Comment ouvrir et gérer une entreprise hôtelière ou d'appartements avec services aux Émirats

Le DET décide si un bien situé à Dubaï peut se présenter comme un hôtel, un appartement-hôtel ou un établissement similaire, au moyen d'un classement qui s'ajoute à la trade licence ordinaire. À Abou Dhabi, le DCT Abu Dhabi applique le régime équivalent par ses propres systèmes de licence et de classement. Aucun des deux régulateurs ne délivre de licence pour le bâtiment ou pour le propriétaire en pleine propriété ; il la délivre à celui qui exploite l'établissement, de sorte qu'un hôtel détenu de manière indépendante, un hôtel sous contrat de gestion et un hôtel sous enseigne de franchise peuvent chacun nécessiter une démarche différente sur le même site.

Le critère déterminant est la manière dont les unités sont louées, non leur appellation. Un bien loué à la nuitée avec un service de type hôtelier relève de la compétence du régulateur du tourisme ; un bien loué selon les conditions d'un bail ordinaire, même commercialisé comme « appartement avec services », relève plus souvent du régime des holiday homes. Cette frontière est traitée dans la gestion d'un holiday home ou d'une location de courte durée aux UAE, et se tromper dès le départ est une erreur fréquente et coûteuse.

Abou Dhabi applique son régime hôtelier au moyen de deux systèmes en ligne liés : un Tourism Licensing System qui délivre la licence d'exploitation, et un E-Classification System qui évalue un établissement au regard de critères obligatoires, de notation et de scoring avant de le placer dans une catégorie. Un hôtel classé effectue également ses déclarations via le système Hotel Revenue & Tourism Statistics du DCT, et toute exposition, conférence ou réunion organisée sur place requiert son propre permis par le biais du Events Licensing System du DCT, un point que les hôtels disposant de salles de réunion négligent souvent.

À Dubaï, le classement passe par le DET comme une étape distincte de la trade licence. À Abou Dhabi, le DCT recense deux agréments hôteliers parmi ses services sur TAMM, le système des services gouvernementaux d'Abou Dhabi : l'Initial Approval to Construct or Convert a Building Into a Hotel Establishment et l'Approval for Hotel Engineering Plans. Tous deux précèdent l'inspection de classement ; il ne faut donc ni acheter ni aménager un site au préalable. Les pages de services du DET n'étaient pas accessibles pour vérification ; la liste des documents et les frais applicables à Dubaï doivent donc être confirmés auprès du DET avant tout dépôt.

Le classement ne remplace pas les agréments relatifs au bâtiment et aux locaux qui relèvent de la municipalité. Dubai Municipality supervise le bâtiment lui-même, suit l'état des projets et des demandes séparément de la licence touristique, et contrôle les activités de restauration et celles ouvertes au public selon ses propres normes. Dans la Dubai Technology and Media Free Zone, un point de vente que le propriétaire de l'hôtel détient et exploite n'a pas besoin d'une licence free zone distincte si le classement l'exige, mais chaque point de vente nécessite toujours les agréments de Dubai Municipality et d'autres autorités. Un hôtel qui sert des repas ou exploite une piscine ou un spa suit deux voies : le classement de l'établissement, et la validation municipale des locaux et des services qui s'y trouvent.

Lorsque la restauration est confiée à un spécialiste, le contrat doit définir le périmètre, les normes et la responsabilité aussi clairement que pour une société de traiteur, de banquets ou de restauration collective sous contrat aux UAE, car la municipalité comme le régulateur du tourisme tiennent l'hôtel pour responsable de ses locaux. Le service d'alcool constitue une autorisation distincte, délivrée selon sa propre voie ; voir détenir une licence d'alcool pour un restaurant ou un hôtel aux UAE.

Une activité d'hôtel ou d'appartements avec services encaisse des paiements, des acomptes et des remboursements de clients avant et après le séjour, et une banque qui instruit l'ouverture du compte veut savoir qui contrôle ce flux : le propriétaire, la société de gestion, ou une plateforme de réservation agissant pour le compte de l'exploitant. Attendez-vous à des questions sur la politique d'annulation, la part des réservations via les agences de voyage en ligne, la répartition par type de carte, les rétrofacturations (chargebacks) et la manière dont les acomptes sont conservés puis restitués.

Le même propriétaire, le même exploitant et le même nombre de chambres doivent apparaître de manière cohérente dans la demande de classification, le contrat de gestion ou de franchise et le formulaire d'ouverture de compte de la banque. Le travail de Velarozone sur la préparation du compte bancaire d'entreprise règle cette cohérence avant que la banque ne voie le dossier.

Les projets d'hôtels et de résidences de services séparent généralement quatre rôles que la seule constitution de la société ne résout pas : le propriétaire de l'immeuble, le promoteur, la marque concédée en franchise ou en gestion, et l'exploitant qui dirige l'établissement au quotidien. La classification et la licence sont rattachées à l'exploitant déclaré ; un changement de société de gestion, de marque ou de partenaire de franchise est donc un événement réglementaire, et pas seulement commercial.

Lorsque la détention est à plusieurs niveaux (une structure de holding, plusieurs investisseurs ou un contrat de franchise assorti de ses propres conditions d'agrément), la constitution gagne à appliquer la discipline utilisée dans les structures de détention réglementées et complexes aux UAE : nommer qui peut engager la société, qui approuve les exceptions et qui répond de l'établissement.

Chaque salarié a besoin d'un contrat et d'un permis de travail délivrés par le Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE), en plus des démarches de visa de résidence. Le site de MOHRE n'était pas accessible pour revérifier les catégories de permis en vigueur ; le nombre de parrainages et les exigences d'émiratisation doivent donc être confirmés auprès de MOHRE avant d'arrêter les effectifs.

La société d'exploitation s'enregistre à la VAT auprès de la Federal Tax Authority au taux normal dès que le chiffre d'affaires dépasse le seuil d'enregistrement, et dépose ses déclarations d'impôt sur les sociétés comme à l'ordinaire. Le classement, la trade licence et tout contrat de franchise ou de gestion ayant été accordés pour un propriétaire, un exploitant et un nombre de chambres déterminés, toute modification de l'un de ces éléments doit être notifiée au régulateur, et non reportée au cycle de renouvellement. Le coût se construit ici par strates plutôt qu'en un chiffre unique, et les honoraires de service Velarozone sont détaillés dans la lettre de mission ; voir comment fonctionne Velarozone.