Cum să înființați o companie de management al proprietăților și comunităților

Un administrator acționează în baza autorității unui proprietar sau a unei comunități. Ceea ce poate firma să încaseze, să cheltuiască și să semneze provine din acel mandat și din autorizările din spatele lui, nu din înregistrare. O companie cu o activitate care sună a administrare poate totuși să nu poată factura chiriașii, să dețină o garanție sau să îndeplinească funcții comunitare.

Întrebarea utilă este ce îi va permite contractul de administrare companiei să facă cu bunurile și banii altora. Notați acest lucru înainte de a alege o entitate. Denumirea serviciului drept coordonare a facilităților sau administrare de active nu îl scoate din regimul de administrare dacă firma încasează chirie sau exercită puteri comunitare.

Site-ul Dubai Land Department descrie aplicația Dubai REST pentru înregistrarea, reînnoirea și anularea contractelor de închiriere, soluționarea și urmărirea litigiilor de închiriere și adăugarea de coocupanți la un contract Ejari. Acesta este nivelul la care lucrează zilnic o afacere de închiriere rezidențială și de încasare a chiriei.

ADREC listează o categorie de închiriere care cuprinde înregistrarea, reînnoirea, modificarea și anularea contractelor de închiriere și a contractelor de administrare a proprietăților, precum și o categorie separată pentru asociațiile de proprietari, care cuprinde înregistrarea, bugetele, facturile și taxele de servicii. Cea de-a doua este locul unde administratorii de comunități ar trebui să se uite mai întâi.

Autorizările, calificările și înregistrările specifice pe care fiecare emirat le cere unei firme de administrare nu sunt prezentate pe acele pagini. Întrebați autoritatea emiratului în care se află clădirile ce autorizări cer serviciile dumneavoastră, înainte de a accepta un mandat.

O bancă ce primește un administrator imobiliar evaluează aranjamentul privind banii clienților: ai cui bani sosesc, cum sunt ținuți separat și cum sunt delimitate onorariile proprii ale firmei. Desenați o hartă a banilor. Ce încasează firma, în numele cui, în ce cont, cine aprobă cheltuielile din el și ce servicii suplimentare ar schimba autorizările necesare. Proprietarii, consiliile comunităților, auditorii și băncile judecă toți firma după acea hartă.

O singură entitate care amestecă fondurile proprietarilor, contribuțiile comunității și numerarul propriu de exploatare este exact ceea ce băncile și auditorii pun sub semnul întrebării. Din acest motiv, multe grupuri separă rolul comunitar de afacerea de portofoliu. Pregătiți o matrice a serviciilor și a competențelor, un model de contract de administrare, fluxul garanțiilor și al banilor, un plan de evidență și controale pentru achizițiile de întreținere. Scopul este un singur flux lizibil, de la plata chiriașului la extrasul proprietarului, identic în contract, în structura conturilor și în cererea către bancă. Vedeți pregătirea contului bancar corporativ pentru modul în care se alcătuiește acel dosar.

Costul este dominat de oameni, sisteme și controale, nu de înregistrare: administratori calificați, contabili capabili să țină evidențele proprietarilor și ale comunității, supraveghetori ai contractorilor, sistemul imobiliar, conturi separate și asigurare. Costul depinde de traseu, iar onorariul de serviciu Velarozone este detaliat în scrisoarea de misiune (vedeți cum funcționează Velarozone).

Trei activități se confundă ușor cu administrarea.

Fiecare serviciu adăugat extinde autorizările necesare și schimbă regulile privind banii. Fie că vă înregistrați ca societate mainland, fie că alegeți o entitate free zone (vedeți free zone sau mainland), regulile emiratului în care se află proprietățile se aplică administrării directe.

Greșeala costisitoare este deținerea unor bani pe care mandatul sau autorizarea nu îi acoperă. Transformă peste noapte o afacere funcțională într-o răspundere. Comparați traseele după ce îi permite fiecare firmei să încaseze și să semneze și după costul recurent al controalelor.

Firma este operațională atunci când un proprietar îi poate încredința în siguranță o clădire: autorizările sunt obținute, conturile clienților și sistemele sunt construite, angajările-cheie sunt făcute, apoi vine primul mandat. Permisele de ședere și sponsorizările urmează pentru personalul care face munca. Elementele recurente includ reînnoirile autorizărilor, ciclurile de raportare către proprietari și comunități, auditurile banilor clienților, declarațiile fiscale și reînnoirile de contracte. O dată de înregistrare nu dovedește niciuna dintre aceste pregătiri.