Gids
Hoe een Trust-, Bedrijfsdienst- of Geregistreerde-agent Onderneming op te richten in de VAE
Gepubliceerd
Het korte antwoord
Het oprichten van bedrijven voor cliënten, het aanhouden van een geregistreerd kantoor, het optreden als geregistreerd agent of het leveren van een nominee-bestuurder of trustee wordt volgens de anti-witwaswetgeving van de VAE elk beschouwd als een activiteit van een trust- of vennootschapsdienstverlener (TCSP). Het Ministerie van Economie houdt toezicht op die verplichting onshore; de Dubai Financial Services Authority (DFSA) doet dat in het DIFC; de Financial Services Regulatory Authority (FSRA) doet dat in ADGM. Het beslissende punt voor de keuze van de route is welke van die diensten de onderneming daadwerkelijk verricht, omdat elk daarvan een eigen verplichting meebrengt, en niet één algemene licentie.
Waar de toezichtperimeter ligt
Een trust- of vennootschapsdienstverlener verkoopt toegang tot het rechtspersonenbestaan van andere bedrijven: hun registers, deponeringen, bankvolmachten en soms hun bestuurders. Daarom vormt deze activiteit een afzonderlijke categorie en niet gewone consultancy.
Volgens de AML-wetgeving van de VAE is een onderneming een trust- of vennootschapsdienstverlener wanneer zij voor klanten een transactie verricht of uitvoert in een van deze activiteiten: optreden als agent bij de oprichting van rechtspersonen, optreden als bestuurder, secretaris of vennoot of regelen dat een ander dat doet, het verstrekken van een geregistreerd kantoor of correspondentieadres, optreden als trustee of optreden als nominee-aandeelhouder. Dit zijn aangewezen niet-financiële bedrijven en beroepen (DNFBP's). Onshore houdt het Ministerie van Economie toezicht op die verplichting. Binnen het DIFC verwacht de DFSA hetzelfde van haar gereguleerde entiteiten; binnen ADGM doet de FSRA dat. Wie een jurisdictie kiest, kiest ook aan welk orgaan de onderneming verantwoording aflegt.
De toezichthoudende autoriteit bepaalt voor elke route de licentiecategorie, het kapitaal en de vergoedingen, en die veranderen. Lees ze daarom in de eigen tekst van die autoriteit voordat u de entiteit kiest.
De vier hoedanigheden en waarom ze niet uitwisselbaar zijn
Vier dienstverleningsmodellen vallen onder hetzelfde commerciële etiket, en elk brengt een ander risico met zich mee.
- Consultancy op het gebied van bedrijfsoprichting en administratie: het regelen van de oprichting zonder daarna nog een doorlopende rol.
- Aanbieder van geregistreerd kantoor en bedrijfssecretariaat: het aanhouden van het statutaire adres en het verrichten van deponeringen namens de cliënt.
- geregistreerde agent voor een specifiek juridisch kader: het contactpunt waarmee de autoriteit of het register communiceert.
- Trust- of fiduciaire dienstverlener: optreden als trustee, nominee-bestuurder of nominee-aandeelhouder, of het beheren van een trust of stichting.
De eerste eindigt wanneer de opdracht eindigt. De tweede en de derde brengen een voortdurende verplichting jegens het register met zich mee, omdat de autoriteit erop vertrouwt dat de gegevens van de onderneming actueel blijven. De vierde is het meest blootgesteld: een nominee of trustee kan juridisch worden behandeld alsof hij zeggenschap had over wat hij houdt, en niet slechts papierwerk beheerde.
Een onderneming kan van de ene hoedanigheid doorgroeien naar een andere, maar de oprichtingsdocumenten moeten uitsluitend beschrijven wat zij daadwerkelijk uitvoert. Het aanbieden van diensten als geregistreerd agent maakt een onderneming niet tot trustee. Een verwante, engere rol komt aan bod in de gids over het opzetten van een onderneming als transfer agent, registrar of paying agent, die effectenregisters beheert in plaats van vennootschappelijke structuren.
Wat de AML-verplichting werkelijk vereist
Een DNFBP zijn is geen formaliteit die aan de handelslicentie vastzit, maar een operationele verplichting. Van een trust- of vennootschapsdienstverlener wordt verwacht dat zij bij elke cliënt die zij oprichtt of beheert cliëntenonderzoek uitvoert, uiteindelijk belanghebbenden verifieert, registers bijhoudt van wie elke door haar aangehouden structuur controleert, een AML/CFT Compliance Officer aanstelt en verdachte activiteiten meldt aan de toezichthouder aan wie zij verantwoording aflegt.
Die verplichting staat los van de commerciële licentie. Een vennootschap kan een geldige licentie hebben en toch de AML-verplichting schenden als zij geen compliancefunctie heeft, geen registers van uiteindelijk belanghebbenden bijhoudt en geen procedure heeft om een cliënt te weigeren of af te stoten. Die functie opbouwen vóór de eerste cliënt is het praktische verschil tussen een gelicentieerde entiteit en een functionerende entiteit.
Hoe het geld stroomt en waar een bank op let
Een onderneming die gelden, registers of toegangsgegevens van cliënten beheert, is een doelwit voor due diligence voordat zij een doelwit voor klandizie is. Een bank die de rekening beoordeelt, vraagt waar het geld van cliënten wordt aangehouden, wie een betaling mag opdragen en of bedrijfsmiddelen ooit worden vermengd met iets wat voor een cliënt wordt gehouden.
Verwacht vragen over:
- welke van de vier hoedanigheden de onderneming daadwerkelijk uitoefent, en voor hoeveel cliënten;
- hoe eventuele gelden van cliënten gescheiden worden gehouden van de eigen rekening van de onderneming;
- wie de uiteindelijk belanghebbende verifieert van elke structuur die de onderneming opricht of beheert;
- wat er met de dossiers en toegangsgegevens van cliënten gebeurt als de opdracht eindigt.
Dit bewijs is eenvoudiger te leveren wanneer de herkomst van vermogen en middelen achter elke structuur van meet af aan is gedocumenteerd, en wanneer de opzet van de rekening wordt gepland via werkzaamheden voor gereedheid voor een zakelijke bankrekening in plaats van nadat de licentie is afgegeven.
Eigendom, substance en de functies die het bedrijf nodig heeft
Een trust- of vennootschapsdienstverlener heeft een benoemde compliancefunctie nodig die due diligence kan uitvoeren, registers van uiteindelijk belanghebbenden kan bijhouden en kan beslissen wanneer een cliënt wordt geweigerd of afgestoten, en geen titel op een organigram. Wanneer de onderneming rollen als nominee-bestuurder of trustee op zich neemt, heeft zij mensen nodig die begrijpen aan welke risico's zij zich blootstellen door als nominee te tekenen, en een procedure voor elke instructie die zij opvolgen.
Wanneer de eigen aandeelhouders van de onderneming fondsen, familieholdings of meerdere eigendomslagen omvatten, maakt die keten zelf deel uit van het dossier dat een toezichthouder of bank zal opvragen. De route gereguleerde en complexe eigendomsstructuur is voor dat geval ontworpen, en in de werkzaamheden voor businessplan en documentatie moet staan welke hoedanigheden de onderneming uitoefent, voor welke cliënten, en wat intern blijft.
Wat er in deze sector vaak misgaat
- Oprichtings- en registered-agent-diensten aanbieden terwijl men stilzwijgend optreedt als nominee-bestuurder of trustee, zonder het bestuur en toezicht dat die rol vereist.
- AML-compliance behandelen als papierwerk dat eenmalig wordt afgerond, in plaats van als een doorlopende praktijk van due diligence en dossiervorming.
- Een rol als nominee-aandeelhouder of nominee-bestuurder aanvaarden zonder schriftelijke instructie en zonder weigeringsprocedure.
- Gelden van cliënten of statutair kapitaal aanhouden op de eigen bedrijfsrekening van de onderneming in plaats van op een afzonderlijke cliëntenrekening.
- De controle verliezen over de registers of toegangsgegevens van een cliënt wanneer een medewerker of partner vertrekt.
Een veelvoorkomende fout is het kopen van het zichtbare onderdeel (een kantoor, een platform, een oprichtingspartnerschap) vóórdat het AML- en governancewerk is gedaan dat het veilig maakt om structuren van cliënten aan te houden. De tweede fout is het ontbreken van voldoende documentatie bij de beëindiging: het beëindigen van een relatie met een cliënt vereist een schriftelijk proces voor het teruggeven van dossiers, het neerleggen van nominee-functies en het sluiten van elke rekening die namens de cliënt wordt aangehouden.
