Jak założyć oddział zagranicznej kancelarii prawnej lub konsultacji prawnej w ZEA

Ministry of Justice rejestruje prawników i przedstawicieli zawodów prawniczych na szczeblu federalnym, za pośrednictwem własnej platformy zawodów prawniczych obejmującej dane rejestrowe oraz zaświadczenia potwierdzające status prawnika. Rejestracja ta jest odrębna od DIFC Courts i ADGM Courts, które na podstawie własnych procedur common law decydują, kto może przed nimi występować. DIFC Courts prowadzi publiczny Register of Legal Practitioners, regulowany przez DIFC Courts Order No. 1 of 2025, z własnymi wytycznymi i taryfą opłat dla każdego, kto ubiega się o prawo występowania przed tym sądem. Kancelaria, która wyłącznie doradza w zakresie prawa zagranicznego i nie ma roli przed sądem, podlega innej ocenie niż kancelaria chcąca prowadzić sprawy w sądzie, a żadna licencja handlowa sama w sobie nie potwierdza żadnej z tych pozycji.

Trzy struktury odpowiadają za większość uruchomień. Krajowy oddział lub lokalnie założona kancelaria doradztwa prawnego rejestruje się przez organ licencyjny właściwego emiratu i podlega reżimowi rejestracji prawników Ministerstwa Sprawiedliwości. Kancelaria zarejestrowana w DIFC działa w Dubai International Financial Centre i może ubiegać się o wpis do Rejestru Praktyków Prawa Sądów DIFC, jeśli chce mieć tam prawo występowania. Kancelaria zarejestrowana w ADGM idzie równoważną ścieżką w Abu Dhabi Global Market, rejestrując się jako firma we własnym Urzędzie Rejestracji ADGM, który prowadzi określony, etapowy proces obejmujący kategorię działalności, formę prawną, powierzchnię biurową i dokumentację uzupełniającą, zanim w ogóle pojawi się kwestia występowania przed Sądami ADGM. Żadna z trzech nie jest drogą na skróty wokół pozostałych. Firmy rozważające strukturę wielojurysdykcyjną lub w inny sposób złożoną mogą znaleźć więcej szczegółów w uregulowanych i złożonych strukturach własnościowych.

Kancelaria prawna rutynowo przechowuje pieniądze klientów (zaliczki, wydatki, kwoty zatrzymane do czasu transakcji) i te pieniądze muszą być oddzielone od własnych środków operacyjnych kancelarii, z jasnym zapisem, czyje są i dlaczego są przechowywane. Akta klientów zawierają też dane osobowe: imiona i nazwiska, historie finansowe, korespondencję, czasem dokumentację zdrowotną lub rodzinną. Dekret Federalny z mocą ustawy nr 45 z 2021 roku ustanawia reżim ochrony danych osobowych w ZEA, wymagający od firmy zabezpieczenia i zachowania poufności wszelkich przetwarzanych danych osobowych oraz posiadania podstawy prawnej, zwykle zgody, przed ich przetwarzaniem, z własnymi zasadami przekazywania danych przez granice. Kancelaria doradcza, która nie potrafi wykazać, jak oddziela pieniądze klientów i chroni ich dane, będzie miała trudności z należytą starannością wobec klienta, a ta sama dokumentacja wraca w gotowości bankowej, gdy kancelaria zwraca się do banku.

Prawnicy i personel pomocniczy zatrudniani w ZEA potrzebują umowy o pracę i zezwolenia na pracę procedowanego przez Ministry of Human Resources and Emiratisation, tak jak każdy inny pracodawca w ZEA, a limit imigracyjny kancelarii wynika z jej zatwierdzonej dokumentacji założycielskiej. Nic z tego nie potwierdza prawa prawnika do wykonywania zawodu ani występowania przed sądem. To leży w gestii Ministry of Justice lub rejestru prowadzonego przez dany sąd, a nie MOHRE. Po rozpoczęciu działalności kancelaria doradztwa prawnego podlega temu samemu cyklowi odnowień co każdy regulowany podmiot: odnowienie licencji, odnowienie umowy najmu i establishment-card oraz, w przypadku rejestracji w DIFC Courts, sama rejestracja praktyka, która wygasa i musi być odnawiana we własnym terminie, odrębnie od licencji handlowej. ADGM Courts regulują prawo występowania bezpośrednio na podstawie własnych Courts Regulations, bez równoważnej rejestracji praktyków, którą należałoby odnawiać.

Najbardziej kosztowną odmianą tego błędu jest kolejność działań: najpierw zatwierdza się szeroki opis działalności, na tej podstawie budowane są umowy i działania marketingowe, a brak odpowiedniej rejestracji wychodzi na jaw tylko wtedy, gdy klient, bank lub urzędnik sądowy poprosi o dowód. Status rejestracji i prawa występowania przed sądem należy potwierdzić przed podpisaniem umowy o świadczenie usług, a nie po jej podpisaniu.