Cách xây dựng một nhóm tại UAE với các công ty IP, hoạt động và tài sản riêng biệt

Một tập đoàn gồm nhiều pháp nhân không tự nó là một hoạt động được cấp phép. Công ty sở hữu trí tuệ, công ty vận hành và công ty giữ tài sản mỗi công ty đều cần giấy phép thương mại riêng từ cơ quan quản lý hoạt động của mình: Dubai Department of Economy and Tourism (DET) hoặc cơ quan tương đương tại một emirate khác đối với một công ty mainland, hoặc cơ quan free zone liên quan đối với một công ty free zone. Không cơ quan nào xem xét toàn bộ tập đoàn hoặc hỏi liệu việc chia tách này có hợp lý về mặt thương mại hay không.

Khoảng trống đó được lấp đầy bởi hai cơ quan khác. FTA điều chỉnh cách các công ty có thể giao dịch với nhau khi đã trở thành bên liên quan, theo Corporate Tax Law (Federal Decree-Law số 47 năm 2022). Ministry of Economy and Tourism điều chỉnh cách sở hữu trí tuệ được đăng ký và chuyển nhượng. Không cơ quan nào cấp phép cho cấu trúc tập đoàn; cả hai chỉ kiểm soát những gì các công ty có thể làm sau khi cấu trúc đó đã tồn tại.

Nếu bất kỳ pháp nhân nào còn thực hiện một hoạt động chịu sự điều chỉnh (ngân hàng, chứng khoán hoặc tài sản ảo) thì pháp nhân đó cũng chịu sự quản lý của cơ quan quản lý riêng, chẳng hạn Central Bank of the UAE (CBUAE), Securities and Commodities Authority (SCA) hoặc Virtual Assets Regulatory Authority (VARA, Dubai), và việc chia tách tập đoàn không làm thay đổi điều đó.

Khi công ty nắm giữ tài sản trí tuệ (IP) cấp phép nhãn hiệu hoặc công nghệ của mình cho công ty vận hành, hoặc công ty nắm giữ tài sản cho công ty vận hành thuê thiết bị, các công ty này trở thành Related Parties hoặc Connected Persons theo Điều 35 và Điều 36 của Luật Thuế doanh nghiệp. Transfer Pricing Guide của FTA xác nhận mọi giao dịch giữa họ (tiền bản quyền, phí dịch vụ, tiền thuê, khoản vay nội bộ) phải được định giá theo nguyên tắc giao dịch độc lập (arm's length), tức mức giá mà các bên độc lập sẽ thỏa thuận.

Hai nghĩa vụ phát sinh từ đó. Một tờ khai Transfer Pricing phải được nộp cùng với tờ khai Corporate Tax trong vòng chín tháng kể từ khi kết thúc kỳ tính thuế, một khi các giao dịch với bên liên quan vượt qua ngưỡng trọng yếu do Authority quy định. Master File và Local File chỉ bắt buộc khi doanh thu riêng trên AED 200 triệu, hoặc khi doanh thu hợp nhất của tập đoàn đạt AED 3,15 tỷ hoặc hơn; một tập đoàn chỉ hoạt động trong UAE không cần lưu giữ Master File dù vượt ngưỡng đó, nhưng vẫn phải lưu giữ Local File. Nếu FTA yêu cầu các hồ sơ này, công ty có 30 ngày để cung cấp, hoặc lâu hơn nếu được thỏa thuận.

Tiền bản quyền trả cho công ty sở hữu trí tuệ, hoặc tiền thuê trả cho công ty giữ tài sản, không thể là một con số tròn được chọn vì sự thuận tiện về dòng tiền. Nó cần có một lý do được lập thành văn bản, gắn với những gì mỗi công ty thực sự thực hiện.

Trước khi sở hữu trí tuệ được chuyển vào công ty riêng của nó, hãy xác nhận rõ những gì thực sự đang được sở hữu và do ai sở hữu. Nhãn hiệu được đăng ký theo Federal Decree-Law số 36 năm 2021 thông qua Trademark Office của Ministry of Economy and Tourism, với thời hạn bảo hộ theo các kỳ mười năm. Sáng chế, kiểu dáng công nghiệp và giải pháp hữu ích thuộc Federal Law số 11 năm 2021, còn quyền tác giả thuộc Federal Decree-Law số 38 năm 2021. Mỗi loại có quy trình đăng ký và chuyển nhượng riêng; một nhãn hiệu chưa đăng ký hoặc một việc chuyển nhượng quyền tác giả không chính thức sẽ khó cấp phép, định giá hoặc bảo vệ hơn một khi nó nằm trong một công ty riêng biệt.

Việc chuyển nhượng sở hữu trí tuệ từ một người sáng lập, một công ty mẹ ở nước ngoài hoặc công ty giao dịch ban đầu vào một công ty sở hữu trí tuệ mới tại UAE, bản thân đó là một giao dịch cần có giá trị, ngày thực hiện và hồ sơ ghi nhận, không chỉ là một nghị quyết của hội đồng quản trị. Hãy giữ chuỗi quyền sở hữu trong một hồ sơ duy nhất: ai đã tạo ra hoặc giành được mỗi quyền, khi nào quyền đó được chuyển nhượng, và số tiền đã được thanh toán. Ngân hàng, nhà đầu tư và FTA đều sẽ yêu cầu hồ sơ này, và việc trình bày rõ điều này là một phần của kế hoạch kinh doanh và hồ sơ tài liệu mà một tập đoàn như vậy cần có trước khi tiếp cận một ngân hàng. Sự phân biệt đó, giữa công ty sở hữu một quyền và công ty vận hành xung quanh quyền đó, là điểm khởi đầu cho cách suy nghĩ rộng hơn về công ty holding so với công ty vận hành.

Ba công ty có liên quan tạo ra ba quan hệ ngân hàng, và một ngân hàng sẽ muốn hiểu cách tiền di chuyển giữa các công ty này trước khi mở bất kỳ tài khoản nào. Các khoản thanh toán tiền bản quyền và tiền thuê của công ty vận hành cho hai công ty còn lại là các dòng tiền định kỳ giữa các bên liên quan mà nhóm tiếp nhận khách hàng sẽ hỏi trực tiếp, vì trên sao kê, các khoản này trông giống nhau cho dù đó là các khoản phí theo đúng nguyên tắc giao dịch độc lập hay là một cách để chuyển lợi nhuận giữa các pháp nhân.

Hãy chuẩn bị hồ sơ ngân hàng của tập đoàn thành một bộ hồ sơ duy nhất bao gồm cả ba công ty, không phải ba hồ sơ riêng lẻ mà mỗi hồ sơ lại bỏ qua các công ty khác: sơ đồ tập đoàn, các hợp đồng nội bộ giữa các công ty và cơ sở định giá, cùng nguồn tiền được dùng để góp vốn cho công ty giữ tài sản hoặc mua lại sở hữu trí tuệ. Mức độ sẵn sàng để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp phụ thuộc vào việc các bằng chứng này khớp chính xác với các hợp đồng và các tờ khai Corporate Tax; sự không khớp giữa những gì được trình bày với ngân hàng và tờ khai thuế là một lý do phổ biến khiến việc tiếp nhận bị đình trệ. Khi nguồn tài trợ đến từ một giao dịch bán, một khoản vay hoặc một nhà đầu tư bên ngoài, hãy lập hồ sơ nguồn tiền theo cách tương tự.

Hầu hết những sai sót này đều bắt đầu từ cùng một lỗi: tạo lập pháp nhân trước khi sơ đồ tập đoàn, cơ sở định giá và quyền sở hữu đối với sở hữu trí tuệ liên quan được xác định rõ. Mỗi công ty thêm vào sẽ kéo theo một tờ khai thuế, một quan hệ ngân hàng và một chu kỳ gia hạn; công ty đó chỉ thực sự xứng đáng tồn tại khi nó tách biệt một cách thực chất một rủi ro hoặc một chức năng mà doanh nghiệp cần tách riêng.