Cách Chọn Nhà cung cấp Dịch vụ Hóa đơn Điện tử được Chứng nhận

Ministry of Finance (Bộ Tài chính) duy trì hai trang liên quan: danh sách các Nhà cung cấp Dịch vụ Hóa đơn điện tử (eInvoicing) đã được công nhận, và danh sách các nhà cung cấp được chấp thuận trước nhưng vẫn đang trong quá trình đánh giá cuối cùng. Tại thời điểm viết bài, danh sách đã được công nhận gồm 45 nhà cung cấp, cùng với 7 nhà cung cấp khác được chấp thuận trước. Cả hai danh sách đều được cập nhật khi các nhà cung cấp hoàn tất việc công nhận.

Sự phân biệt này quan trọng về mặt thương mại. Nhà cung cấp pre-approved đã vượt qua các yêu cầu pre-approval ban đầu và đang ở giai đoạn đánh giá sản xuất cuối cùng. Chỉ khi các yêu cầu kỹ thuật còn lại được đáp ứng và Ministry phê duyệt cuối cùng thì mới có đầy đủ chứng nhận. Ký với nhà cung cấp pre-approved là đặt cược vào một ngày cụ thể, vì vậy hãy kèm một phương án dự phòng cho canh bạc đó.

Ministerial Decision No. 64 of 2025 quy định tiêu chí đủ điều kiện và quy trình công nhận đối với nhà cung cấp dịch vụ trong Electronic Invoicing System. Ministerial Decision No. 56 of 2026 sau đó đã sửa đổi một số quy định của quyết định này, vì vậy hãy đọc cả hai cùng nhau. Do đó việc công nhận là mức tối thiểu: mọi tên trong danh sách đã đáp ứng Ministry về các tiêu chí mà quyết định nêu, và không tên nào trong danh sách được Ministry đánh giá là tốt hơn tên khác.

Trang web này không xếp hạng nhà cung cấp, và Ministry cũng không. Phần sau đây là một bộ câu hỏi, không phải khuyến nghị. Câu trả lời sẽ khác nhau đối với một công ty tư vấn mười lăm người xuất hóa đơn cho bốn mươi khách hàng mỗi tháng và đối với một nhà phân phối phát hành bốn nghìn dòng mỗi ngày. Hãy gửi cùng một bộ câu hỏi bằng văn bản cho từng nhà cung cấp để có thể so sánh câu trả lời từng dòng, sau đó nhờ các cố vấn của Velarozone kiểm tra câu trả lời so với cấu hình kế toán của quý vị.

UAE đã xây dựng hệ thống của mình dựa trên OpenPeppol, và hướng dẫn của Bộ này mô tả hệ thống này theo các “góc”: nhà cung cấp là góc một, Nhà cung cấp Dịch vụ được công nhận của nhà cung cấp là góc hai, nhà cung cấp của bên nhận là góc ba, bên nhận là góc bốn, và Federal Tax Authority (Cơ quan Thuế Liên bang) là góc năm.

Từ bức tranh đó rút ra hai hệ quả. Thứ nhất, các đối tác của quý vị tự chọn nhà cung cấp của họ, và khả năng tương tác là thuộc tính của mạng lưới chứ không phải của bất kỳ cặp nhà cung cấp nào, nên việc một nhà cung cấp phổ biến trong số khách hàng của quý vị tự nó không phải là lập luận kỹ thuật. Thứ hai, dữ liệu thuế đến Authority qua corner five bất kể quý vị chọn nhà cung cấp nào, nghĩa là báo cáo cũng không phải là yếu tố phân biệt.

Điều còn lại để phân biệt là phần giữa hệ thống kế toán của bạn và góc hai. Đó chính là nơi công việc diễn ra, và đó là phần mà một buổi trình bày thường bỏ qua.

Việc chọn một nhà cung cấp và bổ nhiệm một người là hai sự kiện khác nhau, và hướng dẫn của Bộ tách biệt chúng một cách rõ ràng. Bạn đồng ý các điều khoản thương mại trực tiếp với nhà cung cấp, và bạn khởi xướng quá trình onboard thông qua EmaraTax, trong đó vai trò của Cơ quan thuế Liên bang là tạo điều kiện cho cá nhân và các thực thể chính phủ onboard với các nhà cung cấp.

Thứ tự quan trọng vì bước EmaraTax làm lộ ra bất cứ thông tin nào đã lỗi thời trong hồ sơ đăng ký của quý vị. Hướng dẫn nêu rõ rằng thông tin công ty trên EmaraTax (giấy phép thương mại, địa chỉ, thông tin liên hệ) cần được xác minh là cập nhật trước khi onboarding với nhà cung cấp, và đó là một việc có thời gian chờ riêng nếu có thay đổi mà chưa bao giờ được cập nhật.

Việc chỉ định một nhà cung cấp không làm thay đổi nghĩa vụ bên dưới. Hướng dẫn của Bộ cho biết rằng trách nhiệm phát hành hóa đơn điện tử vẫn thuộc về nhà cung cấp ngay cả khi một đại lý phát hành hóa đơn thay mặt cho họ, và tương tự khi một nền tảng thương mại điện tử làm điều đó. Một nhà cung cấp là cơ sở hạ tầng, không phải là đại diện.

Một chi tiết đăng ký khiến những doanh nghiệp chưa từng làm việc với Federal Tax Authority vấp phải. Một người thuộc phạm vi hóa đơn điện tử nhưng không bắt buộc đăng ký cho bất kỳ loại thuế nào vẫn phải đăng ký với Authority để có Tax Identification Number, và hướng dẫn lưu ý rằng số này là mười chữ số đầu của số đăng ký thuế nếu đã được cấp, kể cả đối với thành viên của một tax group, có mã định danh là của riêng mình chứ không phải của nhóm.

Cuối cùng, những thay đổi trong hoàn cảnh của bạn cần phải được thông báo cho nhà cung cấp. Một địa chỉ mới, một sửa đổi giấy phép, một hoạt động thay đổi: không điều nào trong số đó tự động lan truyền, và mỗi điều đều xuất hiện trên mặt của các hóa đơn bạn phát hành.