Einrichtung eines UAE eInvoicing-Technologiedienstleisters oder ASP

Der Austausch funktioniert nach einem Vier-Ecken-Modell: Ecke 1 ist der Lieferant, der die Rechnung ausstellt, Ecke 4 ist der Kunde, der sie empfängt, und beide tauschen strukturierte Rechnungsdaten über akkreditierte Vermittler aus, statt ein PDF per E-Mail zu versenden. Ecke 5 meldet dieselben Daten zu steuerlichen Zwecken an die Federal Tax Authority, und diese Meldeecke ging bereits vor dem Pilotprojekt live, das am 1. Juli 2026 begann.

Ein Unternehmen kann sich nicht einfach selbst zu einem Teil dieser Kette erklären. Ein ASP wird vom Ministry of Finance akkreditiert, und ein Mandant wählt seinen ASP, indem er eine kommerzielle Vereinbarung abschließt und den ASP über das System EmaraTax der Federal Tax Authority auswählt. Bereitet das Produkt eines Unternehmens Rechnungsdaten nur vor oder stellt sie nur dar, ohne sie über den Austausch zu übertragen, handelt es nicht als Corner 1, 4 oder 5, und eine Akkreditierung dürfte nicht in Betracht kommen; das ist jedoch eine Frage dessen, was die Software tatsächlich tut, nicht dessen, wie die Handelslizenz sie bezeichnet.

Drei ministerielle Entscheidungen tragen hier das rechtliche Gewicht. No. 243 of 2025 führte das eInvoicing-System ein; No. 244 of 2025 legte dessen Umsetzungsverfahren fest; No. 64 of 2025 regelt, wer Accredited Service Provider werden kann und wie. Die Federal Tax Authority definiert eInvoicing eng: strukturierte Rechnungsdaten, die elektronisch ausgestellt und ausgetauscht werden. Das schließt ein PDF oder eine per E-Mail versandte Rechnung aus, wie ordentlich diese auch formatiert sein mag.

Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über AED 50 million hat das Ministry zwei Termine festgelegt: Benennung eines ASP bis zum 30. Oktober 2026 (im Mai 2026 von einer ursprünglichen Frist zum 31. Juli 2026 verlängert) und Inbetriebnahme des Systems bis zum 1. Januar 2027. Das Ministry hat erklärt, dass andere Umsatzklassen und Regierungsstellen einem späteren Zeitplan folgen; zum Zeitpunkt der Abfassung hat es diesen Zeitplan jedoch als Bild auf seinem eigenen Portal und nicht als Text veröffentlicht, weshalb dieser Leitfaden für ein Unternehmen unterhalb der Schwelle von AED 50 million keinen konkreten Termin wiedergibt. Prüfen Sie das aktuelle eInvoicing-Portal des Ministry, bevor Sie sich auf einen Termin verlassen.

Bis Mai 2026 hatte das Ministerium bereits 32 Dienstleister zugelassen, weitere befanden sich in den letzten Phasen der Akkreditierung, und die Regeln waren so geändert worden, dass ein Unternehmen in den VAE mit einem internationalen Anbieter zusammenarbeiten kann, um die zugrunde liegende Technologie und das Know-how einzubringen.

Legen Sie fest, welches Modell das Unternehmen tatsächlich ist, bevor Sie Jurisdiktionen vergleichen, denn jede unterliegt einem anderen Teil des Regimes.

Daraus folgt eine Entscheidung zwischen Eigenentwicklung, Partnerschaft oder White-Label. Die Änderung vom Mai 2026, die es lokalen Unternehmen erlaubt, mit internationalen Anbietern zusammenzuarbeiten, besteht, weil die meisten Marktneulinge in den UAE keine Austauschinfrastruktur von Grund auf aufbauen, sondern sie lizenzieren oder als White-Label nutzen. Diese Wahl bestimmt, wen das Ministry akkreditiert, wer den Mandantenvertrag unterzeichnet und wer das Compliance-Risiko trägt, wenn die zugrunde liegende Technologie ausfällt: drei getrennte Fragen, die ein einziger Firmenname verdecken kann.

Eine Bank, die dieses Unternehmen prüft, will wiederkehrende Software- oder Transaktionserlöse sehen, nicht eine einmalige Handelslizenz, und wird fragen, wer haftet, wenn eine Rechnung abgelehnt oder fehlerhaft übermittelt wird: der Anbieter, der Integrator, der ASP oder der Mandant. Halten Sie diese Zuordnung im Mandantenvertrag fest, bevor die erste Rechnung versandt wird, nicht erst nach einem Streit.

Wird das Unternehmen von Investoren oder einem internationalen Technologiepartner finanziert, sind die Herkunft der Finanzierung und die Struktur der Partnerschaft sowohl für die Bank als auch für die Akkreditierungsprüfung des Ministry von Bedeutung; dokumentieren Sie die Herkunft der Mittel zusammen mit dem technischen Antrag und nicht erst danach. Eine Prüfung der Bankfähigkeit, bevor die Akkreditierung beantragt wird, bringt diese Fragen tendenziell früher zutage, wenn sie sich noch günstig beantworten lassen. Die Kosten sind hier keine einzelne Überschriftenzahl: Sie setzen sich in Schichten aus Gründung, Akkreditierung und laufender Compliance zusammen, und die Velarozone Servicegebühr für die Bearbeitung wird in der Mandatsvereinbarung einzeln aufgeführt. Siehe So arbeitet Velarozone.

Die Akkreditierung ist kein einmaliges Ereignis. Das Ministry überprüft sie, sodass das technische Team, die Vereinbarung zum Daten-Hosting und das Support-Modell so bestehen bleiben müssen, wie im Antrag beschrieben, und sich nicht verändern dürfen, sobald ein Mandant eingebunden ist. Für wichtige technische Mitarbeiter und Compliance-Mitarbeiter sind in der Regel UAE-Aufenthaltsvisa erforderlich, die an die operative Gesellschaft gebunden sind, und das Unternehmen selbst registriert sich wie jedes andere UAE-Unternehmen für Körperschaftsteuer und VAT, sodass die eInvoicing-Akkreditierung neben den gewöhnlichen steuerlichen Pflichten steht und diese nicht ersetzt.

Ein dokumentierter Betriebsplan, der den Verlängerungskalender der Akkreditierung von der routinemäßigen Verlängerung der Handelslizenz trennt, gibt dem Unternehmen einen Kalender zur Verwaltung statt zwei, die unbemerkt auseinanderlaufen. Liegt die Rolle des Austauschs in einer Gesellschaft und die Softwareentwicklung in einer anderen (häufig in Partner- oder White-Label-Strukturen), ist dies als Frage einer komplexen Eigentümerstruktur zu behandeln, die zu klären ist, bevor eine der beiden Gesellschaften den Antrag stellt.