Come scegliere un fornitore di servizi accreditato per la fatturazione elettronica

Il Ministero delle Finanze gestisce due pagine correlate: Fornitori di Servizi eInvoicing accreditati e fornitori pre-approvati ancora in corso di valutazione finale. Al momento della stesura, l'elenco accreditato arriva a 45 fornitori, con altri 7 pre-approvati. Entrambi gli elenchi vengono aggiornati man mano che i fornitori completano l'accreditamento.

La distinzione ha rilevanza commerciale. Un fornitore pre-approvato ha superato i requisiti iniziali di pre-approvazione ed è nella fase finale di valutazione della produzione. L'accreditamento completo arriva solo dopo che sono stati soddisfatti i restanti requisiti tecnici e il Ministero ha dato l'approvazione finale. Firmare con un fornitore pre-approvato è una scommessa su una data, quindi a tale scommessa va abbinata un'alternativa di riserva.

La Decisione ministeriale n. 64 del 2025 stabilisce i criteri di idoneità e la procedura di accreditamento dei fornitori di servizi nell'ambito dell'Electronic Invoicing System. La Decisione ministeriale n. 56 del 2026 ne ha poi modificato alcune disposizioni, quindi le due vanno lette insieme. L'accreditamento è pertanto una soglia minima: ogni nome presente nell'elenco ha soddisfatto il Ministero sui criteri indicati dalla decisione, e nessun nome presente nell'elenco è stato valutato dal Ministero come migliore di un altro.

Questo sito non classifica i fornitori, e nemmeno il Ministero lo fa. Quanto segue è un insieme di domande, non una raccomandazione. Le risposte saranno diverse per uno studio di consulenza di quindici persone che fattura a quaranta clienti al mese e per un distributore che emette quattromila righe al giorno. Invii le stesse domande a ciascun fornitore per iscritto, in modo che le risposte possano essere confrontate riga per riga, poi chieda ai consulenti di Velarozone di verificare le risposte rispetto alla Sua impostazione contabile.

L'UAE ha costruito il suo sistema su OpenPeppol, e le linee guida del Ministero lo descrivono in angoli: il fornitore è l'angolo uno, il Fornitore di Servizi Accreditato del fornitore è l'angolo due, il fornitore del destinatario è l'angolo tre, il destinatario è l'angolo quattro, e l'Autorità Fiscale Federale è l'angolo cinque.

Da questo quadro derivano due conseguenze. In primo luogo, le vostre controparti scelgono i propri fornitori e l'interoperabilità è una proprietà della rete, non di una qualsiasi coppia di fornitori; il fatto che un fornitore sia diffuso tra i vostri clienti non è quindi di per sé un argomento tecnico. In secondo luogo, i dati fiscali raggiungono l'Autorità attraverso il quinto vertice (corner five) qualunque fornitore scegliate, il che significa che nemmeno la reportistica è un elemento di differenziazione.

Ciò che rimane da differenziare è la parte tra il tuo sistema contabile e l'angolo due. Quella è la parte su cui si lavora, ed è quella parte che una dimostrazione di solito salta.

Scegliere un fornitore e nominarne uno sono eventi diversi, e le linee guida del Ministero li separano in modo chiaro. Concordate i termini commerciali direttamente con il fornitore e iniziate l'inserimento tramite EmaraTax, dove il ruolo dell'Autorità Federale delle Entrate è quello di consentire alle persone e alle entità governative di registrarsi con i fornitori.

L'ordine è importante perché il passaggio su EmaraTax fa emergere tutto ciò che è obsoleto nella vostra scheda di registrazione. Le linee guida sono esplicite nel prevedere che le informazioni societarie in EmaraTax (licenza commerciale, indirizzo, recapiti) siano verificate come aggiornate prima dell'onboarding con un fornitore; si tratta di un'attività con tempi propri, se qualcosa è cambiato e non è mai stato aggiornato.

Nominare un fornitore non sposta il dovere sottostante. Le linee guida del Ministero affermano che la responsabilità di emettere una fattura elettronica rimane a carico del fornitore anche quando un agente ne emette una per conto suo, e così anche quando lo fa una piattaforma di e-commerce. Un fornitore è un'infrastruttura, non un delegato.

Un dettaglio della registrazione coglie impreparate le imprese che non hanno mai avuto rapporti con la Federal Tax Authority. Un soggetto che rientra nell'ambito della fatturazione elettronica ma non è tenuto a registrarsi per alcun tipo di imposta deve comunque registrarsi presso l'Autorità per ottenere un numero di identificazione fiscale (Tax Identification Number); le linee guida precisano che tale numero corrisponde alle prime dieci cifre del numero di registrazione fiscale, ove ne sia stato rilasciato uno, anche nel caso di un membro di un gruppo fiscale, il cui identificativo è proprio e non quello del gruppo.

Infine, i cambiamenti nelle vostre circostanze devono essere comunicati al fornitore. Un nuovo indirizzo, una modifica della licenza, un'attività cambiata: nessuno di questi si propaga da solo, e ognuno di essi appare sulla faccia delle fatture che emettete.