Hoe een buitenlandse advocatenkantoor tak of juridisch adviesbureau op te richten in de VAE

Het Ministry of Justice registreert advocaten en juridische professionals federaal, via een eigen platform voor juridische beroepen dat registratiegegevens en de certificaten omvat die de status van een advocaat bevestigen. Die registratie staat los van DIFC Courts en ADGM Courts, die onder hun eigen common-lawprocedures bepalen wie voor hen mag optreden. DIFC Courts houdt een openbaar Register of Legal Practitioners bij, beheerst door DIFC Courts Order No. 1 of 2025, met eigen richtlijnen en een eigen tarievenschema voor iedereen die het recht van pleidooi bij die rechtbank wil verkrijgen. Een kantoor dat uitsluitend adviseert over buitenlands recht, zonder rol in de rechtszaal, wordt aan een andere toets onderworpen dan een kantoor dat een zaak wil bepleiten, en geen enkele commerciële licentie bevestigt een van beide posities op zichzelf.

Drie structuren vormen het merendeel van de starts. Een onshore filiaal of lokaal gevestigd juridisch adviesbureau registreert zich via de licentieautoriteit van het betrokken emiraat en valt voor zijn advocaten onder het registratieregime van het Ministry of Justice. Een bij DIFC geregistreerd kantoor is gevestigd binnen het Dubai International Financial Centre en kan zich aanmelden bij het Register of Legal Practitioners van DIFC Courts als het daar het recht van pleidooi wil hebben. Een bij ADGM geregistreerd kantoor volgt het equivalente traject in Abu Dhabi Global Market en registreert zich als onderneming bij de eigen Registration Authority van ADGM, die een vastgesteld, gefaseerd proces hanteert met betrekking tot bedrijfscategorie, rechtsvorm, kantoorruimte en ondersteunende documentatie, voordat de vraag zich voordoet of men voor ADGM Courts mag optreden. Geen van de drie is een sluiproute rond de andere. Kantoren die een structuur met meerdere jurisdicties of anderszins complexe structuur overwegen, vinden mogelijk meer details in opzet van gereguleerde en complexe eigendomsstructuren.

Een advocatenpraktijk beheert regelmatig gelden van cliënten (voorschotten, doorlopende posten, bedragen die in afwachting van een transactie worden aangehouden) en die gelden moeten gescheiden worden gehouden van de eigen bedrijfsmiddelen van het kantoor, met een duidelijke registratie van van wie ze zijn en waarom ze worden aangehouden. Cliëntdossiers bevatten ook persoonsgegevens: namen, financiële achtergronden, correspondentie, soms gezondheids- of familiegegevens. Federal Decree-Law No. 45 of 2021 vormt het persoonsgegevensbeschermingsregime van de UAE en verplicht een onderneming om alle persoonsgegevens die zij verwerkt te beveiligen en vertrouwelijk te houden en vóór verwerking over een rechtmatige grondslag, doorgaans toestemming, te beschikken, met eigen regels voor het doorgeven van gegevens over grenzen heen. Een adviesbureau dat niet kan aantonen hoe het gelden van cliënten scheidt en cliëntgegevens beschermt, zal moeite hebben met cliëntonderzoek, en hetzelfde dossier komt opnieuw naar voren bij gereedheid voor bankieren zodra het kantoor een bank benadert.

Advocaten en ondersteunend personeel dat in de UAE werkzaam is, hebben een arbeidsovereenkomst en een werkvergunning nodig die worden verwerkt via het Ministry of Human Resources and Emiratisation, net als bij elke andere werkgever in de UAE, en het immigratiequotum van het kantoor volgt het goedgekeurde vestigingsdossier. Niets daarvan bevestigt het recht van een advocaat om het beroep uit te oefenen of voor de rechtbank op te treden. Dat berust bij het Ministry of Justice, of bij het eigen register van de betrokken rechtbank, niet bij MOHRE. Zodra het kantoor actief is, heeft een juridisch adviesbureau dezelfde verlengingscyclus als elke gereguleerde onderneming: verlenging van de licentie, verlenging van de huurovereenkomst en van de establishment card en, bij registratie bij DIFC Courts, de registratie als practitioner zelf, die vervalt en volgens een eigen schema moet worden verlengd, los van de commerciële licentie. ADGM Courts regelen het recht van pleidooi rechtstreeks onder hun eigen Courts Regulations, zonder een equivalente practitioner-registratie die moet worden verlengd.

De duurste variant van deze fout is een kwestie van volgorde: een brede activiteitsbeschrijving wordt eerst goedgekeurd, contracten en marketing worden daarop gebouwd, en het registratiehiaat komt pas aan het licht wanneer een cliënt, een bank of een griffier om bewijs vraagt. Bevestig de registratie- en pleitbevoegdheidspositie voordat de opdrachtovereenkomst wordt ondertekend, niet erna.