Mettre en place une entreprise de gestion de maisons de vacances ou de locations à court terme

La plupart des guides sur cette activité commencent par la licence. En pratique, la société est la partie la plus simple. Une société immatriculée avec une activité de type location ne peut pas mettre en ligne une seule nuitée tant que l'agrément de l'opérateur et les enregistrements des unités n'existent pas, et une plateforme de réservation n'attendra pas qu'ils soient obtenus.

Commencez donc par inventorier les unités. Pour chaque appartement, notez qui en est propriétaire, si le propriétaire signera un mandat, ce que permettent le règlement de l'immeuble et l'association des copropriétaires, et dans quel émirat il se situe. Le nombre d'unités que vous pouvez exploiter légalement au lancement en dit plus sur l'activité que l'entité choisie. Un fondateur disposant de six unités éligibles et un autre en ayant soixante n'ont ni les mêmes besoins de trésorerie, ni les mêmes besoins en personnel, ni les mêmes échanges avec les banques.

Chaque émirat applique son propre régime. À Dubaï, il est administré par le DET et à Abou Dhabi par le DCT : un portefeuille réparti entre les deux suppose donc deux parcours d'approbation. À Dubaï, le règlement publié sur le portail de la législation prévoit trois étapes : une initial approval, puis la licence d'opérateur, puis un permis pour chaque unité. La licence est valable 1 an en standard (jusqu'à 4 ans si les frais de toute la durée sont réglés) et chaque permis 1 an, le renouvellement étant demandé avant l'expiration. Confirmez les exigences et les frais en vigueur auprès de l'autorité compétente avant de signer des mandats de propriétaires, car il lui appartient de les fixer et de les modifier.

Les deux modèles se ressemblent aux yeux d'un client hébergé, mais sont très différents pour un régulateur, un propriétaire et une banque.

Dans le cadre d'un contrat de gestion, le propriétaire reste le bailleur et la société perçoit des honoraires ou une part des revenus. C'est une activité de services. Son risque est réputationnel et contractuel : une unité endommagée, un versement tardif, un retrait d'annonce.

Dans le cadre d'un bail principal (master lease), la société prend l'appartement en location et le sous-loue à la nuitée. Elle supporte le loyer, que les nuitées se vendent ou non. C'est une activité d'occupation, et le bail lui-même est un enregistrement officiel. Le Dubai Land Department publie le service d'enregistrement des baux (Ejari) pour enregistrer et renouveler les contrats de location à Dubaï. L'Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) mentionne parmi ses services l'enregistrement, le renouvellement, la modification et la résiliation des contrats de bail et de gestion immobilière. Aucune de ces pages ne décrit les règles applicables aux holiday homes ; considérez-les donc comme les registres où est conservée la trace des contrats, et demandez à l'autorité du tourisme comment elle souhaite que le bail et le consentement du propriétaire soient justifiés.

Les groupes qui exploitent les deux modèles les logent souvent dans des entités distinctes. Les prêteurs, les propriétaires et l'autorité du tourisme n'apprécient pas le risque de la même manière, et une perte sur un bail principal ne doit pas se trouver à côté de l'argent des propriétaires.

Qualifier l'activité de gestion immobilière et de copropriété ne la fait pas sortir du régime de l'hôtellerie si des clients séjournent à la nuitée. Cette licence convient aux charges de service et à la gestion des locataires, pas à l'hébergement de clients.

Une banque considère un opérateur de courts séjours comme un commerçant du secteur de l'hôtellerie qui manipule l'argent d'autrui. En un seul mois, le même compte peut enregistrer des encaissements par carte, des rétrofacturations, des cautions remboursables, des versements aux propriétaires, des frais de ménage et des taxes touristiques perçues pour le compte d'une autorité.

Décidez à l'avance qui est le commerçant désigné (merchant of record), car cette entité supporte les rétrofacturations et détient la relation de paiement avec la plateforme. Décidez aussi où sont conservées les cautions et les sommes dues au titre du tourisme jusqu'à leur reversement, et comment un relevé propriétaire se rattache à une réservation.

Le dossier utile à l'étape de préparation à l'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise est une réservation unique retracée de bout en bout : réservation sur la plateforme, paiement du client hébergé, montant dû au titre du tourisme, relevé propriétaire. Si les contrats racontent la même histoire, l'intégration est plus facile. La décision reste celle de la banque, et rien de tout cela ne garantit l'ouverture d'un compte ni la mise en ligne d'une annonce sur une plateforme.

La société en contact avec les voyageurs doit détenir la licence d'opérateur, les permis des unités et l'assurance qu'implique le séjour. À Dubaï, le règlement exige une police souscrite auprès d'un assureur agréé dans l'émirat, valable pendant toute la durée de la licence et couvrant les dommages que peuvent subir les voyageurs. Une branche technologique ou une structure détenant les biens des propriétaires peut exister à côté, mais seulement avec un rôle réel.

Quelqu'un doit être responsable de l'identification des clients hébergés et des déclarations, quelqu'un de la qualité du ménage, et quelqu'un du reporting aux propriétaires. Dans une petite structure, ce sont souvent les deux mêmes personnes, c'est pourquoi la capacité en matière de visas et d'establishment card doit être planifiée en fonction du nombre d'unités, et non après lui. Confirmez auprès de l'autorité du tourisme si elle exige un gérant désigné ou un contact local pour l'autorisation.

Une constitution à distance ne rend pas l'exploitation à distance. Les unités sont inspectées, le linge est déplacé et les clés changent de mains en personne.

L'erreur coûteuse consiste à exploiter une unité dont l'autorisation, le consentement ou la situation au regard de l'immeuble ne sont pas réglés. Les revenus sont modestes, l'exposition ne l'est pas.

Le coût dépend ici du parcours et surtout du nombre d'unités, car les autorisations, l'ameublement, les systèmes et les renouvellements évoluent avec le portefeuille. Les frais sont fixés par l'autorité du tourisme et évoluent ; vérifiez-les donc de nouveau juste avant le dépôt. Les honoraires de service Velarozone sont détaillés dans la lettre de mission, et fonctionnement de Velarozone explique le déroulement. Pour l'entité elle-même, comparez les parcours mainland et free-zone seulement une fois l'inventaire des unités et le modèle contractuel arrêtés.