Poradnik
Jak założyć firmę zajmującą się zarządzaniem nieruchomościami i wspólnotami
Krótka odpowiedź
Zarządzanie nieruchomościami jest regulowane na poziomie emiratu. W Dubaju Dubai Land Department zajmuje się rejestracją umów najmu, a Dubai Department of Economy and Tourism (DET) określa działalność objętą licencją handlową. W Abu Zabi Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) wymienia umowy najmu i umowy o zarządzanie nieruchomościami oraz usługi stowarzyszeń właścicieli. Wymagane zezwolenie zależy od tego, co firma będzie robić dla właściciela: najem, pobieranie czynszu, utrzymanie, funkcje wspólnotowe lub najem wakacyjny. Najczęściej o wyborze ścieżki decyduje to, czyimi środkami firma będzie dysponować, ponieważ czynsz, depozyty i opłaty serwisowe wiążą się z odrębnymi kwestiami obsługi i rozdzielenia środków.
Mandat wyznacza charakter działalności
Zarządca działa na podstawie upoważnienia właściciela lub wspólnoty. To, co firma może pobierać, wydawać i podpisywać, wynika z tego mandatu oraz z zezwoleń, na których się opiera, a nie z samej rejestracji. Spółka z działalnością brzmiącą jak zarządzanie nadal może nie mieć możliwości wystawiania faktur najemcom, przyjmowania depozytu ani pełnienia funkcji wspólnotowych.
Przydatne jest pytanie, do czego umowa o zarządzanie upoważni spółkę w odniesieniu do cudzej nieruchomości i cudzych pieniędzy. Proszę to spisać przed wyborem podmiotu. Nazwanie usługi koordynacją obiektów lub administrowaniem aktywami nie wyłącza jej spod reżimu zarządzania, jeśli firma pobiera czynsz lub wykonuje uprawnienia wspólnotowe.
Co widzą organy ds. nieruchomości
Witryna Dubai Land Department opisuje aplikację Dubai REST do rejestracji, odnawiania i rozwiązywania umów najmu, rozstrzygania i śledzenia sporów czynszowych oraz dodawania współlokatorów do umowy Ejari. Jest to warstwa, w której codziennie pracuje firma zajmująca się najmem mieszkaniowym i pobieraniem czynszu.
ADREC wymienia kategorię dotyczącą najmu, obejmującą rejestrowanie, odnawianie, zmianę i rozwiązywanie umów najmu oraz umów o zarządzanie nieruchomościami, a także odrębną kategorię dotyczącą stowarzyszeń właścicieli, obejmującą rejestrację, budżety, faktury i opłaty za usługi. To właśnie druga z nich jest tym miejscem, od którego powinni zacząć zarządcy wspólnot.
Konkretne zezwolenia, kwalifikacje i rejestracje, których każdy emirat wymaga od firmy zarządzającej, nie są opisane na tych stronach. Przed przyjęciem mandatu proszę zapytać urząd emiratu, w którym znajdują się budynki, jakich zezwoleń wymagają Państwa usługi.
Pieniądze decydują o strukturze
Bank przeprowadzający onboarding zarządcy nieruchomości ocenia sposób obsługi środków powierzonych przez klientów: czyje środki wpływają, jak są od siebie oddzielone i jak wyodrębniane są własne opłaty firmy. Proszę sporządzić mapę przepływu pieniędzy: co firma pobiera, na czyje nazwisko, na jaki rachunek, kto zatwierdza wydatki z tego rachunku oraz które dodatkowe usługi zmieniłyby wymagane zezwolenia. Właściciele, zarządy wspólnot, audytorzy i banki oceniają firmę właśnie według tej mapy.
Jeden podmiot mieszający środki właścicieli, składki wspólnotowe i własną gotówkę operacyjną budzi dokładnie te pytania, które zadają banki i audytorzy. Wiele grup z tego powodu oddziela rolę wspólnotową od działalności portfelowej. Proszę przygotować macierz usług i urzędów, wzór umowy o zarządzanie, schemat depozytów i przepływu pieniędzy, plan ewidencji oraz kontrole zakupów w zakresie utrzymania. Celem jest jeden czytelny przepływ od płatności najemcy do zestawienia dla właściciela, taki sam w umowie, w strukturze rachunków i we wniosku bankowym. Informacje o sposobie przygotowania tej dokumentacji znajdą Państwo w gotowość do otwarcia firmowego rachunku bankowego.
Na koszty składają się głównie ludzie, systemy i mechanizmy kontroli, a nie rejestracja: wykwalifikowani zarządcy, księgowi zdolni prowadzić księgi właścicieli i wspólnot, nadzorcy wykonawców, system do zarządzania nieruchomościami, wydzielone rachunki i ubezpieczenie. Koszt zależy od wybranej ścieżki, a własna opłata Velarozone jest wyszczególniona w umowie o świadczenie usług (zob. jak działa Velarozone).
Wynajem, pośrednictwo i holiday homes
Trzy rodzaje działalności łatwo pomylić z zarządzaniem.
- Pośrednictwo: wyszukiwanie najemców lub nabywców za prowizją. Nazwanie tego zarządzaniem nie zmienia charakteru tej działalności; zasady zatwierdzania pośredników opisano w pośrednictwo w obrocie nieruchomościami.
- Zarządzanie wspólnotą: prowadzenie części wspólnych i funkcji stowarzyszenia właścicieli, które ADREC wymienia jako odrębną kategorię usług.
- Najem wakacyjny lub hotelarski: działalność inna niż zarządzanie w ramach długoterminowego najmu. Przed dodaniem jej do modelu długoterminowego proszę potwierdzić w DET, czy w Dubaju wymaga ona odrębnego zezwolenia.
Każda dodatkowa usługa poszerza zakres wymaganych uprawnień i zmienia zasady dotyczące środków finansowych. Niezależnie od tego, czy zarejestrują Państwo spółkę mainland, czy wybiorą podmiot free-zone (zob. free zone czy mainland), do zarządzania operacyjnego stosuje się przepisy emiratu, w którym znajdują się nieruchomości.
Co najczęściej idzie nie tak
- Nazywanie pośrednictwa zarządzaniem nieruchomościami.
- Mieszanie środków właścicieli z gotówką operacyjną.
- Wykonywanie funkcji wspólnotowych bez wymaganej roli.
- Dodawanie domów wakacyjnych do modelu zarządzania długoterminowego bez sprawdzenia uprawnienia.
Kosztowny błąd polega na przechowywaniu środków, których nie obejmuje mandat ani uprawnienie. Z dnia na dzień zmienia to działającą firmę w źródło odpowiedzialności. Porównując warianty, należy brać pod uwagę, co każdy z nich pozwala firmie pobierać i podpisywać, oraz cykliczny koszt mechanizmów kontrolnych.
Kadry, wizy i odnowienia
Firma jest operacyjna, gdy właściciel może bezpiecznie powierzyć jej budynek: uprawnienia są uzyskane, rachunki klientów i systemy zbudowane, kluczowe osoby zatrudnione, a następnie przyjęty pierwszy mandat. Zezwolenia na pobyt i sponsoring następują dla pracowników wykonujących pracę. Do pozycji cyklicznych należą odnowienia uprawnień, cykle sprawozdawcze dla właścicieli i wspólnot, audyty środków klientów, składanie deklaracji podatkowych oraz odnowienia umów. Data rejestracji nie potwierdza żadnej z tych form gotowości.
