Como Estabelecer uma Empresa de 3PL, Armazenamento e Atendimento de Comércio Eletrônico

A licença comercial da empresa diz o que você pode comercializar. Ela não diz qual edifício você pode usar nem quais mercadorias pode manter nele. Essas respostas vêm de órgãos diferentes e chegam em ordem diferente da que os fundadores esperam.

A Dubai Municipality descreve sua competência como abrangendo edificações e alimentos e bens de consumo, com inspeções e conformidade para estes últimos. Ela também mantém um rastreador online de pedidos de construção. A leitura prática para um operador 3PL é que o armazém é avaliado como edificação e, quando há armazenamento de alimentos, como estabelecimento de alimentos. Pergunte à municipalidade, ou ao órgão equivalente no emirado que você escolher, quais aprovações se aplicam ao seu imóvel e ao seu estoque antes de assinar o contrato de locação.

A alfândega importa sempre que as mercadorias chegam sem desembaraço. A Dubai Customs e a Federal Authority for Identity, Citizenship, Customs and Port Security (ICP) são as autoridades competentes, e o órgão aduaneiro do seu local decide o que uma instalação que mantém mercadorias em qualquer regime aduaneiro deve cumprir. Se você prevê estoque em regime de entreposto aduaneiro (bonded), leia o guia sobre logística de armazém bonded e de reexportação antes de escolher um local.

A SIRA declara que organiza o setor de segurança privada em Dubai, incluindo sistemas de segurança, serviços e vigilância, e mantém um diretório de empresas que fornecem sistemas e soluções de segurança. Confirme com a SIRA se os arranjos de alarme, câmeras e vigilância para um armazém em Dubai devem ser fornecidos por um fornecedor listado.

Antes de olhar edifícios, liste todas as famílias de produtos que o armazém aceitará e recusará. Para cada uma, registre o proprietário, a situação aduaneira na chegada, as condições de armazenamento e o órgão regulador que se interessa por ela. Mercadorias em geral em um armazém aprovado são um caso. Alimentos são outro, porque se aplica a função de segurança alimentar da municipalidade. Medicamentos e dispositivos médicos são ainda outro: a Emirates Drug Establishment (EDE) se descreve como a única autoridade federal que regula produtos médicos e farmacêuticos e emite uma licença de Medical Warehouse para importação ou distribuição e uma licença separada para reexportação. Se houver controle de temperatura, leia o guia sobre logística de cadeia fria e farmacêutica.

A matriz também define o que você recusa. Um 3PL que aceita discretamente cosméticos, suplementos ou produtos químicos de um cliente pode descobrir que as instalações não correspondem às mercadorias. Registre por escrito quais categorias estão fora do escopo e quais novos clientes conquistados reabririam a questão.

A maior parte do que está nas prateleiras não é sua. Isso determina a estrutura.

A entidade que assina o contrato de atendimento de pedidos deve controlar as instalações aprovadas, os sistemas e o seguro em que o contrato se apoia. Se regimes aduaneiros ou classes de produtos diferentes compartilharem um único livro de estoque, os auditores dos clientes e os agentes aduaneiros questionarão isso. Locais separados ou livros separados os mantêm distintos. Quando o trabalho de courier ou de última milha se soma ao armazenamento, leia o guia sobre uma empresa de courier ou de entrega de última milha, porque o transporte e o pagamento na entrega trazem riscos próprios.

Empresas imobiliárias e uma controladora podem ficar em outra parte do grupo, com funções reais. A escolha entre uma empresa mainland e uma licença de free zone depende do estoque e dos clientes. Um local em free zone ao lado de um aeroporto ou porto pode convir a estoque de reexportação. A Jafza, por exemplo, publica uma licença de logística a AED 15.000 por ano, independentemente do número de atividades, que abrange armazenamento e serviços de 3PL, mas não a compra ou venda de mercadorias. A entrega doméstica a partir de uma free zone suscita questões próprias, por isso teste o modelo de entrega antes de escolher o endereço.

A equipe de qualidade ou de auditoria de um cliente chegará antes do primeiro volume. Ela verifica se o armazém consegue comprovar a custódia: se o estoque de cada cliente é registrado separadamente, se as movimentações são rastreáveis, se as mercadorias danificadas e devolvidas têm um caminho definido e se o acesso ao edifício é controlado.

Portanto, o sistema de estoque faz parte do plano de licenciamento, não é um acessório. Ele deve segregar os clientes, registrar dados de lote ou de número de série quando os produtos o exigirem e produzir uma trilha de auditoria. Decida o que acontece com devoluções, estoque recusado e destruição antes que um cliente pergunte. O limite de responsabilidade no contrato com o cliente também deve corresponder ao que você promete operacionalmente. Um limite que conflite com a promessa do cliente aos seus próprios clientes convida a uma disputa.

Um banco vê mercadorias de terceiros e, às vezes, dinheiro de terceiros. As tarifas de armazenagem são simples. Já os valores pagos em nome e por conta do cliente a transportadoras e os pagamentos cobrados por pedidos entregues não são, porque a empresa detém fundos que pertencem aos clientes.

Prepare uma planta do armazém, a matriz de mercadorias, uma descrição dos controles de estoque e de segregação de clientes, modelos de contratos com transportadoras e clientes, e o plano de seguro, segurança e continuidade. Mostre como um pagamento cobrado percorre o caminho do courier até o cliente. O dossiê deve contar uma única história nos contratos, nos registros do armazém e na movimentação da conta. Quando a abertura de conta bancária for o ponto de bloqueio, o trabalho de preparação para conta bancária corporativa trata de como o dossiê é montado. Um dossiê consistente reduz as perguntas. Isso não garante uma conta.