Leitfaden
Wie man ein Treuhand-, Unternehmensdienstleistungs- oder registriertes Agenturgeschäft in den VAE einrichtet
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Die kurze Antwort
Die Gründung von Gesellschaften für Mandanten, das Vorhalten eines eingetragenen Sitzes, die Tätigkeit als Registered Agent oder die Stellung eines Nominee Director oder Treuhänders gelten jeweils als Tätigkeit eines Dienstleisters für Trusts und Gesellschaften (trust or company service provider, TCSP) nach dem AML-Recht der VAE. Das Ministry of Economy beaufsichtigt diese Pflicht außerhalb der free zones; die Dubai Financial Services Authority (DFSA) tut dies im DIFC; die Financial Services Regulatory Authority (FSRA) tut dies in ADGM. Für die Wahl des Wegs ist entscheidend, welche dieser Leistungen das Unternehmen tatsächlich erbringt, denn jede unterliegt einer eigenen Pflicht und nicht einer einheitlichen Lizenz.
Wo die Regulierungsgrenze liegt
Ein Dienstleister für Trusts und Gesellschaften verkauft den Zugang zur rechtlichen Existenz anderer Gesellschaften: zu deren Registern, Einreichungen, Bankvollmachten und mitunter deren Geschäftsführern. Deshalb ist diese Tätigkeit eine eigene Kategorie und keine gewöhnliche Beratung.
Nach dem AML-Recht der VAE ist ein Unternehmen ein Dienstleister für Trusts oder Gesellschaften (trust or company service provider), wenn es für Kunden eine Transaktion in einer dieser Tätigkeiten durchführt oder ausführt: als Vertreter bei der Gründung juristischer Personen handeln, als Geschäftsführer, Sekretär oder Gesellschafter handeln oder dies für einen anderen arrangieren, einen Firmensitz oder eine Korrespondenzadresse bereitstellen, als Treuhänder (trustee) handeln oder als Nominee-Gesellschafter handeln. Dies sind designated non-financial businesses and professions (DNFBPs). Onshore beaufsichtigt das Ministry of Economy diese Pflicht. Im DIFC erwartet die DFSA dasselbe von ihren regulierten Unternehmen, in ADGM die FSRA. Die Wahl einer Jurisdiktion ist damit auch die Wahl der Stelle, der gegenüber das Unternehmen Rechenschaft schuldet.
Die zuständige Aufsichtsbehörde legt für jeden Weg die Lizenzkategorie, das Kapital und die Gebühren fest, und diese ändern sich; entnehmen Sie sie daher dem eigenen Text dieser Behörde, bevor Sie die Gesellschaft wählen.
Die vier Funktionen und warum sie nicht austauschbar sind
Vier Servicemodelle laufen unter derselben kommerziellen Bezeichnung, und jedes birgt ein anderes Risiko.
- Beratungsunternehmen für Gesellschaftsgründung und Verwaltung: Veranlassung der Gründung ohne fortlaufende Rolle danach.
- Anbieter von Firmensitz und Gesellschaftssekretariat: Bereitstellung der gesetzlichen Adresse und Einreichungen im Namen des Mandanten.
- registrierter Agent für einen bestimmten Rechtsrahmen: die Kontaktstelle, mit der die Behörde oder das Register verkehrt.
- Anbieter von Trust- oder Treuhanddienstleistungen: Tätigkeit als Treuhänder (trustee), Nominee-Geschäftsführer oder Nominee-Gesellschafter oder Verwaltung eines Trusts oder einer Stiftung.
Das erste Modell endet mit dem Ende des Mandats. Das zweite und das dritte bringen eine fortdauernde Pflicht gegenüber dem Register mit sich, weil die Behörde darauf vertraut, dass die Angaben des Unternehmens aktuell bleiben. Das vierte ist am stärksten exponiert: Ein Nominee oder Treuhänder kann rechtlich so behandelt werden, als kontrolliere er das, was er hält, und nicht bloß als verwalte er Unterlagen.
Ein Unternehmen kann von einer Funktion in eine andere hineinwachsen, doch die Gründungsunterlagen sollten nur beschreiben, was es tatsächlich ausübt. Wer Registered-Agent-Leistungen anbietet, wird dadurch nicht zum Treuhänder. Eine verwandte, enger gefasste Rolle behandelt der Leitfaden zur Gründung eines Transfer-Agent-, Registrar- oder Paying-Agent-Geschäfts, das Wertpapierregister statt Unternehmensstrukturen verwaltet.
Was die AML-Pflicht tatsächlich verlangt
DNFBP zu sein ist keine Formalität, die an die Handelslizenz angehängt wird, sondern eine laufende Betriebspflicht. Von einem Dienstleister für Trusts oder Gesellschaften wird erwartet, dass er bei jedem Mandanten, für den er gründet oder den er verwaltet, eine Sorgfaltsprüfung (customer due diligence) durchführt, die wirtschaftlich Berechtigten überprüft, Aufzeichnungen darüber führt, wer jede von ihm gehaltene Struktur kontrolliert, einen AML/CFT Compliance Officer bestellt und verdächtige Aktivitäten an die Aufsichtsbehörde meldet, der er unterstellt ist.
Diese Pflicht besteht unabhängig von der Handelslizenz. Ein Unternehmen kann eine gültige Lizenz besitzen und dennoch die AML-Pflicht verletzen, wenn es keine Compliance-Funktion, keine Aufzeichnungen zu den wirtschaftlich Berechtigten und keinen Prozess zur Ablehnung oder Beendigung eines Mandats hat. Diese Funktion vor dem ersten Mandanten aufzubauen, macht in der Praxis den Unterschied zwischen einem lizenzierten und einem tatsächlich operativ tätigen Unternehmen aus.
Wie das Geld fließt und worauf eine Bank achtet
Ein Unternehmen, das Gelder, Register oder Zugangsdaten von Mandanten hält, ist ein Ziel für Sorgfaltsprüfungen, bevor es ein Ziel für neue Aufträge ist. Eine Bank, die das Konto prüft, fragt, wo das Geld der Mandanten liegt, wer eine Zahlung anweisen kann und ob Betriebsmittel jemals mit Beträgen vermischt werden, die für einen Mandanten gehalten werden.
Erwarten Sie Fragen zu:
- welche der vier Funktionen das Unternehmen tatsächlich ausübt und für wie viele Mandanten;
- wie gehaltene Mandantengelder vom eigenen Konto des Unternehmens getrennt geführt werden;
- wer den wirtschaftlich Berechtigten jeder vom Unternehmen gegründeten oder verwalteten Struktur verifiziert;
- was mit den Unterlagen und Zugangsdaten der Mandanten geschieht, wenn das Mandat endet.
Dieser Nachweis lässt sich leichter erbringen, wenn die Herkunft von Vermögen und Mitteln hinter jeder Struktur von Anfang an dokumentiert ist und die Kontostruktur im Rahmen der Vorbereitung auf das Firmenbankkonto geplant wird, statt erst nach Ausstellung der Lizenz.
Eigentumsverhältnisse, Substanz und die Rollen, die der Geschäftsbetrieb benötigt
Ein Trust- oder Company-Service-Provider braucht eine benannte Compliance-Funktion, die Sorgfaltsprüfungen durchführen, Aufzeichnungen zu den wirtschaftlich Berechtigten führen und entscheiden kann, wann ein Mandant abzulehnen oder das Mandat zu beenden ist, und nicht bloß einen Titel in einem Organigramm. Übernimmt das Unternehmen Rollen als Nominee Director oder Treuhänder, braucht es Personen, die verstehen, welchen Risiken sie sich aussetzen, wenn sie als Nominee unterzeichnen, sowie einen Prozess für jede Weisung, der sie folgen.
Gehören zu den eigenen Gesellschaftern des Unternehmens Fonds, Familienholdinggesellschaften oder mehrere Beteiligungsebenen, ist diese Kette selbst Teil der Unterlagen, die eine Aufsichtsbehörde oder Bank sehen möchte. Der Weg über die regulierte und komplexe Eigentümerstruktur ist für diesen Fall gedacht, und die Arbeit am Geschäftsplan und den Unterlagen sollte festhalten, welche Funktionen das Unternehmen für welche Mandanten ausübt und was im eigenen Haus bleibt.
Was in diesem Sektor häufig schiefgeht
- Gründungs- und Registered-Agent-Leistungen zu vermarkten und zugleich stillschweigend als Nominee Director oder Treuhänder zu handeln, ohne die Governance, die diese Rolle erfordert.
- AML-Compliance als einmal erledigte Formalität zu behandeln statt als laufende Praxis der Sorgfaltsprüfung und Aufzeichnung.
- Eine Rolle als Nominee Shareholder oder Nominee Director ohne schriftliche Weisung und ohne Ablehnungsprozess zu übernehmen.
- Mandantengelder oder gesetzlich vorgeschriebenes Kapital auf dem eigenen Betriebskonto des Unternehmens statt auf einem separaten Mandantenkonto zu halten.
- Die Kontrolle über die Register oder Zugangsdaten eines Mandanten zu verlieren, wenn ein Mitarbeiter oder Partner ausscheidet.
Ein häufiger Fehler ist der Kauf des sichtbaren Vermögenswerts (ein Büro, eine Plattform, eine Gründungspartnerschaft) vor der AML- und Governance-Arbeit, die das Halten von Mandantenstrukturen erst sicher macht. Der zweite ist die unzureichende Dokumentation des Ausstiegs: Die Beendigung einer Mandantenbeziehung erfordert einen schriftlichen Ablauf für die Rückgabe von Unterlagen, den Rücktritt von Nominee-Funktionen und die Schließung von Konten, die im Namen des Mandanten geführt werden.
