Panduan
Cara Mendirikan Perusahaan Manajemen Properti dan Komunitas
Jawaban singkat
Manajemen properti ditentukan di tingkat emirat. Di Dubai, Dubai Land Department menangani pendaftaran sewa dan Dubai Department of Economy and Tourism (DET) menentukan aktivitas lisensi dagang. Di Abu Dhabi, Abu Dhabi Real Estate Centre (ADREC) mencantumkan kontrak sewa dan manajemen properti serta layanan asosiasi pemilik. Izin yang diperlukan bergantung pada apa yang akan dilakukan perusahaan untuk pemilik: penyewaan, penagihan sewa, pemeliharaan, fungsi komunitas, atau penyewaan rumah liburan. Hal yang paling sering menentukan jalurnya adalah uang siapa yang akan dipegang perusahaan, karena sewa, deposit, dan biaya layanan masing-masing membawa pertanyaan penanganan dan pemisahannya sendiri.
Mandat menentukan bisnis
Seorang manajer bertindak atas kewenangan pemilik atau komunitas. Apa yang boleh ditagih, dibelanjakan, dan ditandatangani perusahaan berasal dari mandat itu dan izin di baliknya, bukan dari pendaftaran. Perusahaan dengan aktivitas yang terdengar seperti manajemen tetap bisa tidak mampu menerbitkan faktur kepada penyewa, memegang deposit, atau menjalankan fungsi komunitas.
Pertanyaan yang berguna adalah apa yang akan diizinkan oleh perjanjian manajemen kepada perusahaan untuk dilakukan terhadap properti dan uang pihak lain. Tuliskan hal itu sebelum memilih entitas. Menyebut layanan itu koordinasi fasilitas atau administrasi aset tidak membuatnya berada di luar rezim manajemen jika perusahaan menagih sewa atau menjalankan kewenangan komunitas.
Yang ditunjukkan otoritas properti
Situs Dubai Land Department menjelaskan aplikasi Dubai REST untuk pendaftaran, perpanjangan, dan pembatalan sewa, penyelesaian dan pelacakan sengketa sewa, serta penambahan penghuni bersama pada kontrak Ejari. Inilah lapisan tempat bisnis penyewaan hunian dan penagihan sewa bekerja setiap hari.
ADREC mencantumkan kategori sewa yang mencakup pendaftaran, pembaruan, perubahan, dan pembatalan kontrak sewa serta kontrak manajemen properti, dan kategori terpisah untuk asosiasi pemilik yang mencakup pendaftaran, anggaran, faktur, dan biaya layanan. Kategori kedua inilah yang sebaiknya pertama kali diperhatikan oleh pengelola komunitas.
Izin, kualifikasi, dan pendaftaran khusus yang diminta setiap emirat dari perusahaan manajemen tidak dijabarkan di halaman-halaman tersebut. Tanyakan kepada otoritas emirat tempat gedung berada izin apa yang diperlukan layanan Anda sebelum Anda menerima suatu mandat.
Uang adalah strukturnya
Bank yang menerima manajer properti sebagai nasabah menilai pengaturan dana klien: dana siapa yang masuk, bagaimana dana itu dipisahkan, dan bagaimana biaya perusahaan sendiri dipisahkan. Gambarlah peta uang. Apa yang ditagih perusahaan, atas nama siapa, ke rekening mana, siapa yang menyetujui pengeluaran dari rekening itu, dan layanan tambahan apa yang akan mengubah izin yang diperlukan. Pemilik, dewan komunitas, auditor, dan bank semuanya menilai perusahaan berdasarkan peta itu.
Satu entitas yang mencampur dana pemilik, iuran komunitas, dan kas operasionalnya sendiri persis hal yang dipertanyakan bank dan auditor. Karena itu banyak grup memisahkan peran komunitas dari bisnis portofolio. Siapkan matriks layanan dan kewenangan, templat perjanjian manajemen, aliran deposit dan uang, rencana pencatatan, serta kontrol pengadaan pemeliharaan. Tujuannya adalah satu aliran yang terbaca jelas dari pembayaran penyewa hingga laporan pemilik, yang sama dalam perjanjian, struktur rekening, dan permohonan ke bank. Lihat kesiapan rekening bank korporat untuk mengetahui bagaimana berkas itu disusun.
Biaya didominasi oleh orang, sistem, dan kontrol, bukan pendaftaran: manajer yang berkualifikasi, akuntan yang mampu menjalankan buku besar pemilik dan komunitas, pengawas kontraktor, sistem properti, rekening terpisah, dan asuransi. Biaya bergantung pada jalurnya, dan biaya layanan Velarozone dirinci dalam surat perikatan (lihat cara kerja Velarozone).
Penyewaan, pialang, dan rumah liburan
Tiga aktivitas mudah tertukar dengan manajemen.
- Pialang: mencari penyewa atau pembeli demi komisi. Menyebutnya manajemen tidak mengubah hakikatnya; lihat pialang real estat untuk bagaimana pialang disetujui.
- Manajemen komunitas: mengelola area bersama dan fungsi asosiasi pemilik, yang dicantumkan ADREC sebagai kategori layanan tersendiri.
- Penyewaan rumah liburan atau perhotelan: aktivitas yang berbeda dari manajemen jangka panjang. Pastikan kepada DET apakah di Dubai diperlukan izin tersendiri sebelum menambahkannya ke model jangka panjang.
Setiap layanan tambahan memperluas izin yang diperlukan dan mengubah aturan uang. Baik Anda mendaftar sebagai perusahaan mainland maupun memilih entitas free zone (lihat free zone atau mainland), aturan emirat tempat properti berada berlaku untuk manajemen langsung.
Apa yang umumnya salah
- Menyebut pialang sebagai manajemen properti.
- Mencampur dana pemilik dengan kas operasional.
- Menjalankan fungsi komunitas tanpa peran yang disyaratkan.
- Menambahkan rumah liburan ke model manajemen jangka panjang tanpa memeriksa izin.
Kesalahan yang mahal adalah memegang uang yang tidak tercakup oleh mandat atau izin. Hal itu mengubah bisnis yang berjalan menjadi liabilitas dalam semalam. Bandingkan jalur berdasarkan apa yang boleh ditagih dan ditandatangani perusahaan pada tiap jalur, dan berdasarkan biaya berulang dari kontrolnya.
Staf, visa, dan perpanjangan
Perusahaan beroperasi ketika pemilik dapat dengan aman menyerahkan gedung kepadanya: izin sudah ada, rekening klien dan sistem sudah dibangun, perekrutan kunci sudah dilakukan, lalu mandat pertama. Izin tinggal dan sponsor menyusul bagi staf yang mengerjakannya. Hal yang berulang mencakup perpanjangan izin, siklus pelaporan kepada pemilik dan komunitas, audit dana klien, pelaporan pajak, dan perpanjangan kontrak. Tanggal pendaftaran tidak membuktikan kesiapan mana pun dari semua itu.
