Zakładanie firmy zarządzającej nieruchomościami wakacyjnymi lub wynajmem krótkoterminowym

Większość poradników na ten temat zaczyna od licencji. W praktyce spółka jest najłatwiejszą częścią. Zarejestrowana spółka z działalnością brzmiącą jak najem nie może wystawić do rezerwacji nawet jednej nocy, dopóki nie istnieją zatwierdzenie operatora i rejestracje lokali, a platforma rezerwacyjna nie poczeka, aż zostaną one uzyskane.

Dlatego najpierw należy sporządzić wykaz lokali. Dla każdego apartamentu proszę zapisać, kto jest jego właścicielem, czy właściciel podpisze upoważnienie, co dopuszczają zasady budynku i wspólnota właścicieli oraz w którym emiracie się on znajduje. Liczba lokali, którymi można legalnie zarządzać w momencie startu, mówi więcej o tym przedsiębiorstwie niż wybrany podmiot. Założyciel z sześcioma kwalifikującymi się lokalami i założyciel z sześćdziesięcioma stają przed różnymi potrzebami w zakresie gotówki, zatrudnienia i rozmów z bankiem.

Każdy emirat ma własny reżim. Dubajski jest administrowany przez DET, a Abu Zabi przez DCT, więc portfel rozłożony na oba oznacza dwie ścieżki zatwierdzania. W Dubaju przepisy opublikowane w portalu legislacyjnym przewidują trzy kroki: initial approval, następnie licencję operatora, następnie zezwolenie na każdy lokal. Licencja jest standardowo ważna 1 rok (do 4 lat, jeśli opłaty za cały okres zostaną uiszczone), a każde zezwolenie 1 rok, przy czym o odnowienie występuje się przed wygaśnięciem. Przed podpisaniem mandatów właścicieli proszę potwierdzić aktualne wymogi i opłaty we właściwym urzędzie, ponieważ to urząd je ustala i zmienia.

Oba modele wyglądają podobnie z perspektywy gościa, a bardzo różnie z perspektywy regulatora, właściciela i banku.

W ramach umowy o zarządzanie właściciel pozostaje wynajmującym, a spółka zarabia wynagrodzenie lub udział w przychodach. Jest to działalność usługowa. Jej ryzyko ma charakter wizerunkowy i umowny: uszkodzony lokal, opóźniona wypłata, usunięcie oferty z platformy.

W ramach najmu generalnego (master lease) spółka wynajmuje apartament i podnajmuje go na doby. Ponosi czynsz niezależnie od tego, czy doby się sprzedadzą. Jest to działalność oparta na obłożeniu, a sama umowa najmu jest rejestrowanym zapisem. Dubai Land Department udostępnia usługę rejestracji najmu (Ejari) służącą do rejestrowania i odnawiania umów najmu w Dubai. Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) wymienia wśród swoich usług rejestrowanie, odnawianie, zmianę i zakończenie umów najmu oraz umów o zarządzanie nieruchomościami. Żadna z tych stron nie opisuje zasad dotyczących domów wakacyjnych, dlatego proszę traktować je jako rejestry, w których przechowywany jest ślad umowny, i zapytać organ ds. turystyki, w jaki sposób oczekuje udokumentowania najmu i zgody właściciela.

Grupy prowadzące oba modele często umieszczają je w oddzielnych podmiotach. Kredytodawcy, właściciele i organ ds. turystyki odmiennie oceniają ryzyko, a strata z tytułu najmu generalnego nie powinna znajdować się obok pieniędzy właścicieli.

Nazwanie działalności zarządzaniem nieruchomościami i wspólnotami nie wyprowadza jej z reżimu hotelarskiego, jeśli goście przebywają w lokalu na doby. Ta licencja odpowiada opłatom serwisowym i zarządzaniu najemcami, a nie prowadzeniu usług gospodarza.

Bank postrzega operatora krótkich pobytów jako podmiot z branży hotelarskiej przyjmujący płatności, w którym znajdują się cudze pieniądze. W jednym miesiącu ten sam rachunek może obejmować wpływy z kart, obciążenia zwrotne (chargeback), zwrotne kaucje, wypłaty dla właścicieli, koszty sprzątania oraz opłaty turystyczne pobierane w imieniu organu.

Z góry należy ustalić, kto jest podmiotem rozliczającym sprzedaż (merchant of record), ponieważ ten podmiot przyjmuje obciążenia zwrotne i utrzymuje relację płatniczą z platformą. Należy też ustalić, gdzie przechowywane są kaucje i kwoty z tytułu opłat turystycznych do czasu ich przekazania dalej oraz w jaki sposób zestawienie dla właściciela wiąże się z rezerwacją.

Dokumentem, który pomaga na etapie gotowości do otwarcia firmowego rachunku bankowego, jest jedna prześledzona rezerwacja: rezerwacja na platformie, płatność gościa, kwota opłaty turystycznej, zestawienie dla właściciela. Jeśli umowy opowiadają tę samą historię, proces onboardingu jest łatwiejszy. Nadal jest to decyzja banku, a nic z tego nie gwarantuje rachunku ani wystawienia oferty na platformie.

Spółka mająca kontakt z gośćmi powinna posiadać licencję operatora, zezwolenia na lokale oraz ubezpieczenie, jakie wiąże się z pobytem. W Dubaju przepisy wymagają polisy od ubezpieczyciela posiadającego licencję w tym emiracie, ważnej przez cały okres licencji i obejmującej szkody, które mogą ponieść goście. Obok może działać pion technologiczny lub podmiot trzymający aktywa właścicieli, ale tylko z realną rolą.

Ktoś musi odpowiadać za identyfikację gości i raportowanie, ktoś za standardy sprzątania, a ktoś za raportowanie dla właścicieli. W małej firmie są to często te same dwie osoby, dlatego możliwości w zakresie wiz i establishment card należy planować razem z liczbą lokali, a nie po niej. Proszę potwierdzić w organie ds. turystyki, czy wymaga on wskazania kierownika lub lokalnej osoby kontaktowej na potrzeby zezwolenia.

Zdalne założenie spółki nie sprawia, że działalność jest zdalna. Lokale są kontrolowane, pościel jest przewożona, a klucze przekazywane osobiście.

Kosztownym błędem jest prowadzenie działalności w lokalu, którego zezwolenie, zgoda lub sytuacja względem zasad budynku nie zostały rozstrzygnięte. Przychód jest niewielki, a narażenie nie.

Koszt zależy tu od wybranej ścieżki, a przede wszystkim od liczby lokali, ponieważ zezwolenia, wyposażenie, systemy i odnowienia rosną wraz z portfelem. Opłaty ustala organ ds. turystyki i ulegają one zmianom, dlatego proszę sprawdzić je ponownie tuż przed złożeniem wniosku. Opłata za usługi Velarozone jest wyszczególniona w umowie o świadczenie usług, a jak działa Velarozone wyjaśnia kolejność działań. Co do samego podmiotu, ścieżki mainland i free-zone należy porównywać dopiero po ustaleniu wykazu lokali i modelu umownego.