is hoek twee, de provider van de ontvanger is hoek drie, de ontvanger is hoek vier, en de Federale Belastingdienst is hoek vijf.

Hieruit volgen twee consequenties. Ten eerste kiezen uw tegenpartijen hun eigen aanbieders, en is interoperabiliteit een eigenschap van het netwerk en niet van een willekeurig paar leveranciers, dus dat een aanbieder populair is onder uw klanten is op zichzelf geen technisch argument. Ten tweede bereiken belastinggegevens de Authority via hoek vijf, welke aanbieder u ook kiest, wat betekent dat ook de rapportage geen onderscheidend punt is.

Wat overblijft om op te onderscheiden is het deel tussen uw boekhoudsysteem en hoek twee. Dat is waar het werk is, en het is het deel dat een demonstratie meestal overslaat.

Het kiezen van een provider en het aanstellen van een zijn verschillende gebeurtenissen, en de richtlijnen van het ministerie scheiden deze duidelijk. U stemt de commerciële voorwaarden rechtstreeks met de provider af, en u start de onboarding via EmaraTax, waar de rol van de Federale Belastingautoriteit is om personen en overheidsinstanties in staat te stellen om te onboarden met dienstverleners.

De volgorde is van belang, omdat de EmaraTax-stap blootlegt wat in uw registratiegegevens verouderd is. De richtlijnen zijn expliciet dat bedrijfsgegevens in EmaraTax (handelslicentie, adres, contactgegevens) als actueel moeten worden geverifieerd vóór onboarding bij een provider, en dat is een taak met een eigen doorlooptijd als er iets is gewijzigd en nooit is bijgewerkt.

Het aanstellen van een aanbieder verplaatst de onderliggende plicht niet. De richtlijnen van het Ministerie stellen dat de verantwoordelijkheid voor het uitgeven van een elektronische factuur bij de leverancier blijft, ook wanneer een agent deze namens hem uitbrengt, en evenzo wanneer een e-commerceplatform dit doet. Een aanbieder is infrastructuur, geen delegaat.

Eén registratiedetail verrast bedrijven die nog nooit met de Federal Tax Authority te maken hebben gehad. Een persoon die binnen de reikwijdte van elektronische facturering valt maar zich voor geen enkel belastingtype hoeft te registreren, moet zich toch bij de Authority registreren om een Tax Identification Number te verkrijgen. De richtlijnen vermelden dat dit nummer bestaat uit de eerste tien cijfers van een belastingregistratienummer, indien dat is uitgegeven, ook voor een lid van een belastinggroep, wiens identificatienummer zijn eigen nummer is en niet dat van de groep.

Ten slotte moeten wijzigingen in uw omstandigheden de aanbieder bereiken. Een nieuw adres, een licentie wijziging, een gewijzigde activiteit: geen van deze verspreidt zich automatisch, en elk van hen verschijnt op de facturen die u uitgeeft.