Cum să construiești un grup în EAU cu companii separate pentru proprietate intelectuală, operare și active

Un grup cu mai multe entități nu reprezintă, în sine, o activitate licențiată. Compania de proprietate intelectuală, compania operațională și compania de active au nevoie, fiecare, de propria licență comercială de la autoritatea care îi acoperă activitatea: Dubai Department of Economy and Tourism (DET) sau departamentul echivalent dintr-un alt emirat, pentru o companie mainland, sau autoritatea de free zone competentă, pentru o companie din free zone. Niciuna dintre acestea nu analizează grupul ca întreg și nu verifică dacă separarea este justificată din punct de vedere comercial.

Acest vid este acoperit de alte două organisme. FTA reglementează modul în care companiile pot interacționa între ele odată ce sunt afiliate, în temeiul Corporate Tax Law (Federal Decree-Law No. 47 of 2022). Ministry of Economy and Tourism reglementează modul în care proprietatea intelectuală în sine este înregistrată și transferată. Niciuna dintre ele nu licențiază structura grupului; ambele controlează ce pot face companiile odată ce aceasta există.

Dacă o entitate desfășoară și o activitate reglementată (bancară, de valori mobiliare sau cu active virtuale), aceasta răspunde și în fața propriului regulator, precum Central Bank of the UAE (CBUAE), Securities and Commodities Authority (SCA) sau Virtual Assets Regulatory Authority (VARA, Dubai), iar împărțirea grupului nu schimbă acest lucru.

După ce societatea de IP acordă societății operaționale o licență asupra mărcilor sau tehnologiei sale, ori societatea de active îi închiriază echipamente, societățile devin Related Parties sau Connected Persons în sensul articolelor 35 și 36 din Corporate Tax Law. Transfer Pricing Guide al FTA confirmă că fiecare tranzacție dintre ele (redevențe, taxe de servicii, chirii, împrumuturi intragrup) trebuie stabilită la prețul pieței (arm's length), adică la prețul pe care l-ar conveni părți independente.

Din aceasta rezultă două obligații. Un formular de declarare Transfer Pricing trebuie depus odată cu declarația de Corporate Tax, în termen de nouă luni de la finalul perioadei fiscale, de îndată ce operațiunile cu părți afiliate depășesc un plafon de semnificație stabilit de Autoritate. Un Master File și un Local File sunt necesare doar peste 200 de milioane AED venituri proprii, sau dacă venitul consolidat al grupului este de 3,15 miliarde AED sau mai mult; un grup prezent exclusiv în EAU nu este obligat să întocmească un Master File nici peste acest plafon, însă trebuie, în continuare, să întocmească un Local File. Dacă FTA solicită această documentație, compania are 30 de zile pentru a o prezenta, sau mai mult, dacă se convine astfel.

Redevența plătită companiei de proprietate intelectuală, sau chiria plătită companiei de active, nu poate fi o sumă rotundă aleasă din motive de conveniență a fluxului de numerar. Aceasta are nevoie de o justificare documentată, legată de ceea ce face efectiv fiecare companie.

Înainte ca proprietatea intelectuală să fie transferată într-o companie proprie, confirmați ce este, de fapt, deținut și de către cine. Mărcile sunt înregistrate în temeiul Federal Decree-Law No. 36 of 2021, prin Trademark Office al Ministry of Economy and Tourism, protecția fiind acordată pe perioade de zece ani. Brevetele, desenele și modelele industriale, precum și modelele de utilitate, sunt reglementate de Federal Law No. 11 of 2021, iar drepturile de autor de Federal Decree-Law No. 38 of 2021. Fiecare are propriul proces de înregistrare și cesiune; o marcă neînregistrată sau o cesiune informală a drepturilor de autor este mai dificil de licențiat, evaluat sau apărat odată ce se află în interiorul unei companii separate.

Cesionarea proprietății intelectuale de la un fondator, de la o societate-mamă din străinătate sau de la societatea comercială inițială către o nouă companie de proprietate intelectuală din EAU este, ea însăși, o tranzacție care are nevoie de o valoare, de o dată și de o înregistrare, nu doar de o rezoluție a consiliului de administrație. Țineți lanțul de titluri de proprietate într-un singur dosar: cine a creat sau a dobândit fiecare drept, când a fost cesionat și ce s-a plătit. Băncile, investitorii și FTA vor solicita, toți, acest lucru, iar consemnarea acestuia face parte din planurile de afaceri și documentația de care un grup ca acesta are nevoie înainte de a se adresa unei bănci. Această distincție, dintre compania care deține un drept și cea care operează în jurul lui, este punctul de pornire al gândirii privind societatea holding versus societatea operațională, în sens mai larg.

Trei companii afiliate generează trei relații bancare, iar o bancă va dori să înțeleagă modul în care circulă banii între ele înainte de a deschide vreun cont. Plățile de redevențe și de chirie ale companiei operaționale către celelalte două sunt fluxuri de numerar recurente între părți afiliate, despre care o echipă de integrare va întreba direct, întrucât apar la fel pe un extras de cont, indiferent dacă sunt taxe reale, stabilite la prețul pieței libere, sau o modalitate de a transfera profit între entități.

Pregătiți dosarul bancar al grupului ca un singur fișier care acoperă toate cele trei companii, nu trei cereri care omit, fiecare, pe celelalte: organigrama grupului, acordurile intra-grup și baza de stabilire a prețurilor, precum și sursa fondurilor folosite pentru a capitaliza compania de active sau pentru a dobândi proprietatea intelectuală. Pregătirea pentru deschiderea contului bancar corporativ depinde de concordanța exactă a acestor dovezi cu contractele și cu declarațiile de Corporate Tax; o neconcordanță între ceea ce i se spune băncii și declarația fiscală este un motiv frecvent pentru care integrarea se blochează. Atunci când finanțarea provine dintr-o vânzare, un împrumut sau un investitor extern, documentați sursa fondurilor în același mod.

Cele mai multe dintre acestea pornesc din aceeași greșeală: crearea entității înainte ca organigrama grupului, baza de stabilire a prețurilor și proprietatea asupra proprietății intelectuale care stă la bază să fie clarificate. O companie suplimentară adaugă o declarație fiscală, o relație bancară și un ciclu de reînnoire; aceasta își justifică existența doar atunci când separă, cu adevărat, un risc sau o funcție pe care afacerea are nevoie să le separe.