Come avviare un'attività di trust, fornitore di servizi aziendali o agente registrato negli Emirati Arabi Uniti

Un trust or company service provider vende l'accesso all'esistenza giuridica di altre società: i loro registri, le loro comunicazioni, i loro mandati bancari e talvolta i loro amministratori. Per questo l'attività costituisce una categoria a sé e non una normale consulenza.

Ai sensi della normativa AML degli UAE, una società è un prestatore di servizi fiduciari e societari (trust or company service provider) quando svolge o esegue un'operazione per conto di clienti in una di queste attività: agire come agente nella costituzione di persone giuridiche, agire come amministratore, segretario o socio, o far sì che un altro vi agisca, fornire una sede legale o un indirizzo di corrispondenza, agire come trustee, o agire come socio fiduciario (nominee shareholder). Si tratta di attività e professioni non finanziarie designate (DNFBP). Nel territorio onshore, il Ministry of Economy vigila su tale obbligo. All'interno del DIFC la DFSA si attende lo stesso dalle proprie entità regolamentate; all'interno dell'ADGM, la FSRA. Scegliere una giurisdizione significa anche scegliere l'organismo al quale la società risponde.

L'autorità di vigilanza stabilisce la categoria di licenza, il capitale e le commissioni per ciascun percorso, e questi elementi cambiano: li verifichi nel testo dell'autorità stessa prima di scegliere l'entità.

Quattro modelli di servizio rientrano sotto la stessa etichetta commerciale, e ciascuno comporta un'esposizione diversa.

Il primo termina quando termina l'incarico. Il secondo e il terzo comportano un obbligo continuativo nei confronti del registro, perché l'autorità fa affidamento sul fatto che i dati della società restino aggiornati. Il quarto è il più esposto: un nominee o un trustee può essere trattato, sotto il profilo giuridico, come se controllasse ciò che detiene, e non come chi si limita ad amministrare la documentazione.

Una società può passare da un ruolo a un altro, ma i documenti di avvio devono descrivere soltanto ciò che essa svolge effettivamente. Offrire servizi di agente registrato non rende una società un trustee. Un ruolo affine e più circoscritto è trattato nella guida all'avvio di un'attività di transfer agent, registrar o agente di pagamento, che amministra registri di titoli anziché strutture societarie.

Essere una DNFBP non è una formalità connessa alla licenza commerciale; è un obbligo operativo. Un prestatore di servizi fiduciari e societari è tenuto a svolgere l'adeguata verifica della clientela su ogni cliente che costituisce o amministra, a verificare i titolari effettivi, a conservare le registrazioni di chi controlla ciascuna struttura gestita, a nominare un AML/CFT Compliance Officer e a segnalare le attività sospette all'autorità di vigilanza cui risponde.

Tale obbligo è distinto dalla licenza commerciale. Una società può essere titolare di una licenza valida e tuttavia venire meno agli obblighi AML se non dispone di una funzione di compliance, di registri dei titolari effettivi e di un processo per rifiutare un cliente o interrompere il rapporto con esso. Costruire tale funzione prima del primo cliente è la differenza pratica tra un'entità dotata di licenza e un'entità operativa.

Una società che detiene fondi, registri o credenziali dei clienti è oggetto di verifiche prima ancora di essere oggetto di interesse commerciale. Una banca che esamina il conto chiede dove si trovino le somme dei clienti, chi possa disporre un pagamento e se i fondi operativi si confondano mai con quanto è detenuto per un cliente.

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Queste evidenze sono più facili da produrre quando la fonte del patrimonio e dei fondi alla base di ciascuna struttura è documentata fin dall'inizio e quando l'impostazione del conto è pianificata attraverso l'attività di predisposizione al conto bancario aziendale, anziché dopo il rilascio della licenza.

Un fornitore di servizi fiduciari o societari ha bisogno di una funzione di compliance con un responsabile designato, in grado di svolgere la verifica della clientela, tenere i registri dei titolari effettivi e decidere quando rifiutare un cliente o interrompere il rapporto, e non di un semplice titolo in un organigramma. Se la società assume ruoli di amministratore nominee o di trustee, servono persone che comprendano a che cosa le espone firmare in qualità di nominee e un processo per ogni istruzione che seguono.

Quando i soci della società stessa comprendono fondi, società di partecipazione familiari o più livelli di titolarità, tale catena fa essa stessa parte del fascicolo che un'autorità di vigilanza o una banca chiederà di vedere. Il percorso di assetto societario regolamentato e complesso è pensato per questo caso, e l'attività relativa al business plan e alla documentazione dovrebbe indicare quali ruoli la società svolge, per quali clienti e che cosa resta internalizzato.

Un errore frequente è acquistare l'elemento visibile (un ufficio, una piattaforma, una partnership di costituzione) prima di aver svolto il lavoro di AML e di governance che rende sicura la detenzione di strutture dei clienti. Il secondo è documentare in modo insufficiente l'uscita: concludere un rapporto con un cliente richiede un processo scritto per la restituzione dei registri, le dimissioni dai ruoli fiduciari e la chiusura di qualsiasi conto detenuto per conto del cliente.