Como Estabelecer uma Empresa de Gestão de Propriedades e Comunidades

Um administrador atua com base na autoridade de um proprietário ou de uma comunidade. O que a empresa pode cobrar, gastar e assinar decorre desse mandato e das autorizações que o sustentam, não do registro. Uma empresa com uma atividade que soa como administração ainda pode ficar impedida de emitir faturas a locatários, manter um depósito ou exercer funções comunitárias.

A pergunta útil é o que o contrato de administração autorizará a empresa a fazer com bens e dinheiro de terceiros. Registre isso por escrito antes de escolher uma entidade. Chamar o serviço de coordenação de instalações ou administração de ativos não o mantém fora do regime de administração se a empresa cobrar aluguéis ou exercer poderes comunitários.

O site do Dubai Land Department descreve o aplicativo Dubai REST para registro, renovação e cancelamento de locações, resolução e acompanhamento de disputas de locação e inclusão de coocupantes em um contrato Ejari. Esta é a camada em que um negócio de locação residencial e cobrança de aluguéis trabalha todos os dias.

A ADREC lista uma categoria de locação que abrange o registro, a renovação, a alteração e o cancelamento de contratos de locação e de contratos de administração de imóveis, e uma categoria separada de associações de proprietários que abrange registro, orçamentos, faturas e honorários de serviço. É nesta segunda categoria que os gestores de condomínios e comunidades devem começar a olhar.

As autorizações, qualificações e registros específicos que cada emirado exige de uma empresa de administração não estão descritos nessas páginas. Pergunte à authority do emirado onde ficam os edifícios quais autorizações os seus serviços exigem antes de assumir um mandato.

Um banco que faz o onboarding de um administrador de imóveis avalia o arranjo de dinheiro de clientes: de quem são os recursos que chegam, como são mantidos separados e como os honorários da própria empresa são apartados. Elabore um mapa do dinheiro. O que a empresa cobra, em nome de quem, em qual conta, quem aprova despesas contra ela e quais serviços adicionais alterariam as autorizações necessárias. Proprietários, conselhos comunitários, auditores e bancos avaliam a empresa com base nesse mapa.

Uma única entidade que mistura recursos de proprietários, contribuições comunitárias e o próprio caixa operacional é exatamente o que bancos e auditores questionam. Muitos grupos separam a função comunitária do negócio de carteira por esse motivo. Prepare uma matriz de serviços e authorities, um modelo de contrato de administração, o fluxo de depósitos e de dinheiro, um plano de registros e controles de contratação de manutenção. O objetivo é um único fluxo legível, do pagamento do locatário ao extrato do proprietário, igual no contrato, na estrutura de contas e na solicitação bancária. Veja preparação para conta bancária corporativa para saber como esse dossiê é montado.

O custo é dominado por pessoas, sistemas e controles, não pelo registro: administradores qualificados, contadores capazes de manter os livros de proprietários e da comunidade, supervisores de prestadores, o sistema de gestão de imóveis, contas segregadas e seguro. O custo depende do caminho escolhido, e os honorários de serviço Velarozone são detalhados na carta de contratação (veja como a Velarozone trabalha).

Três atividades são facilmente confundidas com a administração.

Cada serviço adicional amplia as autorizações necessárias e altera as regras sobre o dinheiro. Quer o registro seja feito como uma empresa mainland, quer se escolha uma entidade free-zone (veja free zone ou mainland), aplicam-se à gestão direta as regras do emirado onde os imóveis estão situados.

O erro caro é manter dinheiro que o mandato ou a autorização não cobre. Isso transforma, da noite para o dia, uma empresa em operação em um passivo. Compare as vias pelo que cada uma permite à empresa receber e assinar, e pelo custo recorrente dos controles.

A empresa está operacional quando um proprietário pode lhe confiar um edifício com segurança: autorizações em vigor, contas de clientes e sistemas montados, contratações-chave feitas e, então, o primeiro mandato. Em seguida vêm as autorizações de residência e os patrocínios da equipe que executa o trabalho. Os itens recorrentes incluem renovações de autorizações, ciclos de prestação de contas aos proprietários e à comunidade, auditorias dos valores de clientes, declarações fiscais e renovações de contratos. A data de um registro não comprova nada disso.