Jak wybrać akredytowanego dostawcę usług e-fakturowania

Ministerstwo Finansów prowadzi dwie powiązane strony: akredytowane Dostawców Usług eInvoicing, i uprzednio zatwierdzone dostawców nadal pracujących przez ostateczną ocenę. W momencie pisania lista akredytowana prowadzi do 45 dostawców, z dodatkowym 7 zatwierdzonymi. Obie listy są aktualizowane wraz z dostawcami dokończą akredytację.

To rozróżnienie ma znaczenie handlowe. Dostawca ze wstępną akceptacją (pre-approved) spełnił początkowe wymogi wstępnej akceptacji i jest na końcowym etapie oceny produkcyjnej. Pełna akredytacja następuje dopiero po spełnieniu pozostałych wymogów technicznych i udzieleniu przez Ministry ostatecznej zgody. Podpisanie umowy z dostawcą pre-approved to zakład o termin, więc do tego zakładu należy dołączyć rozwiązanie awaryjne.

Ministerial Decision No. 64 of 2025 określa kryteria kwalifikacji i procedurę akredytacji dostawców usług w ramach Electronic Invoicing System. Ministerial Decision No. 56 of 2026 zmieniła później niektóre jej przepisy, więc należy czytać je łącznie. Akredytacja jest zatem dolnym progiem: każda nazwa na liście spełniła wobec Ministry kryteria określone w decyzji, a żadna nazwa na liście nie została oceniona przez Ministry jako lepsza od innej.

Ta strona nie tworzy rankingu dostawców, a Ministry również nie. Poniżej znajduje się zestaw pytań, a nie rekomendacja. Odpowiedzi będą się różnić dla piętnastoosobowej firmy doradczej wystawiającej faktury czterdziestu klientom miesięcznie i dla dystrybutora wystawiającego cztery tysiące pozycji dziennie. Prosimy wysłać te same pytania każdemu dostawcy na piśmie, aby odpowiedzi można było porównać linia po linii, a następnie poprosić doradców Velarozone o sprawdzenie odpowiedzi pod kątem Państwa układu księgowego.

ZEA budowała swój system na OpenPeppol, i wytyczne Ministerstwa go opisują w kątach: dostawca to kąt jeden, akredytowany Dostawca Usług dostawcy to kąt dwa, dostawca odbiorcy to kąt trzy, odbiorca to kąt cztery, i Federalny Urząd Podatkowy to kąt pięć.

Z tego obrazu wynikają dwie konsekwencje. Po pierwsze, Państwa kontrahenci wybierają własnych dostawców, a interoperacyjność jest cechą sieci, a nie dowolnej pary dostawców, więc popularność dostawcy wśród Państwa klientów sama w sobie nie jest argumentem technicznym. Po drugie, dane podatkowe trafiają do Authority przez corner five niezależnie od wybranego dostawcy, co oznacza, że raportowanie również nie jest czynnikiem różnicującym.

To, co pozostało do zróżnicowania, to część między Twoim systemem księgowym a narożnikiem drugim. To jest miejsce, gdzie znajduje się praca, i to jest część, którą pokazanie zazwyczaj pomija.

Wybór dostawcy i powołanie go to różne zdarzenia, a wytyczne Ministerstwa wyraźnie je oddzielają. Uzgadniasz warunki handlowe bezpośrednio z dostawcą, a proces wprowadzenia inicjujesz przez EmaraTax, gdzie rola Federalnej Agencji Podatkowej polega na umożliwieniu osobom i podmiotom rządowym wprowadzenia się do dostawców.

Kolejność ma znaczenie, ponieważ etap EmaraTax ujawnia wszystko, co w Państwa rekordzie rejestracyjnym jest nieaktualne. Wytyczne wprost stanowią, że dane spółki w EmaraTax (licencja handlowa, adres, dane kontaktowe) należy zweryfikować pod kątem aktualności przed rozpoczęciem współpracy z dostawcą, a jeśli coś się zmieniło i nigdy nie zostało zaktualizowane, jest to zadanie z własnym czasem realizacji.

Wyznaczenie dostawcy nie przenosi podstawowego obowiązku. Wytyczne Ministerstwa stwierdzają, że odpowiedzialność za wystawienie elektronicznej faktury pozostaje po stronie dostawcy, nawet jeśli agent ją wystawia w jego imieniu, a także w przypadku, gdy czyni to platforma e-commerce. Dostawca jest infrastrukturą, a nie delegatem.

Jeden szczegół rejestracji zaskakuje przedsiębiorstwa, które nigdy nie miały do czynienia z Federal Tax Authority. Osoba objęta zakresem faktur elektronicznych, ale niewymagająca rejestracji w żadnym rodzaju podatku, musi mimo to zarejestrować się w Federal Tax Authority, aby uzyskać Tax Identification Number, a wytyczne wskazują, że numer ten stanowi pierwsze dziesięć cyfr numeru rejestracji podatkowej, jeśli taki numer został nadany, również w przypadku członka grupy podatkowej, którego identyfikator jest jego własny, a nie grupy.

Na koniec zmiany w Twoich okolicznościach muszą dotrzeć do dostawcy. Nowy adres, zmiana licencji, zmieniona działalność: żaden z tych elementów nie propaguje się samodzielnie, a każdy z nich pojawia się na fakturach, które wystawiasz.