Jak założyć firmę zajmującą się zaufaniami, usługami dla firm lub zarejestrowanym agentem w ZEA

Dostawca usług powierniczych i dla spółek sprzedaje dostęp do prawnego bytu innych spółek: ich rejestrów, zgłoszeń, pełnomocnictw bankowych, a czasem także ich dyrektorów. Dlatego ta działalność stanowi odrębną kategorię, a nie zwykłe doradztwo.

Zgodnie z prawem ZEA dotyczącym przeciwdziałania praniu pieniędzy firma jest dostawcą usług powierniczych lub dla spółek, gdy wykonuje lub realizuje transakcję dla klientów w jednej z tych działalności: działanie jako agent przy tworzeniu osób prawnych, pełnienie funkcji dyrektora, sekretarza lub wspólnika albo organizowanie, by robił to ktoś inny, zapewnianie siedziby lub adresu do korespondencji, pełnienie funkcji powiernika albo działanie jako udziałowiec nominalny. To wyznaczone przedsiębiorstwa i zawody niefinansowe (DNFBP). Na rynku krajowym nadzór nad tym obowiązkiem sprawuje Ministerstwo Gospodarki. W DIFC tego samego oczekuje od swoich regulowanych podmiotów DFSA, w ADGM zaś FSRA. Wybór jurysdykcji to także wybór organu, przed którym firma odpowiada.

Organ nadzorczy określa kategorię licencji, kapitał i opłaty dla każdej ścieżki, a te ulegają zmianom, dlatego przed wyborem podmiotu należy odczytać je bezpośrednio z tekstu tego organu.

Cztery modele usług mieszczą się pod tą samą etykietą handlową, a każdy z nich wiąże się z inną ekspozycją.

Pierwsza funkcja kończy się wraz z zakończeniem zlecenia. Druga i trzecia wiążą się z trwałym obowiązkiem wobec rejestru, ponieważ organ polega na tym, że dane firmy pozostają aktualne. Czwarta jest najbardziej narażona: nominee lub powiernik może być w świetle prawa traktowany tak, jakby kontrolował to, co posiada, a nie jedynie zajmował się dokumentacją.

Firma może przejść z jednej funkcji do drugiej, ale dokumenty uruchomieniowe powinny opisywać wyłącznie to, co faktycznie wykonuje. Świadczenie usług agenta rejestrowego nie czyni z firmy powiernika. Pokrewna, węższa rola jest omówiona w przewodniku dotyczącym zakładania działalności agenta transferowego, rejestratora lub agenta płatniczego, która administruje rejestrami papierów wartościowych, a nie strukturami korporacyjnymi.

Bycie DNFBP nie jest formalnością związaną z trade licence; to obowiązek operacyjny. Od dostawcy usług powierniczych lub dla spółek oczekuje się przeprowadzania weryfikacji klienta (customer due diligence) wobec każdego klienta, któremu zakłada lub którego obsługuje spółkę, weryfikacji beneficjentów rzeczywistych, prowadzenia rejestrów osób kontrolujących każdą przechowywaną strukturę, wyznaczenia AML/CFT Compliance Officera oraz zgłaszania podejrzanych działań nadzorcy, przed którym odpowiada.

Ten obowiązek jest odrębny od licencji handlowej. Spółka może posiadać ważną licencję i mimo to nie wypełniać obowiązku AML, jeśli nie ma funkcji compliance, rejestrów beneficjentów rzeczywistych ani procedury odmowy współpracy z klientem lub jej zakończenia. Zbudowanie tej funkcji przed pozyskaniem pierwszego klienta stanowi praktyczną różnicę między podmiotem posiadającym licencję a podmiotem faktycznie działającym.

Firma przechowująca środki klientów, rejestry lub dane dostępowe staje się przedmiotem weryfikacji, zanim stanie się przedmiotem zainteresowania klientów. Bank analizujący rachunek pyta, gdzie znajdują się pieniądze klientów, kto może zlecić płatność i czy środki operacyjne mieszają się kiedykolwiek z czymkolwiek, co jest przechowywane na rzecz klienta.

Należy oczekiwać pytań dotyczących:

Te dowody łatwiej przedstawić, gdy źródło majątku i środków stojące za każdą strukturą jest udokumentowane od samego początku, a konstrukcja rachunku jest planowana w ramach prac nad gotowością do otwarcia firmowego rachunku bankowego, a nie dopiero po wydaniu licencji.

Dostawca usług powierniczych lub spółkowych potrzebuje wskazanej z nazwy funkcji compliance, która potrafi przeprowadzać środki należytej staranności, prowadzić rejestry beneficjentów rzeczywistych i decydować, kiedy odmówić współpracy z klientem lub ją zakończyć, a nie samego tytułu na schemacie organizacyjnym. Jeżeli firma przyjmuje role dyrektora nominalnego lub powiernika, potrzebuje osób, które rozumieją, na co narażają się, podpisując jako nominee, oraz procedury dla każdej wykonywanej dyspozycji.

Jeżeli wśród udziałowców samej firmy znajdują się fundusze, rodzinne spółki holdingowe lub kilka warstw własności, ten łańcuch sam stanowi część dokumentacji, o którą poprosi regulator lub bank. Ścieżka uregulowanej i złożonej struktury własnościowej jest przygotowana na taki przypadek, a prace nad biznesplanem i dokumentacją powinny wskazywać, które funkcje firma wykonuje, dla których klientów i co pozostaje wewnątrz firmy.

Częstym błędem jest zakup widocznego składnika (biura, platformy, partnerstwa w zakresie zakładania spółek) przed wykonaniem prac w zakresie AML i ładu korporacyjnego, które sprawiają, że przechowywanie struktur klientów jest bezpieczne. Drugim jest niedostateczne udokumentowanie wyjścia: zakończenie relacji z klientem wymaga pisemnej procedury zwrotu dokumentacji, rezygnacji z ról nominalnych i zamknięcia każdego rachunku prowadzonego w imieniu klienta.