Come costruire un gruppo negli Emirati Arabi Uniti con aziende separate di proprietà intellettuale, operativa e di asset

Un gruppo multi-entità non costituisce di per sé un'attività soggetta a licenza. La società IP, la società operativa e la società patrimoniale necessitano ciascuna di una propria licenza commerciale rilasciata dall'autorità competente per la rispettiva attività: il Dubai Department of Economy and Tourism (DET) o il dipartimento equivalente in un altro emirato per una società mainland, oppure l'autorità di free zone competente per una società free zone. Nessuna di queste autorità esamina il gruppo nel suo complesso, né verifica se la suddivisione sia commercialmente giustificata.

Questo vuoto è colmato da altri due organismi. La FTA disciplina il modo in cui le società collegate possono rapportarsi tra loro, ai sensi della Corporate Tax Law (Federal Decree-Law No. 47 of 2022). Il Ministry of Economy and Tourism disciplina il modo in cui la proprietà intellettuale viene registrata e trasferita. Nessuno dei due autorizza la struttura del gruppo; entrambi controllano ciò che le società possono fare una volta che tale struttura esiste.

Se una delle entità svolge anche un'attività regolamentata (bancaria, mobiliare o relativa ad asset virtuali), risponde anche alla propria autorità di vigilanza, come la Central Bank of the UAE (CBUAE), la Securities and Commodities Authority (SCA) o la Virtual Assets Regulatory Authority (VARA, Dubai), e la ripartizione del gruppo non modifica questo aspetto.

Nel momento in cui la società titolare della proprietà intellettuale concede in licenza i propri marchi o la propria tecnologia alla società operativa, oppure la società che detiene gli asset concede in locazione attrezzature a quest'ultima, le società diventano Related Parties o Connected Persons ai sensi degli articoli 35 e 36 della Corporate Tax Law. La Transfer Pricing Guide della FTA conferma che ogni operazione tra di esse (royalty, corrispettivi per servizi, canoni di locazione, finanziamenti infragruppo) deve essere valutata a condizioni di libera concorrenza (arm's length), cioè al prezzo che le parti indipendenti concorderebbero.

Ne derivano due obblighi. Un modulo di comunicazione sul Transfer Pricing deve essere presentato insieme alla dichiarazione della Corporate Tax entro nove mesi dalla fine del periodo d'imposta, una volta che i rapporti tra parti collegate superano la soglia di rilevanza fissata dall'Autorità. Un Master File e un Local File sono richiesti solo per un fatturato proprio superiore a AED 200 milioni, oppure se il fatturato consolidato del gruppo è pari o superiore a AED 3,15 miliardi; un gruppo composto solo da società emiratine non è tenuto a predisporre un Master File anche oltre tale soglia, ma deve comunque predisporre un Local File. Se la FTA richiede questa documentazione, la società ha 30 giorni per produrla, o un periodo più lungo se concordato.

La royalty corrisposta alla società IP, o il canone di locazione corrisposto alla società patrimoniale, non può essere una cifra arrotondata scelta per comodità di flusso di cassa. Deve avere una motivazione documentata, collegata a ciò che ciascuna società effettivamente svolge.

Prima che la proprietà intellettuale venga trasferita in una società dedicata, occorre verificare cosa è effettivamente posseduto e da chi. I marchi sono registrati ai sensi del Federal Decree-Law No. 36 of 2021 tramite il Trademark Office del Ministry of Economy and Tourism, con una protezione valida per periodi di dieci anni. I brevetti, i disegni industriali e i modelli di utilità rientrano nel Federal Law No. 11 of 2021, e il copyright nel Federal Decree-Law No. 38 of 2021. Ciascuno ha un proprio procedimento di registrazione e di cessione; un marchio non registrato o una cessione informale del copyright sono più difficili da concedere in licenza, valutare o tutelare una volta che si trovano all'interno di una società separata.

Cedere la proprietà intellettuale da un fondatore, da una società madre estera o dalla società commerciale originaria a una nuova società IP emiratina è essa stessa una transazione che richiede un valore, una data e una registrazione, non una semplice delibera del consiglio di amministrazione. Mantenere la catena di titolarità in un unico fascicolo: chi ha creato o acquisito ciascun diritto, quando è stato ceduto, e quanto è stato pagato. Banche, investitori e la FTA chiederanno tutti questa documentazione, e definirla fa parte dei piani aziendali e della documentazione di cui un gruppo come questo ha bisogno prima di rivolgersi a una banca. Questa distinzione, tra la società che possiede un diritto e quella che opera attorno ad esso, è il punto di partenza del ragionamento più ampio su società holding e società operativa.

Tre società collegate generano tre rapporti bancari distinti, e una banca vorrà capire come si muove il denaro tra di esse prima di aprire un conto. I pagamenti di royalty e di canoni di locazione che la società operativa effettua alle altre due sono flussi di cassa ricorrenti tra parti collegate, su cui il team addetto all'apertura dei conti farà domande dirette, perché su un estratto conto risultano identici sia che si tratti di oneri genuini a condizioni di libera concorrenza (arm's length), sia che si tratti di un modo per trasferire profitti tra le entità.

Preparare il caso bancario del gruppo come un unico fascicolo che copra tutte e tre le società, non come tre domande separate che ciascuna ometta le altre: l'organigramma del gruppo, gli accordi intersocietari e i relativi criteri di determinazione dei prezzi, e la provenienza dei fondi utilizzati per capitalizzare la società patrimoniale o acquisire la proprietà intellettuale. La preparazione del conto bancario aziendale dipende dalla corrispondenza esatta di queste prove con i contratti e con le dichiarazioni della Corporate Tax; una discrepanza tra quanto comunicato alla banca e quanto dichiarato al fisco è un motivo frequente di blocco del processo di apertura del conto. Quando i fondi provengono da una vendita, un prestito o un investitore esterno, documentare nello stesso modo la provenienza dei fondi.

La maggior parte di questi errori nasce dalla stessa causa: costituire l'entità prima di definire l'organigramma del gruppo, i criteri di determinazione dei prezzi e la titolarità della proprietà intellettuale sottostante. Una società in più comporta una dichiarazione fiscale aggiuntiva, un ulteriore rapporto bancario e un ulteriore ciclo di rinnovo; si giustifica solo quando separa realmente un rischio o una funzione che l'impresa ha effettivamente bisogno di separare.