Hoe een bedrijf voor voedselimport en distributie in de VAE op te zetten

Meerdere instanties zijn bij een voedselzending betrokken. De douane geeft de goederen vrij of houdt ze vast. De voedselautoriteit van het emiraat beslist of het product en de importerende vestiging aanvaardbaar zijn. De Federal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security draagt douane en havenbeveiliging in haar naam, wat aantoont dat de grenscontrole deels op federaal niveau ligt, naast de douanediensten van de afzonderlijke emiraten.

In Dubai betekent dat Dubai Customs voor de inklaring en Dubai Municipality voor voedselveiligheid. Elders verschillen de namen en verandert het kantoor waarmee u te maken heeft. Kies eerst de plaats van aanlanding en pas daarna de vergunningverlenende autoriteit, want de haven en het emiraat van het magazijn bepalen welk kantoor uw dossier beoordeelt.

Dubai Municipality verwerkt haar voedselvergunningen via het FoodWatch-platform, waar alleen de primaire Person in Charge of een aan de voedselonderneming gekoppelde Technical Expert een aanvraag kan indienen. Het Dubai Central Laboratory van Dubai Municipality test voedselmonsters; verwacht dus dat van een product niet alleen documenten worden beoordeeld, maar ook monsters worden genomen.

De entiteit is een lege huls. Elk artikel dat u invoert wordt afzonderlijk beoordeeld: wat het is, waar het vandaan komt, hoe het is geëtiketteerd en hoe het wordt bewaard. Een bedrijf met een volkomen geschikte handelsactiviteit kan toch niet in staat zijn één container in te klaren als de goederen erachter niet zijn geregistreerd, verkeerd zijn geëtiketteerd of in de verkeerde temperatuurklasse zijn opgeslagen.

Begin dus met een productlijst, niet met een licentiebrochure. Noteer per productlijn:

In Dubai vraagt de tijdelijke vergunning van de Municipality voor wijzigingen aan etiket of verpakking om een bij FoodWatch geregistreerde entiteit, een gelicentieerd magazijn in Dubai, het artikel geregistreerd in FIRS en een goedgekeurde etiketbeoordeling. Bevestig de actuele regels per categorie bij de voedselautoriteit voordat u commerciële hoeveelheden bestelt. Wij noemen hier geen tarief of doorlooptijd, omdat de autoriteit die vaststelt en herziet.

Vier modellen komen steeds terug: een importeur en groothandelsdistributeur, een merkeigenaar die een importeur in de UAE aanstelt, een foodservice-distributeur en een re-exporthandelaar die gebruikmaakt van logistiek in de UAE. Gemengde plannen komen vaak voor en splitsen de vraag wie importeur van record is. Eén entiteit kan voor de binnenlandse markt importeren terwijl een andere entiteit goederen onder douanetoezicht voor re-export verplaatst, met een merkhouder boven beide.

Elke splitsing wijzigt wie de registraties houdt, wie het koudeketencontract ondertekent en wie een terugroepactie leidt. Beschouw de expediteur niet standaard als importeur. Een expediteur vervoert goederen, maar het bedrijf dat op de aangifte staat, draagt de verplichting jegens de autoriteit.

De entiteit die de goederen aanbiedt, hoort ook degene te zijn met de magazijnafspraken en de verplichting tot terugroeping. Een merkbedrijf of buitenlandse opdrachtgever kan elders in de groep zitten met een reële rol. Wie de verantwoordelijkheid voor de invoer en die voor het product splitst om op de oprichting te besparen, ziet dat later vaak terug als vragen van de douane, hiaten in de verzekering en vragen van de bank. Vergelijk een mainland-bedrijf oprichten pas met free zone-routes nadat dit is geregeld, en onthoud dat een handelslicentie nooit een toestemming is om voedsel aan te voeren, op te slaan en te verkopen.

Dubai Customs biedt digitale aangiftediensten, waaronder een app genaamd iDeclare, en publiceert op haar website een sectie met douane-informatie. Uw inklaringsagent dient normaal gesproken via deze kanalen in, maar de aangever, de geadresseerde en de formele importeur moeten overeenkomen met de gelicentieerde entiteit.

Re-export verandert het beeld. Voorraad die voor re-export wordt aangehouden, kan op een andere plaats en onder andere controles staan dan voorraad die lokaal wordt verkocht. Houd beide stromen vanaf de eerste bestelling op papier gescheiden, met aparte partijen, aparte opslagadministratie en een duidelijke vermelding van welke entiteit elke partij bezit. Bevestig de actuele douaneprocedure voor doorvoer en re-export bij Dubai Customs, of bij de douanedienst van het emiraat dat u gebruikt, voordat u zich aan een model bindt.

Bij een assortiment met gekoelde of bevroren producten is opslag de belangrijkste bedrijfskostenpost en het vaakst voorkomende faalpunt. In Dubai hebben voertuigen voor voedseltransport een jaarlijkse vergunning nodig waaruit blijkt of het voertuig geschikt is voor gekoeld, bevroren of droog voedsel, dus vraag elke vervoerder erom. Vraag elk magazijn om bewijs van temperatuurbewaking en om de goedkeuring van de autoriteit voor de productklasse die u daar wilt opslaan.

Traceerbaarheid moet op batchniveau werken. Als een leverancier een partij terugroept, moet u kunnen aangeven welke afnemers welke dozen hebben ontvangen, en dat snel kunnen doen. Wijs één persoon aan die eigenaar is van die procedure en test haar voordat de eerste zending binnenkomt. Dezelfde persoon moet ook verantwoordelijk zijn voor de juistheid van etiketten en certificaten, want een fout daarin houdt elke volgende container op.

Personeel werven maakt deel uit van de kosten. Een voedselimporteur moet inkoop, kwaliteit en magazijntoezicht op orde hebben, en de mensen achter die functies hebben verblijfsvergunningen nodig, die voortvloeien uit de licentie en de establishment card.

Een bank of grote leverancier staat in feite garant voor de bewaarketen. Zij willen zien dat geregistreerde producten, geldige certificaten en geschikte opslag achter elke factuur staan. Bereid het volgende voor voordat de onboarding begint:

Wat minder vragen oplevert, is samenhang. Dezelfde producten, leveranciers, temperatuurklassen en afnemers moeten terugkomen in de contracten, het financiële model en het bankdossier. Ons werk aan gereedheid voor een zakelijke bankrekening vertrekt precies vanuit die overeenstemming. Het verkort de due diligence. Het garandeert geen rekening, kredietvoorwaarden of goedkeuring.

Dit laatste kost het meest. Een route die bespaart op de oprichting maar die punten openlaat, betaalt u terug in overliggeld (demurrage), vernietigde voorraad en verloren productlistings. Qua kosten is de handelslicentie een kleine post naast registraties en opslag, en wat u betaalt hangt af van de gekozen route. De Velarozone-servicevergoeding wordt gespecificeerd in de opdrachtbevestiging, en hoe Velarozone werkt legt de volgorde van de stappen uit.